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経費精算システムを選ぶ基準とは?使いやすい精算ソフトの見分け方

経費精算システム

2020/4/30

従業員が立て替えた経費の精算は、企業が営業活動を行う上で避けては通れないものです。経費精算は本来時間を割くべきコア業務を圧迫し、従業員への大きな負担となっています。
そのため、業務の効率化を進め、経費精算にかかる手間と時間を削減したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。

経費精算を効率化するには、経費精算システム(精算ソフト)を導入して、精算業務を自動化するのがおすすめです。ここでは、自社に合った経費精算システムの選び方をご紹介します。

経費精算システムとは?

経費精算システムとは、従来は人の手で行っていたさまざまな精算関連業務を自動化し、できる限り手間と時間をかけずに経費精算ができるように設計されたシステムのことです。交通系ICカード履歴の読み取り機能や規定違反申請のチェック機能、会計ソフトと連携しての自動仕訳機能、振込データの作成機能など多彩な機能を備えており、経費精算で起こりがちな問題の解決に役立ちます。

ただし、一口に経費精算システムといっても、各社からさまざまな製品が出ており、機能には違いがあります。
これから経費精算システムを導入するなら、「このシステムは自社の課題を解決できるか?」という観点で比較し、自社に合ったものを選ぶことが大切です。

経費精算システムを選ぶ際の注意点

経費精算システムを選ぶ際にしてしまいがちな失敗は、単に機能が多いという理由で選んでしまうこと。
自社の経費精算は今どのように行われているのか、何が問題なのかを考慮せずに選んでしまっては、後で「本当に必要な機能はこれではなかった」ということになりかねません。

例えば、A社とB社が同じように「経費精算の効率化」を目指していたとしても、下記のようにそれぞれ問題が異なる場合、重視すべき機能も異なります。

A社:経理担当者が経費精算にかかりきりで、予算策定などのコア業務に集中できないので、経理担当者の負担を減らしたい
B社:従業員が交通費の精算に時間がかかりすぎ、残業が発生しているので、一人ひとりの経費申請の手間を軽減したい

まずは、経費精算システムの導入によって解決したい問題を洗い出し、優先順位をつけていくことが大切です。

経費精算システムを使って解決できる悩みとしては、例えば次のようなものが挙げられます。

・営業部員の経費申請の負担を軽減したい
・交通費の精算をもっとスムーズにしたい
・経理担当者が小口現金の精算業務にかける手間と時間を減らしたい
・もっとスピーディーに経費の承認ができるようにしたい
・二度手間な経費精算と会計ソフトの入力を一度にまとめたい
・精算申請、承認、支払いの一連の手続きを電子化したい
・経費精算にとどまらず、バックオフィス業務全体を効率化したい

経費精算システムを比較する5つのポイント

どの経費精算システムを選ぶかを検討する際には、下記のような点がチェックポイントになります。機能はもちろんのこと、その形態や費用、信頼性、使いやすさも重要ですから、それらを総合的に考えるのがおすすめです。

機能

交通系ICカードの取り込み機能や領収書読み取り機能のほか、出張時の日当や宿泊手当の自動計算機能、会計ソフトとの連携機能など、基本的な機能は、ほぼすべての経費精算システムに共通するものです。

ただし、海外出張費精算時の為替レートの自動計算機能、ユーザーがカスタマイズできる項目の範囲、他サービスとの連携や拡張性といった部分については、システムごとに備えている機能が異なります。経費精算システム導入によって自社が解決したい問題を考え、必要な機能がそろっている製品を選びましょう。

形態

経費精算システムには、パッケージ型(オンプレミス型)とクラウド型があります。

パッケージ型は初期費用と保守費用が高め、もしくは自社でシステムを保守するチームが必要にはなりますが、強固なセキュリティと自社専用に最適化されたシステムが魅力です。クラウド型は自社専用にサービス構築をすることはできませんが、初期費用や月々の使用料が非常に安く、ある程度自社にあわせたカスタマイズができるなど、それぞれ特徴がありますので、目的に応じて選びましょう。

