社内規定やルールが複雑な経費精算をシステムで超効率化する唯一の方法

出張が発生したときの旅費の計算が非常に複雑で、なかなか従業員に浸透せず、経費としての旅費や、日当などの計算に非常に時間がかかっている企業も多いのではないでしょうか。午前に出発、午後に出発、移動距離、役職など、さまざまな要素によって日当などが変わってくる非常に複雑な旅費の計算ですが、これらを効率化する唯一の方法があることをご存知でしょうか。

社内ルールが複雑な旅費計算をシステムでどうやって効率化するのか

社内でルールがあまりにも複雑で、旅費や手当の手作業による計算が難しくなってしまっているときにおすすめなのが、システムを導入するということです。システムを導入し、最初に社内ルールを設定してしまえば、システムが旅費や日当などを自動で計算してくれます。

また、旅費を計算するときにありがちなのが、意図せず社内ルールを遵守しない不正な申請になってしまうことです。社内ルールが複雑であればあるほど、そのルールの全てを把握することは難しいでしょう。そのような社内ルールを全社員に遵守させるためにも、旅費計算システムは役に立ちます。

旅費規定を全社員に遵守させるために必須のシステム機能

旅費に関する規定が非常に複雑になってしまっていると、規定を守ることのみならず、計算や入力の際にもミスが多く発生します。旅費計算システムはその防止にも有効です。では、旅費計算システムのどのような機能が旅費の計算をアシストしたり、不正を防いでくれたりするのでしょうか。

旅費規定のカスタマイズ機能

旅費計算を自動化するときには、出張に際し、どのように旅費や日当などが従業員に支払われるかというルールをシステムに登録しなければなりません。このルールは企業毎に異なるものであり、独自のカスタマイズがどうしても必要になる部分です。そのため、旅費の規定に関するルールを各社独自に設定できる機能が必要です。

「楽楽精算」には事前に設定された社内ルールに基づき、役職や期間、地域等に応じて日当などの諸手当を自動で算出する機能が備わっています。また、企業内独自のルールにも対応できるように柔軟なカスタマイズ性を持っています。これまでのルールを変えずに旅費計算システムを導入したいという企業にはおすすめです。

規定違反チェック機能

旅費を自動で計算するときに忘れてはいけないのが、規定違反チェック機能です。この機能があることによって、誤った申請が行われなくなります。ルールが複雑になっている旅費の計算では、誤りが非常に多くなります。また、不正も発生しやすいポイントでしょう。そこで規定違反チェック機能が役立ちます。

この規定違反チェック機能は予め設定しておいた社内規定に対して違反しているものに、違反のアラートを出したり、申請できなくしたりする機能です。このときにメッセージを表示することも可能なので、申請者が誤った申請を行うことがなくなり、申請前に社内規定に合うように修正を行ってもらうことができます。

この機能も「楽楽精算」には備わっており、各社に合わせてカスタマイズを行うことが可能です。

これらの機能を組み合わせて利用すれば、複雑になってしまった社内の旅費に関するルールを遵守した申請を全社員に行ってもらい、さらに自動で旅費の計算が行われるという状態になります。

まとめ

複雑になってしまった旅費計算については、システムの導入により非常に簡潔になります。また、システムを導入する際には旅費の自動計算機能、規定違反チェックの機能のどちらも備えている必要があります。自社で独自のルールを設定したい場合には、そのルールを設定できるようなカスタマイズ機能も必要です。

「楽楽精算」はそのすべてを満たす旅費計算システムです。社内のルールが複雑になりすぎてしまい、旅費の計算に非常に手間と時間がかかっているという場合には是非ご検討ください。