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経費管理システム導入のメリットと現状維持のデメリットを完全把握!

経費精算システム

2017/2/7

経費を管理するシステムの導入にあたって、事前にそのメリットの理解をしておくことで、導入をスムーズに進めることができます。また、導入しない状態が継続することのデメリットもあわせて知っておくことで、経費管理システムの利用に対する否定的な意見がでてきたときに対応しやすくなるでしょう。この記事ではまず経費管理システムを導入しないデメリットについてご説明し、経費管理システムの機能がそのデメリットをどのように解決してくれるか、メリットとしてご説明をします。

〇経費管理システムを導入しないとどうなる?

一般的な会社では営業社員は、交通費などの経費について、交通費申請書など所定の用紙やExcelで作成して申請しますよね。いつどこに行ったかは、各自で事前に控えておいたメモなどを確認しながら、電車やバスなどの交通機関の料金を確認したうえで、手作業により紙やエクセルに記入をします。そして、この記入されたものを上司となる人物が確認し、承認を行います。紙で申請をしているので、申請者も承認者もこの書類のある場所、主に会社で経費精算業務をすることになります。

次に、経理が申請書を受領し、申請された金額が正しいルート、正しい金額かをインターネット等で改めて検索し、交通機関の料金などの再確認をすることになります。営業社員が提出する書類を経理が確認する必要があるのは、申請者の作成した書類に不備があったり、料金を間違えたりすることがあるためです。この確認と修正で経理担当には大きな負担がかかっています。

ここでは2つの問題が起きています。1つ目は申請も承認も紙で行われているため、どちらも会社でしか対応できない点です。2つ目はその申請書が手書きで作られているので、誤りが多い可能性があり、経理の修正に時間がかかっているという点です。これらを経費管理システムがどのように解決してくれるのかを確認しましょう。

〇経費管理システムの機能紹介とそのメリット

経費管理システムにはどのような機能があり、それがどのようにさきほどの問題を解決するのか、メリットとして確認します。

経費管理システムの機能その1「クラウド型なら時間と場所を選ばず申請/承認が可能」

クラウド型の経費管理システムなら、インターネットにつながってさえいればいつでもどこでも経費申請やその承認が可能です。従来は経費の申請や承認のためだけに会社に戻らなければなりませんでした。しかし、経費管理システムを導入すれば、営業の移動時間などのちょっとしたスキマ時間に申請/承認が可能です。

スキマ時間に精算業務が完了すれば、営業は本来の業務に時間を割くことができるため、売上増加の期待ができます。クラウド型経費管理システムを導入して経費削減だけでなく売り上げの増加も期待できますし、無駄な残業も減り、余計なコストカットをすることができます。

経費管理システムの機能その2「社内規定違反を自動でチェック可能」

経費申請を行う申請者の全員が社内規定をすべて完璧に理解し、それを遵守してくれるというわけではありません。そこで、自動で社内規定を申請内容に照らし合わせて、規定違反しているものは申請できないようにするという機能が経費管理システムにはあります。

この機能があれば、そもそも社内規定に反したものは申請されないので、承認者も規定にそっているかどうかは確認する必要がなく、内容のみを確認するだけで済みます。経理担当も再確認の作業がほとんどなくなります。経費管理システムを導入する前であれば、間違いの訂正などで営業と経理の間で溝が出来てしまうこともありますが、システムを利用することでそもそもの間違いが少なくなります。溝がなくなれば営業と経理のコミュニケーションが円滑になり、社内の雰囲気もよくなることでしょう。

〇まとめ

クラウド型経費管理システム導入のメリットは経理の業務量の減少だけでなく、営業と経理のコミュニケーションも円滑になることが期待できます。コミュニケーションが円滑になれば会社全体の雰囲気がよくなります。
そして時間のかかっていた経費管理が効率化されることにより、本来やるべきことに集中できるため、売上増加につながるはずです。

これら交通費・経費管理をスムーズに行うためには、クラウドの交通費・経費管理システムを導入するとより効率的です。 中でも、クラウド型交通費・経費管理システム「楽楽精算」は、累計導入社数No.1で多くの企業に利用されています。導入すれば、すべての交通費・経費精算をクラウドで一元管理することが可能です。
交通費・経費管理をシステム化する際はぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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