経費精算システムの選び方は？比較ポイントとおすすめの機能を解説

【目的別】経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶときは、自社の目的や課題を明確にすることが大切です。以下では経費精算でよくある課題を挙げ、どのような経費精算システムを選ぶべきかをまとめました。

経理の仕事を効率化したい

経理業務は数字や文字の手入力、帳簿から帳簿への転記作業など、何かと手間がかかります。中でも経費精算は、特に負担の大きな業務です。交通費の精算であれば、経路や料金を調べて正規の交通費を確認する必要があります。消耗品や業務上必要な物品の購入費用を精算する場合も、申請内容をレシートや領収書と一つひとつ照合しなければなりません。

経費精算システムの導入によって、入力・転記の手間を省き、仕訳や確認作業の自動化が可能です。法人カードや交通系ICカードを経費精算システムと連携すれば、使ったルートや金額、領収書の情報などを自動的に入手できるものもあります。加えて、領収書のスキャン機能や会計ソフトとの連携機能などによって、担当者の確認やチェックの負担を大きく軽減し、さらなる効率化を目指せます。

紙の書類を減らしてペーパーレス化したい

経理業務では紙の書類を多く取り扱うため、管理にコストや手間がかかります。経理のリモートワークが難しい理由も、書類のペーパーレス化のハードルが高かったことにありました。

しかし、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入すれば、経費申請の書類をデータで保存できるため、ペーパーレス化が進みます。さらに、クラウド型のシステムであれば、リモートワークも可能です。

経費精算システム上で経費の申請や承認を行えるようになると、書類を紛失する心配がなくなり、管理もしやすくなります。紛失のリスクがなくなることで情報漏洩を防止できるため、内部統制やコンプライアンス強化にもつながります。

申請から承認までスムーズに進めたい

経理担当者だけでなく、経費を申請する従業員にとっても経費精算は手間のかかるものです。内容を確認しながら申請書を記入し、必要な証憑もそろえて提出する必要があるため、忙しい中では申請が後回しにされがちです。

また、申請が上司のもとに届くまでの時間がかかる上、すぐに承認されるとは限りません。内容に誤りがあれば差戻しになり、再提出の手間や時間のロスが発生することも多くあります。

アプリから申請・承認のできる経費精算システムであれば、申請や承認が簡単です。入力内容の誤りに対して警告が出るものを選べば、申請内容の正確性が高まります。書類の受け渡しにかかる時間が不要なため、申請後の時間短縮も可能です。

経費精算システムで比較すべき基本的なポイント

経費精算システムを比較する際に重要なポイントは、次のとおりです。

• 操作性
• 機能
• 費用
• サポート
• カスタマイズ性
• 最新の法令・制度への対応

自社の課題を踏まえた上で、これらのポイントを比較しながら経費精算システムを選びましょう。
それぞれのポイントにおいて、どのような観点で比較すればよいか、以下で詳しく解説します。

1.操作性

日常的に使う経費精算システムは、使いやすいものを選ぶことが大切です。シンプルな画面で直感的な操作ができれば、申請・承認・確認のいずれもスムーズに進みます。面倒だからと経費申請を後回しにすることも減るでしょう。

操作性を確認するためには、経費精算に携わる経理担当者や、経費の申請者・承認担当者にも意見を聞きましょう。トライアルが可能であれば実際に使用してもらい、感想を聞くこともおすすめです。現場の声を確認せずに導入を進めると、システムが定着せずに想定した効果が得られない恐れがあります。

多くの企業に利用されているシステムは操作性が高いものが多いため、優先的に検討するとよいでしょう。

2.機能

目的を達成するために必要な機能が経費精算システムに備わっているかどうかを確認しましょう。

経費精算システムの便利な機能の例として、法人カードや交通系ICカードから取引情報を自動で取り込む機能や、交通費や出張費の精算の際に適正な経路と料金を自動で計算する機能などがあります。手書きや手入力の作業が不要になることで、経理業務や経費申請・承認の効率化が進みます。

上記のように、システムの導入によって目的を達成できる機能が備わっているかを事前にしっかりと確認しましょう。機能の多さにこだわるのではなく、自社の課題に合わせた機能を厳選すると無駄がありません。

3.費用

導入や運用にかかる費用も、経費精算システムを選ぶときのポイントです。期待される効果に合った費用であるか、クラウドの場合は継続的に支払える費用であるかなどを確認しましょう。

オンプレミス型システムの多くは、導入費用や初期費用が数十万円単位でかかり、カスタマイズする場合はさらに費用がかかります。クラウド型システムの場合は、導入費用を抑えられる一方で、月額の利用料やユーザー数に合わせた料金がかかるケースが一般的です。いつ、どれくらいの費用がかかるのかを事前に理解しておきましょう。

コスト面だけを見て導入するシステムを決めると失敗しやすいため、コスト以外の面も総合的に考えて判断することが大切です。

4.サポート

困ったときに頼れるサポート体制についても確認しましょう。

経費精算システムをスムーズに使い始めるために、導入手順やシステムの操作方法に関するサポートをチェックしましょう。トラブルが起こったときに、すぐ連絡が取れる電話サポートがあればなお安心です。

システムを運用する中で出てくる疑問をスムーズに解決できる仕組みも重要です。「電話で聞くほどではないけど、もっといい使い方はないか」という疑問に答えるマニュアルやQ&Aサイトがあれば、迅速に効率的な使い方に切り替えられます。その結果、システムがより早く現場に定着し、業務の効率化が進むでしょう。