価格・費用

システム導入にあたっては、もちろん費用も重要なポイントです。オンプレミス型は構築時の初期費用が非常に高額になります。ただし、買い切り型であれば月々の使用料金はかかりません。しかし、この場合もシステムを保守するチームが自社内に必要で、法改正などのアップデート対応は自社で行わなければならないので注意しましょう。クラウド型の場合は、初期費用も毎月の使用料が安価で、アップデートの対応なども通常はサービス提供会社で行われます。

信頼性

オンプレミス型で社内ネットワークでしか経費精算システムに接続できない体制を取っていれば、セキュリティは万全です。クラウド型経費精算システムを提供している企業のセキュリティ対策やサポート体制は、会社ごとに差が出るところです。システム設定の操作や運用に不安がある場合は、サポートが充実している会社を選ぶと安心です。

使いやすさ

経費精算システムは多くの従業員が日常的に使うものなので、誰にとっても使いやすいものであることが重要です。画面のデザインや機能はもちろん、外国人従業員が多い企業なら英語対応があるかどうかも大切な要素になります。

誰もが使いやすいシステムなら「楽楽精算」がおすすめ

これまでご説明してきたように、選ぶべき経費精算システムは、導入の目的によって変わってきます。
数ある経費精算システムの中でもおすすめは、国内導入社数No.1の経費精算システム「楽楽精算」です。
使いやすさに定評があり、6,000社以上の企業に導入されている「楽楽精算」の特徴は、以下の5点にまとめられます。

豊富な機能

「楽楽精算」では、交通系ICカードとクレジットカード、領収書については、カードリーダーやスマートフォンのカメラを利用してデータを取り込み、そのまま精算を行うことが可能です。規定違反チェック機能もあり、規定違反の申請に警告メッセージを送るといったルールの設定も可能です。

また、会計ソフトとの連携もでき、申請がなされた時点で仕訳がされる設定にすれば、会計ソフトへの入力の手間もかかりません。

利用できる場所を選ばないクラウド型

「楽楽精算」は、現在の経費精算システムの主流であるクラウド型です。導入コストが低く、また場所を選ばずに利用できるため、移動時間などの隙間時間を利用して経費精算や承認をすることも可能で、利便性が非常に高いといえます。

低コストでの導入が可能

「楽楽精算」は、初期費用10万円から、月額費用3万円からという、安価での導入が可能です。各費用は、利用ユーザーの数に応じて変化します。料金シミュレーションも可能なので、こちらからお試しください。

充実のサポートとセキュリティ

「楽楽精算」のサーバーは、国内トップクラスの防火性能を持つデータセンターに置かれ、2重のファイアウオールで防御しています。暗号化通信やIPアドレスによるアクセス制限、休むことのない監視体制など、セキュリティ機能も充実。また、専門のサポートスタッフがおり、導入から初期設定、運用までをサポートします。

シンプルな操作で使いやすい

「楽楽精算」はパソコンが苦手な人でも簡単に使えるように、シンプルで操作がしやすいデザインとなっています。画面レイアウトや項目名を変更する際のカスタマイズ費用もかかりません。数多くある経費精算システムの中でもカスタマイズ性が抜群に高く、既存のフォーマットをそのままシステムに再現したいという理想にもかなり近づけることができると評判です。そのため、「今までの書き方と違って使いづらい」といった、システム切り替え時に起こりがちなトラブルも避けることが可能です。また、海外出張の旅費精算に必須の自動為替レート計算や、経費申請画面の英語表示も可能です。

経費精算システムは機能だけでなく「使いやすさ」が大切

経費精算システムは多くの従業員が使うものですから、機能だけでなく使いやすさや信頼性といった点も比較した上で、自社の目的に合ったものを選ぶのがおすすめです。
これまでご紹介してきたように、「楽楽精算」は、従業員、承認者、経理担当者の誰にとっても使いやすいシステムとなっております。

選ぶのに迷ってしまう経費精算システムですが、さまざまな観点から総合的に見て使いやすい、「楽楽精算」がおすすめです。経費精算システムの導入を検討する際には、ぜひご相談ください。

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