グループウェアでの経費精算～そのメリットとデメリットとは？～

グループウェアとは？

グループウェアとは社内で情報や資料を共有したり、スケジュールを管理したり、部内外の人たちとのコミュニケーションを円滑にしたりする機能を備えたシステムです。このシステムを利用することで、組織としてより効率的で働きやすい環境を整えることができます。

グループウェアで経費精算を行うメリット

グループウェアには経費精算の機能が付帯していることがあります。経費精算をグループウェアで行うことにはどのようなメリットがあるのか、ご紹介します。

情報の共有が容易になる

まず、グループウェアは本来の機能として社員同士の情報の共有を容易にします。グループウェア内で経費精算申請すると、申請したことが分かるメッセージが承認者に飛び、そのまま承認を行えます。

従来の紙やExcelによる申請だと他の書類に埋もれてしまい、何がどこにあるのかわからないという状態になりがちでしたが、グループウェアの導入で問題を解決できます。

申請のフローが統一化される

申請のフローが明確ではないことも従業員にとってはストレスです。グループウェア内で経費精算申請、交通費精算申請、出張申請、仮払い申請などとわけて、それぞれがたどるべき申請経路（ワークフロー）を明確にすることが可能です。

ひとつひとつきちんと経路が決まって明示されているので、申請者は間違った申請を行わずに済みます。承認者も誤った申請を指摘したり正しいフローに直したりする必要がなくなるので、効率化が図れます。

ペーパーレスを目指すことができる

システムで申請を行うので、ペーパーレス化を推進することができます。紙による申請は作成にも確認にも時間がかかります。また、承認フローをたどる中で、書類を紛失してしまうリスクもあります。グループウェアならそのようなリスクも排除できますし、書類を印刷するコスト、管理するコストも削減できます。

グループウェアで経費精算を行うデメリット

グループウェアでの経費精算申請には非常に多くのメリットがあることがわかりましたが、デメリットもあります。

機能が足りない（多すぎる）ことがある

グループウェアは経費精算を専用の機能としているものは少なく、あくまで社内で情報を共有したり、コミュニケーションを効率化したりすることを目的として作られているものです。そのため、経費精算のための機能が少なかったり、逆に不要なグループウェアの機能が多くつきすぎて費用がかさんでしまっていたりというデメリットが出てくる可能性も考慮に入れましょう。

経理の負担が軽くならないことがある

さらに、グループウェアによる経費精算機能は申請機能に特化していることがあります。この場合、申請者は確かに楽になるのですが、経理部門の負担軽減については効果が限定的なことが多いです。経理は経費精算において、会計ソフトの入力や銀行に振り込みに行く、もしくは振込データ（FBデータ）の作成という膨大な手間を抱えています。グループウェアでの経費精算だとこのような手間を削減することができず、経理部門は楽にならなかったということが起こりうるので注意しましょう。

経費精算をシステム化するときには、自社に必要な機能はどのようなものかきちんと社内で検討してからグループウェア、もしくは専用の経費精算システムを入れるようにしましょう。

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