5.カスタマイズ性

カスタマイズ性の高い経費精算システムであれば、経費精算がより効率的になります。具体的には、次の点を確認しましょう。

• 必要な機能を選べるか
• 既存のシステムと連携できるか
• 承認フローをカスタマイズできるか

カスタマイズ性が低いと、実情に合わせた使い方がしにくいどころか、かえって業務効率が低下する恐れもあります。

6.最新の法令・制度への対応

最新の法令や制度に対応しているかどうかも、経費精算システムを選ぶ重要なポイントです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応し、最新の情報を反映したシステムであるかを確認しましょう。

今後も法令や制度が作られたり、既存のものが改正されたりする可能性があります。状況に合わせてアップデートされるシステムであれば、経理を取り巻く環境が変わっても安心して使い続けられます。

経費精算システムは無料トライアルを利用するのがおすすめ

経費精算システムを導入するためには、月額費用のほかに初期導入費用がかかることがほとんどです。導入したシステムを長く使い続けていきたいところですが、機能性や品質に納得できなければ、使い続けることでかえって業務効率が低下するおそれもあります。せっかく初期費用を支払って導入したのに、別の経費精算システムに換えるとなれば、再度初期費用がかかりますし、選定の手間もかかるでしょう。

このようなリスクを避けるためにも、まずは無料トライアルを利用してみることをおすすめします。システムを選ぶ際に、無料トライアルのサービスがある経費精算システムから優先的に選定してみるのも選択肢の1つです。

おすすめのクラウド型経費精算システム「楽楽精算」の機能

経費精算システム「楽楽精算」には、経費精算をさまざまな面からサポートする4つの機能があります。ここでは、各機能についてご紹介しましょう。

1.交通系カード／領収書読み取り機能（OCR機能搭載）

「楽楽精算」では、交通系ICカードとの連携機能や領収書読み取り機能を搭載した、スマートフォンの専用アプリを用意しています。アプリの入ったスマートフォンに交通系ICカードをかざすだけで利用履歴の自動読取が可能です。また、OCR機能を搭載しており、領収書をスマートフォンのカメラで撮影すれば、金額や取引先、受領日が自動でデータ化されるため、経費申請の手入力の手間やミスを大幅に軽減できます。

「楽楽精算」は電子帳簿保存法にも対応しているため、社内のペーパーレス化にも貢献するでしょう。

>> 「楽楽精算」の機能：電子帳簿保存法対応業務がラクになる機能のご紹介

2.ワークフロー機能

「楽楽精算」では、承認フローを金額や内容に応じて柔軟に設定できるワークフロー機能があります。従来の経費精算の運用ルールはそのままに、システム上で再現することが可能です。

決まったワークフローで承認を進められるため、特に意識しなくても運用ルールが遵守され、自社の内部統制強化にも効果的です。

>> 「楽楽精算」の機能：汎用ワークフローで稟議や押印申請・承認を電子化

3.自動仕訳機能

経費申請時に選んだ項目と、勘定科目や税区分を紐づけられることも、「楽楽精算」を利用するメリットの1つです。申請者が項目を選んだ時点で紐づけられる科目が決まり、自動的に仕訳が完了するため、経理担当者が仕訳する手間がかかりません。

さらに、使用している会計ソフトがCSV連携のできるソフトであれば、その会計ソフトに合わせてデータを生成できます。仕訳作業と会計ソフトへの入力作業の両方を、大幅にカットできるでしょう。

>> 「楽楽精算」の機能：自動仕訳・会計ソフト連携機能で、仕訳や会計ソフトへの入力作業がゼロに

4.規定違反チェック機能

「楽楽精算」には、規定違反チェック機能があります。経費精算の社内規定に反して入力された場合に申請できないようにしたり、警告が出るようにしたりすることも可能です。

例えば、交通費精算では「必要項目の入力が不足していると警告が出る」「適正な経路でないとエラーになる」など、規定に合わせて柔軟に設定できます。申請前にチェックする機能があることで内部統制の強化につながる上、経理担当者や承認者のチェック業務が楽になるでしょう。

>> 「楽楽精算」の機能紹介：内部統制の強化に役立つ規定違反チェック機能

「楽楽精算」が安心して使える理由

経費精算システムを有効に活用するには、充実した機能とともに、安心して使えるサポート体制が重要です。楽楽精算は、導入から運用まで細やかなサポート体制が整っています。以下で詳しくみていきましょう。

専任スタッフによる導入サポート

システムの機能や経理の業務内容を熟知している専任サポートスタッフが、導入から運用まで寄り添います。

必要な機能や導入スケジュールについて一緒に考えてもらえ、技術的なサポートも受けられるため、システムに関する知識が少なくても安心して使い始められます。運用開始3か月後まではヒアリングを行い、システムの運用が軌道に乗るようサポートする点も魅力です。さらに、スタッフが設定作業を代行するサービスもあります。

役立つ情報が満載のサポートサイト

気になることがあれば、お客様専用のサポートサイトですぐに調べられます。初期設定や機能ごとの操作方法、うまく活用するためのアイデアなど、豊富な情報がそろっています。

サポートサイトにはマニュアルのほか、Q&Aや動画資料なども豊富です。お客様ご自身で疑問を解消し、すぐに業務に活かせる仕組みが整っています。

導入後はいつでも相談可能

「サポートサイトで疑問を解消できない」「迅速に問題を解決したい」という場合は、いつでもメールで相談できます。必要に応じて相談できるため、トラブルが起こった場合でも安心です。相談は無料で、気軽に利用できます。

目的を明確にして経費精算システム導入を成功させよう

経費精算システムを導入する際は、現状の課題を見据えて目的を定めましょう。改善したいポイントが明確であれば、必要な機能をピックアップしやすく、優先順位もつけやすくなります。操作性や費用、サポートといった基本的なポイントを押さえ、現場の声も参考にしながら、自社に合った経費精算システムを選びましょう。