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交通費精算システムの驚くべきコスト削減効果とは

経費精算システム

2015/7/15

経理担当者の大きな負担となる交通費精算業務。かかるのは手間のみでなく、コストも同様です。そんな両者の悩みを一気に解決できるのが、交通費精算システムです。

今回は、交通費精算システム導入のメリットとコスト削減効果をお伝えいたします。

交通費精算業務は交通費精算システムでどのように効率化されるのか

交通費精算は、今でもエクセルや所定のフォーマットに手書きで記入をしている会社が多数です。
このような会社では、皆さんが思っている以上に、毎月交通費精算業務に多くの時間と労力がかかっています。改めてそれぞれの担当者にどの位の手間と負担がかかっているのか、みてみましょう。

1.申請者の負担
交通費の申請の際は、前月の訪問先をリストアップし、乗換案内サイト等で実際に利用した交通機関の運賃を一つずつ調べて確認。その後、所定のフォーマットに入力、記入をして申請を行います。
営業などメインの業務で忙しい中、毎月交通費精算に多くの時間が割かれてしまいます。

2.承認者の負担
申請内容にミスや漏れがないか、不正な申請が行われていないかチェックをします。大抵の会社では、申請者の上長がこのポジションとなるため、営業部などでは承認者に外出が多く承認の時間がとりずらい、チェックが滞りがちになるなどの問題が生じます。会社に戻らないと承認が出来ない場合も多くあり、承認者の負担は大きいものとなります。

3.経理担当者の負担
定期区間の控除はされているか、経路や金額が正しいかを一つ一つチェックしたのち、会計ソフトで勘定科目や消費税区分の設定を行い、入力作業を行います。

改めて会社全体での交通費精算の流れを見てみると、多くのムダが発生しているのがわかります。

交通費精算システム導入で変わる交通費精算

多くの無駄がある交通費精算業務ですが、交通費精算業務をIT化することで、交通費精算業務の効率を大幅に改善させることができます。
同じようにそれぞれの担当者におけるメリットを見て行きましょう。

1.申請者のメリット
経路を入力するだけで、交通費精算システムに内蔵されている乗換案内ソフトが交通費を算出してくれます。また、交通系ICカードをカードリーダーにかざすだけで、実際の利用経路と運賃を自動で読み込み、そのまま申請データとして使用することもできます。

2.上司(承認者)のメリット
交通系ICカードから読み込まれた申請データは、変更できないようになっているため、チェックが不要です。手動で申請したものについても交通費精算システム内の乗換案内ソフトが最適なルートを自動で判断してくれるため、不正申請の防止につながります。

3.経理担当者のメリット
申請者の交通費精算経路に定期区間が含まれていると、自動で定期区間内の料金を控除してくれます。そのためチェックを行う必要がなくなり、業務負担の削減と不正申請の防止につながります。
また、申請者が選んだ項目を自動で勘定科目や税区分と紐づけることができるので、仕訳作業がなくなります。また、使用中の会計ソフトに連携出来るデータを作成することができ、会計ソフトへの入力の手間もなくなります。

最後に

交通費精算システムを導入すると、経費削減や業務効率化などの多くのメリットがあります。

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