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どんな機能が必要?目的別・経費精算システムの選び方

経費精算システム

2020/4/30

経費精算システムにはいくつもの種類があります。システムごとにさまざまな機能を搭載しており、自社に導入すべき経費精算システムはどれなのか、迷う方も多いのではないでしょうか。

経費精算システムは、経費精算に関する目的や課題に合わせて選ぶことが大切です。今回は、経費精算システムの基本的な選定基準や、目的別の選び方のポイントについて解説します。

経費精算システムを選ぶときに注目すべき基本的なポイント

どの企業でも、経費精算システム選びで注目すべき、基本的な4つのポイントがあります。それぞれのポイントを具体的に見ていきましょう。

(1)記入や入力などが自動化されているか

経費精算システムを導入する大きなメリットのひとつが、従来の経費精算業務で行っていた手書きや手入力による申請・精算作業が自動化されることだといえます。業務効率化を実現させるためにも、自動化機能については必ずチェックすべきでしょう。
入力の自動化が不十分な経費精算システムの場合、経費の合計金額はシステムが集計するとしても、交通費などの各項目の経路や金額は、手入力しなければならない場合があります。手入力では、Excelや申請用紙を使う場合とほとんど変わらず、業務効率化もあまり期待できません。

最新の経費精算システムでは、交通費の経路や料金を自動で計算してくれたり、Suica®(※1)などの交通系ICカードの利用履歴を読み込めたりする機能が登場しています。まずは、交通費の精算作業の合理化に役立つシステムを探してみることをおすすめします。

(2)自社に必要な機能が備わっているか

経費精算システムを導入するときは、自社の運用や経費精算の課題に合わせて活用できるかどうか、判断しなければなりません。そのためには、自社に必要な機能が経費精算システムにあることが前提です。

会社の規模や課題などによって、経費精算システムで必要な機能は変わってきます。自社の従業員数や経理業務の課題を

整理した上で、経費精算に必要な機能があるかどうか確認してみましょう。

(3)カスタマイズできるか

多くの企業で活用されている人気の経費精算システムは、手軽に自社に合わせたカスタマイズができる利便性の高さが特徴です。カスタマイズ性の低い経費精算システムは、申請フォーマットや項目が編集できず、かえって業務効率が下がる可能性があります。これまで利用してきた交通費精算のフォーマットに似た形式にカスタマイズしたり、自社に必要な項目だけに絞ったりすれば、スムーズにシステムを運用することができるでしょう。

また、自社で使用している会計ソフトやOffice 365などとの連携ができるかどうかも、経費精算システムを選ぶときのポイントとなります。

(4)使いやすく、多くの企業に選ばれているか

経費精算システムは、申請者だけでなく、申請内容を実際に会計処理する経理担当者や、承認者の使いやすさも考慮されたものを探すことも大切でしょう。多くの企業に選ばれている経費精算システムは、利用者の経験をもとに改良されており、さまざまな人が手軽に利用できる使いやすさが魅力です。

特徴や使い勝手の良さを比較した上で、自社の経費精算に関わるすべての社員が使いやすいシステムを選んでください。

目的別・経費精算システム選びのポイント

経費精算システムを選ぶときは、基本的な選定基準のほかに、自社の目的や課題に合わせて見るべきポイントがあります。経費精算でよくある課題に合わせて、経費精算システムを選ぶポイントをまとめました。

手入力する手間をなくしたい

交通費を手入力する必要がある状態だと、経路や料金を調べる手間も同時にかかります。入力の手間やミスを軽減したい場合は、交通系ICカードとの連携機能や、領収書のスキャン機能などを搭載した経費精算システムがおすすめです。

これらの機能を使い、システムによって自動で経路や料金が入力されれば、手入力のときに比べてミスも少なくなるでしょう。ミスが少なくなれば承認者や経理担当者のチェックに割く時間も削減でき、最終的には、社内全体の業務効率化につながります。

社内のペーパーレス化を進めたい

従来のExcelや申請用紙を使った経費精算では、大量の領収書を保管しなくてはなりませんでした。領収書を現物で回覧、管理するとなると、紛失の危険性や管理費の増大のデメリットもあります。

社内のペーパーレス化を実現するためには、電子帳簿保存法に対応している経費精算システムがおすすめです。電子帳簿法では、一定の要件を満たして電子帳簿保存およびスキャナ保存の申請をすることで、書類をデータで保存することが認められています。この電帳法対応には多くの法的要件があるので、電子帳簿保存法に関する実績やノウハウが豊富な企業のシステムを選ぶといいでしょう。

領収書を画像データなどで管理できるようになれば、保管のスペースが不要になり、紛失のリスクも低減できます。

経理の仕事を効率化したい

とにかく、経理業務の効率化を目指したいという場合は、自動仕訳が可能かどうか、自社で利用している会計ソフトと連携できるかどうかなどを重視して経費精算システムを選ぶといいでしょう。

