クラウド型経費精算システムと表計算ソフトの違いとは？
経費精算システム
2017/2/2
クラウド型の経費精算システムの導入を検討していますが、会社でExcelの表計算ソフトで経費精算を進めています。クラウド型の経費精算システムとの違いはどういったところにあるのでしょうか？
※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より
表計算ソフト（Excel）は費用がかからないが、デメリットも
Excelの表計算による会計処理は自営業者から中小企業まで幅広く利用されています。会計ソフトや経費精算システムとは違い、初期費用も毎月の費用もかからないためです。
ただし、表計算ソフトを利用して経費精算をする場合、簡単に計算式が修正できてしまうことや、検算の手間がかかるなどデメリットも多いとされています。また一部関数やマクロなどを使用している場合は、専門的な知識が必要となるので、編集するのに人を選ぶことになり、スムーズに運用がいかない場合もあるでしょう。
クラウド型の経費精算システムの導入で作業が減少
クラウド型の経費精算システムを導入すると、初期費用や毎月の費用などがかかります。ただ、それ以上のメリットもあります。
交通費精算では利用ルートの駅を入れれば自動で運賃が計算されますし、適切なルートが選ばれているかも、わかりやすいアイコンで表示されるため、承認者の作業時間も短縮されます。また、営業社員の経費申請の手間が減少出来れば、空いた時間にもっと営業することで売上増加の期待ができます。
まとめ
クラウド型の経費精算システムは費用がかかると懸念し、Excelだけで経費精算処理をしているのであれば、まず経費精算でどの程度手間がかかっているのか考えてみるといいでしょう。その上で、クラウド型の経費精算システムを導入することで得られる業務効率化の効果が、かかる費用に見合うのか、それ以上の価値があるのかを判断してみることをおすすめします。
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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より
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