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英語・外国語対応の経費精算システム選びは、使いやすさが決め手

Excel(エクセル)管理の無駄な手間をなくすクラウド経費精算とは?

経費精算システム

2020/5/2

経費精算業務をExcel(エクセル)上で行うと、金額の入力や経費のチェック、上長の承認など、さまざまな手間がかかってしまいます。また、Excelの機能にも限界があるため、不正を防止したり領収書を別途保管したりするためには、別の手段が必要となるでしょう。
近年、電子帳簿保存法が改正され、電子データで経費精算を行うことが可能となり、経費精算システムを導入する企業が増えています。そこで今回は、経費精算管理の効率化について、Excel管理のデメリットと、経費精算システムを活用することのメリットをまとめました。経費精算システムの選び方と併せてご紹介します。

Excelで経費精算を行うデメリット

Excelで経費精算を行っている企業は少なくありません。Excelでの管理は、ビジネスで使用するパソコンにはほとんどといっていいほどインストールされていて、ほかの業務でも使用することが多いため、操作に慣れているといったメリットがあります。
しかし、経費精算で使用する場合は、少なからずデメリットがあります。まずは、経費精算管理をExcelで行う場合のデメリットについて見ていきましょう。

入力ミスや不正がある

Excelで経費を管理している場合、経費を入力するのは社員であり、どうしてもヒューマンエラーが生じることがあります。また、経費を水増しして申請するといった不正行為も、承認者が細かくチェックしなければ防ぐことができません。Excelでの管理は、残念ながら不正が起こりやすい管理方法といえるでしょう。

領収書やレシートの保管が必要

経費の申請の際は、領収書やレシートの提出が必要です。Excelでの管理の場合、いつでもどこでも入力できるとは限りません。後回しにしているうちに領収書やレシートを紛失してしまったり、汚れて不鮮明になってしまったりすることもあるでしょう。

承認者の負担が大きい

承認者は、申請された経費に入力ミスや不正などがないか、チェックしなければなりません。Excelでの管理の場合、領収書とExcelの表の入力内容が一致しているか、交通費から定期区間の控除がされているか、突き合わせてチェックしなければなりません。承認者にとっての負担も大きく、ここでもヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいでしょう。

上長の承認の手間がかかる

Excelでの経費管理の場合、電子帳簿保存法に対応するためのハードルが非常に高くなります。また、Excelを印刷して回覧する場合、上長の承認(捺印)が必要です。そのため、上長の不在時は申請ができず滞る可能性があります。上長と勤務地が違う場合などは、捺印してもらうためだけに申請書を上長まで郵送するといった手間が発生するケースもあります。
締め日までに承認作業が終わらなければ、繰り越しで支払いが遅くなったり、月次決算が滞ったりすることもあるでしょう。

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムとは、経費精算業務をIT化して、効率化を図るシステムやツール全般を指します。自社サーバーを利用するオンプレミスタイプや、クラウドサーバーを利用するタイプなどがあり、自社に合ったシステムを導入することで、経費精算業務の負担の改善が期待できます。
ここからは、経費精算システムを導入する具体的なメリットを見ていきましょう。

無駄な再入力作業を削減

経費精算の後は、取引を帳簿に記載する必要があります。会計ソフトと連動している経費精算システムや、会計機能のある経費精算システムを導入すると、仕訳作業やソフトへの入力の手間を大幅に削減できます。
必要な勘定科目などを自動入力する機能を持つものもあるため、日常的に利用する項目なら逐一入力する必要がありません。ソフトによっては、さらに細かい項目まで自動入力の設定ができる場合もあります。

申請作業の負担を軽減

経費精算システムは、クレジットカードや交通系ICカードなどと連携ができるタイプがあります。例えば、クレジットカードの明細データを取り込んだり、Suicaなどの交通系ICカードのデータを取り込んだりすることで、支払った経費を自動で入力できるようになります。
定期区間分の料金を自動的に控除したり、過去の履歴から訪問先を自動で紐づけたりする機能があるシステムを活用すれば、社員が逐一経費申請書を記入して提出する手間が省けるでしょう。

不正申請のチェックが容易に

多くの経費精算システムでは、領収書のデータ化も可能のため、領収書の不正申請などのチェックもスムーズになります。
Excelでの管理の場合は、経理担当者が領収書とExcelを突き合わせてチェックする必要がありました。経費精算システムを利用することで、領収書の真偽についてもデータの照合だけでチェックでき、確認の負担が軽減できます。

各支店や営業所の経理作業も一元化可能

地方に営業所や支店を展開している企業の場合、各拠点の経理担当者が経理業務を担っており、全社でデータや情報を統一することが難しいというケースもあります。
しかし、経費精算システムならシステム上ですべての支店や営業所のデータを一元化することができるため、各支店や営業所の情報をすぐに確認することも可能です。

一括管理することで単価を低減し、処理時間を削減

経費精算システムを活用すれば、出張や宿泊にかかる経費を全社で一括管理することもできるようになります。そのため、社員が利用する宿泊施設や交通機関のばらつきによる金額の差異を、簡単に把握できるでしょう。さらに、その情報をもとに宿泊先や交通機関の単価をある程度統一して利用してもらうことも可能です。また、宿泊施設や利用する交通機関自体を統一することで、それらの施設に一括請求処理ができれば管理部門の業務量も大幅に減らすことができるでしょう。