会計ソフトを提供している企業に、連携できる経費精算システムについて確認すると確実です。また、会計ソフトを提供している企業で、経費精算システムも展開している場合もあります。

経費精算の対象が絞られている

交際費や出張費は一部の社員にしか発生せず、ほとんどの社員は交通費のみという企業もあるでしょう。経費精算の対象が絞れる場合は、一部の機能しか使わないため、多機能タイプの経費精算システムでは無駄になってしまう可能性があります。使いやすさを優先して、必要な機能だけを見極める必要があるでしょう。

交通費の経費精算が多い場合は、交通費精算に特化した経費精算システムを選ぶことをおすすめします。その場合、経路や金額の自動計算や、定期券の区間の自動控除などの機能が搭載されたものが良いでしょう。

多様なワークスタイルに対応させたい

例えば、営業活動などで外出する社員が多かったり、テレワークやリモートワークを推奨したりしている場合は、スマートフォンやタブレット端末で経費申請から承認まで完結できる経費精算システムがおすすめです。

経費精算システムの中には、スマートフォンやタブレット端末のアプリを使って、交通系ICカードのデータを読み込める機能を搭載しているものもあります。場所や時間を問わずスムーズに申請できるため、申請の締め切りギリギリにまとめて提出されるリスクも軽減されるでしょう。

経費精算システムは無料トライアルを利用するのがおすすめ

経費精算システムを導入するためには、月額費用のほかに初期導入費用がかかることがほとんどです。一度システムを導入したら長く使い続けていきたいところですが、導入したシステムの機能性や品質に納得できなければ、使い続けることで業務効率が低下してしまう可能性もあります。せっかく初期費用を支払って導入したのに、別の経費精算システムに換えるとなれば、再度初期費用がかかりますし、選定の手間もかかるでしょう。

このようなリスクを避けるためにも、まずは無料トライアルを利用してみることをおすすめします。無料トライアルのサービスがある経費精算システムから優先的に選定してみるのもひとつの手です。

「楽楽精算」の経費精算サポート機能

経費精算システム「楽楽精算」には、経費精算をさまざまな面からサポートする4つの機能があります。ここでは、各機能についてご紹介しましょう。

(1)交通系ICカード/領収書読み取り機能(AI機能搭載)

「楽楽精算」では、交通系ICカードや領収書読み取り機能を搭載したスマートフォンの専用アプリをご用意しています。アプリの入ったスマートフォンに交通系ICカードをかざすだけで利用履歴が自動で読み取られますし、領収書をスマートフォンのカメラで撮影すれば、金額や取引先、受領日が自動でデータ化されるため、経費申請の手入力の手間やミスを大幅に軽減できます。

「楽楽精算」は電子帳簿保存法にも対応しているため、社内のペーパーレス化にも貢献するでしょう。

(2)ワークフロー機能

「楽楽精算」では、承認フローを金額や内容に応じて柔軟に設定できるワークフロー機能があります。それまでの経費精算の運用ルールはそのままに、システム上で再現することが可能です。

ワークフローで承認を進められるため、特に意識しなくても運用ルールが遵守され、自社の内部統制強化にも効果的です。

(3)自動仕訳機能

経費申請時に選んだ項目と、勘定科目や税区分を紐づけられることも、「楽楽精算」を利用するメリットのひとつです。申請者が項目を選んだ時点で紐づけられる科目が決まり、自動的に仕訳が完了するため、経理担当者が仕訳する手間がかかりません。

さらに、使用している会計ソフトがCSV連携のできるソフトであれば、その会計ソフトに合わせてデータを生成できるため、仕訳作業と会計ソフトへの入力作業の両方を、大幅にカットすることができるでしょう。

(4)規定違反チェック機能

「楽楽精算」には、規定違反チェック機能があります。経費精算の社内規定に反して入力された場合に申請できないようにしたり、警告が出るようにしたりすることも可能です。

例えば、交通費精算では「必要項目の入力が不足していると警告が出る」「適正な経路でないとエラーになる」など、規定に合わせて柔軟に設定することができます。申請前にチェックする機能があることで内部統制の強化につながる上、経理担当者や承認者のチェック業務が非常に楽になるでしょう。

経費精算システムを選ぶ前に、自社の経費精算の改善点を洗い出そう

昨今の経費精算システムには、便利な機能が豊富に用意されており、どれを選んだらいいのか悩んでしまう方も多いでしょう。

経費精算システムを選ぶときは、機能の豊富さや価格だけではなく、まずは自社の経費精算業務の現状を振り返り、どのような課題があるのかを明確にすることが重要です。その上で、経費精算システムに最低限必要な機能を判断し、自社にぴったりの経費精算システムはどれなのか、比較・検討しましょう。

※1 Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。

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