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クラウド型経費精算システムを導入するとどこまで精算業務は効率化できる?

経費精算システム

2020/4/30

政府主導の働き方改革が進められる中、生産性の向上は企業にとってますます重要な課題となってきました。その中で、効率化の余地が大きいとされるのがバックオフィス業務です。

特に経費精算はほとんど全ての従業員が行うにも関わらず、まだまだ紙やエクセルによるアナログな作業が多く行われています。そこには無駄が多く残っているため、経費精算は業務効率化を図る余地が大きいとされる業務のひとつです。経費精算の業務効率化をする方法として、「クラウド型経費精算システムの導入」があります。この記事では「クラウド型経費精算システム」についてご紹介します。

経費精算システムとは?

「クラウド型経費精算システム」についてご紹介する前に、まずは「経費精算システム」についてご紹介します。

「経費精算システム」とは、その名のとおり「経費精算を行うことのできるシステム」です。これまで紙やエクセルで申請書を作成し、その申請書が承認者を回覧、経理部の最終承認を経て、申請者に立て替えた分の経費が支払われるということが一般的でした。

しかし、この経費精算システムを使えば、申請書の作成はもちろん、承認者への回覧、経理部の最終承認、さらには振込データの作成や会計ソフトへの入力データの作成までシステム上で行うことができます。

また、これが「クラウド型経費精算システム」となると、全てがクラウド=ウェブ上で完結するので、インターネットがつながればいつでもどこでも経費精算業務を行うことができるようになります。

営業の方はもう経費精算のためだけに会社に戻る必要はありませんし、申請者の上司の方が出張等で経費精算の承認が進まず、決算作業ができなかった経理部門の方にとっても「クラウド型経費精算システム」は非常に便利なものです。

経費精算システム導入でできること

では、このクラウド型経費精算システムを導入すると具体的にどのような課題を解決することができるのか確認します。

レシートや領収書の自動入力機能で作業の効率化

紙やエクセルで経費精算を行っているとどうしても必要になるのがレシートや領収書から申請書に転記する作業です。そして、こうした手作業が行われるときに大きく問題になるのが入力ミス、記載ミスです。

本来入力するべきところではないところに入力してしまったり入力金額がそもそも間違っていたりすると、承認のタイミングで差し戻しが必要になります。承認の早い段階でミスが見つかればいいのですが、経理の最終承認になってからミスが発覚した場合、それまで承認を通した手間も時間も無駄になりますし、経理の処理もその分遅れてしまいます。

クラウド型経費精算システムを導入すればこのようなミスを大幅に削減することができます。例えば乗換案内との連携機能があれば、乗車駅と降車駅を選択するだけで自動で運賃計算が行われます。システムが自動で金額を入力してくれるので入力ミスが激減するでしょう。

また、乗換案内を利用すると「早」「楽」「安」といったアイコンがつくものもあります。こうしたアイコンを見れば乗換案内を利用したことがひと目でわかるとともに、最適な路線が使用されたかどうかも判別可能なため、いちいちすべての経路について値段を確認する手間を省くことができます。

交通費計算の手間を軽減

また、乗換案内との連携がないものでも交通系ICカードと連携をとっているものであれば安心です。クラウド型経費精算システムの中には交通系ICカードを専用のリーダーや、スマホなどにかざすことで、その履歴を自動で読み取ってくれるものがあります。

申請者はその中から業務に利用したものを選択するだけなので、手作業による金額を入力していた場合と比べればミスは非常に少なくなるでしょう。また、この場合でもICカードから読み取ったことがアイコンからわかるので、承認の手間を削減することができますし、ミスが少ないので経理処理もスムーズに進めることができます。

出張にかかる費用・手当の申請、精算を効率化

精算業務のなかでも出張精算は特に面倒な業務となっているのではないでしょうか。事前申請、事後申請が必要だったり、出張の日当や役職や距離に応じて申請条件が複雑になったりしていることは出張精算を面倒にしている大きな原因です。これらの条件が複雑で面倒なため、経理部門に上がってくるデータに誤りが多く、申請の差し戻しなどで業務が遅延する原因にもなっています。

もちろん出張申請もクラウド型経費精算システムで効率化できます。事前申請時のデータを利用して事後申請を行うことも可能ですし、企業毎に異なる条件をあらかじめシステム内に設定しておけば役職や距離による手当の違いも自動で計算を行うことができます。それぞれ手入力が削減できるので、ミスも少なくなり、申請者・承認者・経理とすべての精算業務に関わる部門での負担が減るでしょう。

システムの多くはクレジットカードにも仮払いにも対応しているので、それも自社の運用に合わせることができます。

クレジットカード(法人カード連携)で経費処理がスムーズに

出張精算のところでも少し触れましたが、クレジットカードと経費精算システムを連携することで申請者も承認者も精算業務を効率化することができます。

連携しているカードを利用すればその利用明細が自動で取り込まれて、そのデータを使って経費精算を行うことができるので、申請者はひとつひとつ内容と金額を確認して申請書に転記する必要がなくなります。