伝票や領収証の管理が不要に

Excelでの管理の場合、伝票や領収書は別途保管しておかなければなりません。経費精算システムは伝票や領収書のデータ化が可能で、クラウド上で管理することができる(※)ため、伝票類を保管するコストの削減につながります。社内のペーパーレス化に貢献できるだけでなく、伝票や領収書を紛失するリスクも大きく軽減できるでしょう。領収書は画像データで申請・保存できるため、処理もスムーズです。
電子データで承認まで完了できるため、小口現金精算を廃止し、キャッシュレス口座の精算に切り替えたいという場合にも、経費精算システムの導入はおすすめです。
※電子帳簿保存法対応には法定条件があるため、お問い合わせ時にご確認ください

経費精算システムの選び方

経理担当者にも社員にもさまざまなメリットのある経費精算システムですが、たくさんの種類があるため、どれを選ぶべきか迷うこともあるでしょう。
導入する際は、現在の経費管理の課題やニーズを洗い出した上で、自社にぴったりの経費精算システムを選ぶことが大切です。ここでは、経費精算システムを選ぶポイントをご紹介します。

自社の経費精算に必要な機能を選ぶ

経費精算システムには、さまざまな便利な機能が搭載されています。しかし、日常的に利用する機能は限られてくるでしょう。「多機能なほど良い」わけではなく、自社にとって「必要な機能は何か」を考えることが必要です。
経理担当者の手間を軽減したいのか、社員の入力の手間を軽減したいのか、実現したいことで必要な機能は異なります。欲しい機能を明確にした上で、その分野に強みを持つ経費精算システムを選んでください。

ユーザビリティを重視する

多くの社員が使いこなせるよう、ユーザビリティを重視することもポイントです。必要な機能がそろっているシステムでも使い方が複雑では、ごく少数の担当者しか使いこなせず、業務効率化にはつながりにくいです。
誰でも使いこなせる経費精算システムを導入することで、社内での定着率も向上し、メリットを最大限に活かせます。

セキュリティ性の高いシステムを選ぶ

経費精算システムには、クラウドタイプやオンプレミスタイプなど、提供形態もいくつか種類があります。特に、クラウドタイプの導入を検討する場合は、クラウド上で経理関連の情報を管理することとなるため、セキュリティ性の高いシステムを選ぶことも大切です。
セキュリティ体制と併せて、システム提供企業の信用力などもチェックしましょう。

経費精算クラウドシステム「楽楽精算」

「楽楽精算」は、あらゆる経費処理を一元管理できる経費精算クラウドシステムです。これまでの経費精算業務にかかっていた時間的コストと人的コストを大幅に削減し、業務効率化を図ることができるでしょう。

主要機能が充実

使いたい機能が充実していることは、経費精算システムを選ぶ重要なポイントです。
「楽楽精算」には、以下のような経費精算効率化に役立つ機能が充実しています。

  • 交通系ICカードの利用履歴を取り込んでの精算が可能(不正な金額の改ざんを防止)
  • 乗換案内ソフトを内蔵し、早・安・楽アイコン表示で最適ルートのチェックが簡単に
  • 定期区間の自動控除
  • スマートフォン対応で、外出先から経費申請・承認が可能
  • 申請時に勘定科目を紐づける設定ができるため、自動仕訳が可能
  • CSVデータで会計ソフトと連携可能なため、手入力が不要
  • 承認状況がひと目でわかりやすく、代理申請・承認も可能(申請の滞留を防止)
  • OCR機能で領収書やレシートをスマホで撮影して、電子保存・申請が可能

これらの主要機能は、交通費精算はもちろん、あらゆる経費精算や勘定科目の自動仕訳などが直感的にわかりやすく操作できるため、ユーザビリティにも優れています。社内でも広くご活用いただけるでしょう。

安心のセキュリティ機能と万全のサポート体制

「楽楽精算」のシステムは、二重化されたファイアウォールに保護され、暗号化通信やIPアドレスによるアクセス制限など、セキュリティ機能も充実しています。クラウド上でも、安全に経理関連の情報管理が可能です。
また、導入時は専任のサポートスタッフが初期設定や操作をサポートします。導入後も、メール、電話、チャットボットの相談窓口があり、アンケートでは導入企業の94%が「サポートに満足」をお答えいただきました。

低コストで導入可能

「楽楽精算」は、初期費用のほか、ユーザー数に応じて月額3万円から利用可能です。クラウドサービスのため、自社開発やパッケージソフトの導入よりも圧倒的に低コストで導入できます。
自社サーバーを用意したり、定期的なメンテナンスをしたりする必要もないため、保守費用もかかりません。導入前に、料金シミュレーションも可能です。

Excel管理の課題は経費精算システム導入によって解決できる

会社の規模が大きくなるほど、経費精算業務にかかる時間的コスト・人的コストともに増大します。現在、経費精算業務をExcel管理で行っている場合は、業務効率化の実現のためにも、自社に適したシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
その際には、システム導入によって改善したいポイントや必要な機能を明確にした上で、システムを選びましょう。

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楽楽精算コラム編集部です。
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