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経費精算システムでワークフローは改善できる?
導入で得られる効果

経費精算システムでワークフローは改善できる?導入で得られる効果
更新日:2024/2/19
  • 経費精算システム

業務効率や生産性を改善し、企業成長を加速させるには、ワークフローの最適化が欠かせません。特に、現代のビジネスシーンではスピード感のある意思決定が求められており、他社に後れを取らないためにもワークフローの改善が重要になります。そこで今回は、ワークフローの問題解決に役立つ経費精算システムの特徴や導入メリット、システムの選定ポイントを解説します。経費精算のワークフローに課題を感じている経理担当者様は、ぜひお役立てください。

企業におけるワークフローの重要性と課題

ワークフローは、業務品質の確保や効率化に欠かせないものです。ここでは会社におけるワークフローの重要性と、ワークフローに問題がある場合に生じ得る課題を解説します。

ワークフローの重要性

ワークフローとは、仕事や意思決定までの流れや、それを図式化したものを指します。

組織では、「申請・起案→承認→決裁」という流れで意思決定を行うのが一般的です。例えば、出張費の精算を行う場合、申請者が経費申請書を作成して上長へ提出し、上長が申請内容を確認したうえで押印して経理部門へ送付します。そして、経理担当者が内容や金額に間違いがないかをチェックし、承認を行うと出張費が支払われます。組織ごとに体系化されている、この一連の流れがワークフローです。

ワークフローは企業の意思決定を支える重要な工程です。ワークフローが適切に機能すると意思決定が迅速になり、精度も高まります。

ワークフローに問題があると発生する課題

承認の遅延

ワークフローに問題があると承認作業の遅延につながる可能性があります。例えば、各種申請書類や伝票の電子化が進んでいない場合、紙の書類を回覧しながら承認作業を進める必要があります。承認者の不在や多忙、書類の不備などが原因で業務の遅延や機会損失につながるおそれがあるでしょう。

承認ルートの複雑化

ワークフローの最適化が進んでいないと、承認ルートが複雑化しやすいといえます。結果として「ワークフローのステップに無駄が多い」「ルートが多くわかりにくい」といった問題が発生しやすいのが注意点です。業務フローが増えることから生産性が低下するのはもちろん、不正申請などにもつながる 可能性があります。

ミスの発生

手作業で経費処理を行っている場合は、エラーが発生しやすくなります。領収書の紛失や入力ミス、算出ミスなどによって業務効率が大幅に低下するおそれがあります。

内部統制の脆弱化

ワークフローに不備があると、業務プロセスの可視化・標準化が進まなくなるため、社内のポリシーの遵守や内部統制の強化が難しくなります。不正申請の防止やコンプライアンスの維持が困難になれば、自社の評価を下げることにもなりかねません。

データ管理と分析の難化

手作業や複数のシステムによるデータ管理は非効率になりやすく、分析も難しくなります。財務分析や予算計画のための正確なデータの取得ができなくなり、会社の経営状態を適切に把握して戦略を立案することが困難になるでしょう。

経費精算システムがワークフロー改善のためにできること

ワークフローの問題解決には、ワークフロー機能を有した経費精算システムの導入が効果的です。経費精算システムとは、経費精算業務をサポートするツールです。経費精算処理における申請や承認、支払いなどの業務の効率化をサポートする役割を果たします。ここでは、経費精算システムの活用がワークフローにもたらすメリットをご紹介します。

意思決定のスピードが上がる

経費精算システムはすべての業務をシステム上で処理するため、インターネット環境があればどこでも申請や承認が可能になります。

業務の負担軽減や工数の削減によりスムーズな承認を実現でき、意思決定のスピードがアップするでしょう。特に、出張の多い職場やテレワークの導入を進めている企業で高い効果が期待できます。

不正申請や申請ミスを減らせる

経費精算システムを利用すると、決められた承認フローやルールに沿って自動的に申請が上がるようなオペレーションを構築できます。権限が明確になることで、内部統制の強化につながります。申請がスムーズになるのがメリットです。

自動チェック機能のあるシステムであれば、申請の間違いや記入漏れにアラートが表示されるため、不正申請の防止や差し戻しの削減にも役立ちます。申請ミスを減らすことで、業務効率や承認スピードの向上につながるでしょう。

コストの削減ができる

経費精算システムを導入すると、紙の使用量を減らせるため、ペーパーレス化を促進できます。申請書に使うコピー用紙の購入費用や保管にかかる手間などを減らせるのがメリットです。

また、電子帳簿保存法に対応したサービスを選べば、電子化した書類の一元管理が可能になります。

セキュリティを強化できる

経費精算システムでは、申請から承認までのすべての業務をパソコンやスマホで行えます。その際、承認を得るために自社の機密情報が記載された紙の書類を回す必要はありません。そのため、書類の紛失を防止でき、セキュリティの強化につながります。

ワークフロー改善のために経費精算システムを導入するときのポイント

ワークフロー機能を搭載した経費精算システムは数多く登場しており、何に注意して選べば良いか迷ってしまうケースも多いでしょう。そこで最後に、経費精算システムを導入する際に比較すべきポイントを解説します。料金プラン以外にも、以下のような点に気をつけると自社に最適なシステムを導入できます。

オペレーションのカスタマイズの柔軟性

経費精算システムはカスタマイズの柔軟性が高く、社内の申請フローに対応できるシステムを選びましょう。必要な機能が備わっているか、自社の承認ルートに合わせて柔軟に設定できるかどうかを確認することが大切です。柔軟にカスタマイズできれば、申請の社内処理に関するオペレーションを変えずに済むため、システム導入にともなう従業員の負担を軽減できます。

申請書式の自由度

経費精算システムを選ぶ場合は、自社の申請フォーマットに対応可能なシステムを導入するのがおすすめです。例えば、従来のフォーマットを変えずに稟議書を作成できるシステムを選べば、社員へのレクチャーを短縮でき、導入時の混乱を減らせます。

他のシステムとの連携の可否

経費精算システムは、すでに導入済みの会計ソフトや給与システムなどとデータ連携が可能な製品を選ぶと良いでしょう。経費精算だけではなく、給与計算や決算書の作成、伝票記帳などの経理業務全般を効率化しやすくなります。

ワークフロー機能搭載の経費精算システムは「楽楽精算」がおすすめ!

ここまで、ワークフローの重要性や経費精算システムの導入効果、システムの選び方をお伝えしました。申請や承認業務の効率化にはワークフローの見直しが欠かせません。経費精算システムを導入してワークフローの自動化・システム化を進めることで、誤申請やミスを減らすことができ、経理担当者の負担軽減にもつながります。

「楽楽精算」には汎用ワークフロー機能が搭載されており、社内で発生するさまざまな申請をラクにシステム化できます。汎用ワークフロー機能のポイントは3つあります。

レイアウトの設定

レイアウトの自由度が高く、現在お使いの申請フォーマットや社内オペレーションを変更せず簡単に導入できるのが強みです。

承認フロー設定

自社に適した承認フローの経路設定が可能です。申請業務におけるミスが削減され、内部統制の強化にも役立ちます。

カテゴライズ

作成したワークフローは、自由にカテゴライズしてわかりやすく整理できます。管理の手間が減り、効率的な申請手続きを実現できます。

便利な汎用ワークフローをご紹介する資料をご用意していますので、ぜひお問い合わせください。

>> 「楽楽精算」の汎用ワークフローについて詳しくはこちら

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