また、このデータはクレジットカード会社から提供されるものなので、誤りがないため承認者も安心して承認を行うことができます。入力ミスがなくなる、不正行為がシステマティックに防止され内部統制が強化されるなど、クラウド型経費精算システム導入のメリットを大きく感じられる機能のひとつです。

会計ソフトへの自動連携で経理担当者の業務を効率化

経理部門の方に非常に評判の良い機能は「会計ソフトへの自動連携機能」です。会計ソフトを利用することで会計自体は非常に楽になりますが、会計処理を行うためのデータを作るのに時間がかかるというのが経理部門での課題になっているところが多いのではないでしょうか。

そこでこの会計ソフトとの自動連携機能が活用されます。例えばCSV取り込みができる会計ソフトなら、従業員から提出された申請データをCSV形式で経費精算システムから出力してそのまま会計ソフトに取り込むことが可能です。従来までは会計ソフトにひとつずつ手入力しなければならなかったものが、ファイル取り込みによって完了するので経理処理が非常に楽になると評判です。

「楽楽精算」の魅力

そんな便利な機能を持つクラウド型経費精算システムの中でも、国内でもっとも導入が進んでいる「楽楽精算」の優れているポイントをご紹介します。

領収書読み取り機能(AI機能搭載)

クラウド型経費精算システムを導入すると紙やエクセルで申請書を作成する必要がなくなるとお伝えしました。「楽楽精算」の領収書読み取り機能(AI機能搭載のOCR機能)を利用すればこれがさらに便利になります。

OCR動画(iPhoneアプリ(電子帳簿保存法オプション))

この動画のように申請者は発行された領収書をスマホのカメラで撮影するだけで、その内容を読み込んで「楽楽精算」に取り込みます。そのデータをそのまま申請に使うことが可能なので、申請業務が非常に簡単になるのはもちろん、ミスが少なくなり承認者や経理部門の方も負担が減ります。さらに、スマホだけでなくPCからデータをアップロードすることもでき、PCの場合は請求書の自動読み取りも可能です。

交通系ICカード対応

「楽楽精算」はもちろん交通系ICカードに対応しています。スマホ・タブレットでの読み取りにも対応しているので、専用のカードリーダーが不要になるのも嬉しいポイントです。AIを内蔵しているので、過去の精算履歴から訪問先を自動で入力する補助機能もあります。入力すればするほど便利になるので、精算業務に費やす時間をますます短くすることが可能です。

さらに定期区間の自動控除機能による交通費過払いの防止、乗り換え案内ソフト内臓、タクシー代/ガソリン代への対応、Office365のスケジューラーとの連携など様々な便利機能があり、これらも交通費精算を行う際に非常に便利に活用いただけます。
※「Office 365」は米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標です。

クレジットカード(法人カード連携)

クレジットカードも多くの連携実績があります。以下ページにて連携可能なクレジットカードをご確認ください。

ワークフロー自動設定

経費精算を行う前に社内稟議や捺印申請などの作業が必要という企業も多いでしょう。そのような総務系申請フローも「楽楽精算」上で行なえます。交通費・経費申請以外のワークフローにも対応していますし、テンプレートやレイアウトを各社ごとに自由に設定することができます。中には有給申請などの管理も「楽楽精算」のワークフローを用いて行っている企業もあり、テレワークやリモート業務の対応に迫られる中、グループウェアを導入しなくて済んだと喜ばれることの多い機能のひとつです。

自動仕訳

「楽楽精算」の自動仕訳機能では申請者が選んだ項目を勘定科目、税区分に自動で紐づくように予め設定できます。この設定を行っておくことで、申請者が申請する時に自動で仕訳作業が行われるので、経理部門の方が申請ひとつひとつを確認して仕訳を行ったり、税区分を振り分けたりする必要がありません。

規定違反チェック機能 など

自動仕訳機能のように、予め社内の申請ルールを「楽楽精算」に設定しておくことで、規定に違反した申請が激減します。規定に違反しているものを申請させないということも可能ですし、申請時にエラーメッセージを出すことも可能です。

これにより申請者が申請前にミスに気づくことができるので、申請者がその場で修正を行うことができます。申請内容が経理部門に届いてから差し戻しを行うとそれまでの申請から承認までの流れがすべて無駄になってしまうので、申請のタイミングで気付くことができるのは非常に重要です。

経理部門に届いた申請はすべて社内規定を守られているものであるという前提で経理は確認ができるので、その点も無駄の削減に役立ちます。

まとめ

クラウド型経費精算システムを導入することによって、多くの経費・交通費精算業務の無駄を削減できます。経理部門だけではなく、会社全体で紙やエクセルでの経費精算業務に時間をとられ本来の業務に集中できないことは会社の事業継続に大きなマイナスの影響を及ぼします。

ぜひこの機会にクラウド型経費精算システムの導入をご検討ください。「楽楽精算」ならではの機能もありますので、ぜひ詳細ページをご覧いただいたり、無料で資料を請求したりしてみてください。

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楽楽精算コラム編集部です。
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