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軽減税率で経費精算はどう変わる?システム導入で悩みを一挙解決!

経費精算システム

2019/10/18

2019年10月1日、いよいよ消費税が10%になりました。それにあわせて軽減税率の制度も実施され、精算業務にも大きな変化が求められるようになりました。税率と制度の変更によって経費管理の工数や従業員の精算業務の負担が増えたり、制度の理解度が低い方への対応で承認工数や経理部門の負担が増大したりすることが懸念されます。しかし、こうした悩みを経費精算システムの導入で解決することができるのはご存知でしょうか。

この記事ではこれまで紙やエクセルで経費精算業務を行っていた方はもちろん、経費精算システムはすでに導入しているものの、そのシステムが軽減税率にはまだ対応できていないという悩みをお抱えの方にも役立つ、「楽楽精算」の機能をご紹介します。

軽減税率制度とは?どんな制度?

軽減税率制度とは、事前に指定された商品の消費税率を通常の税率よりも低く設定する制度です。その目的として「低所得者への経済的な配慮」があります。そのため、生活する上でかかせない食料品や一部のサービス(新聞など)に限り、基本的には所得の多寡に関わらず一定の税率であるはずの消費税を通常よりも低く設定しています。

この軽減税率制度によって経理にどのような影響がでるのかというと、8%と10%の消費税が混在した経費精算の処理を行わなければならないということです。

例えば、営業担当が取引先とカフェで打ち合わせをし、支払いをした後、次の取引先に手土産を購入した場合です。前者はイートインスペースで飲食をしているので10%、後者は食料品の持ち帰りなので、8%となることが想定されます。その場合にこの営業担当は同日の精算を8%と10%で行うことになり、経理はこれを処理しなければなりません。

こういったことが頻繁に起こるので、紙やエクセルでの管理は非常に不便です。また、経費精算システムを導入していても、この税率変更に対応していない場合には精算業務が“ラク”になることはないでしょう。

それをラクスの「楽楽精算」ではどのように解決しているか、ご紹介します。

経費精算システムで軽減税率に対応するための機能

「楽楽精算」がどのように軽減税率に対応しているか、その機能面から確認します。

OCRによるレシート(領収書)の自動読み取り機能

「楽楽精算」にはOCRの機能がついています。OCR機能を簡単に説明するとスマートフォンのカメラで領収書やレシートを撮影すると、その文字情報を読み取り、金額、支払先、支払日などをデータ化してくれる機能のことです。 ※OCR機能については以下動画を参照ください。

「楽楽精算」のこの機能を利用すると、領収書内に記載された文字から消費税率を自動で判別し、登録することができます。人ではなく機械が行う作業のためその精度は非常に高く、手書きの請求書や領収書にも対応しており、申請者の入力負担が軽減されることはもちろん、経理の修正の手間も削減されます。

すぐに、簡単にフォーマット変換ができるカスタマイズ機能

今回の軽減税率制度の実施にあたり、これまでのエクセル管理が非常に不便になりました。一括で消費税を適用するフォーマットを使っているとなおさらです。エクセルの場合は一部の関数を修正しようとすると、その影響がどこに及ぶかわからず、ファイルの関数を触ること自体が危険な状態になってしまっている企業が少なくありません。

しかし、そんな複雑な税率の計算も「楽楽精算」ならシステム側で対応するので不具合なくご利用いただけます。
もちろん、管理画面で二つの税率区分をあらかじめ設定し、申請段階で選択できるようにすることが可能です。また、証憑となる領収書内に8%と10%の対象商品が混在している場合でも、1枚の領収書に対し税率に応じた2種類の合計金額を登録できるようになっているため、1つの伝票でまとめて処理することができます。

さらに「楽楽精算」はその高度なカスタマイズ性にもご好評をいただいております。企業毎の現状の申請書フォーマットを画面上に再現できるので、導入時の反発や、導入後の「どこに何を書けばいいかわからない」というお悩みとも無縁です。

「楽楽精算」はサポートが充実していて、導入が簡単!

「楽楽精算」はカスタマイズ性もさることながら、サポートの手厚さも抜群です。いかにそのサービスが優れたカスタマイズ性を持っていても、それを企業毎に最適な形で利用できなければ意味がありません。「楽楽精算」なら専任のサポート担当が導入時からご支援いたしますので、サービスのカスタマイズ性をあますことなく活用いただきながら、安心して導入することができます。

「楽楽精算」をお選びいただくお客様の中には、これまで別の経費精算システムやワークフローを利用していたもののその機能に満足できていなかったという方々が少なくありません。ただただ税率の変更に対応するだけではなく、これまでの経費精算システムよりも便利にお使いいただくためにも、「楽楽精算」のカスタマイズ機能とサポートをぜひご活用ください。

まとめ

消費増税に伴う軽減税率制度の実施によって、申請者/承認者/経理の全員に税率、経理処理の知識が必要な状況になってしまいました。しかし、社員全員に精算業務の知識を教育するのは大変ですし、そのルールがきちんと遵守されるとは限りません。

教育コストや、その後の精算業務におけるミスの削減、経理の無駄な確認・修正作業の削減のため、これらをカバーできる機能を持つ経費精算システム「楽楽精算」の導入をぜひご検討ください。

※この記事に記載している内容は2019/10/10現在の情報です。予告なく変更になる場合がありますので、予めご了承ください。

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楽楽精算コラム編集部です。
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