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経費をクラウドで精算することが再注目されている理由とは?

経費をクラウドで精算することが再注目されている理由とは?

経費精算システム

2020/7/1

経費精算をクラウドシステムで行うことが今、再注目されています。なぜ経費の精算をクラウドで行うことがこんなにも注目されているのか、確認します。また、あわせてシステムのメリットや自社にあったクラウド型経費精算システムの選び方をご紹介します。

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経費をクラウドで精算する理由

クラウドで経費の精算を行う理由にはどのようなものがあるのか、ご紹介します。

経費精算業務を効率的に行うため

本来なら、経費精算業務は時間を大きく割くべきコア業務ではなく、なるべく短い時間で完了することが望ましいでしょう。ノンコア業務である経費精算を効率化するために、クラウドシステムの導入を検討する企業が多いです。

社会情勢や柔軟な働き方に対応するため

さらに、社会情勢として新型コロナウィルスが流行し、緊急事態宣言が出されるなど、オフィスに出社することが困難な環境への備えも必要です。その中で、経費精算を紙で行っていると、書類の授受や押印手続きのためだけに出社しなければならないという状況が生まれてしまいます。

経費をクラウド型のシステムで処理する体制を整えることで、テレワーク、リモートワークなどの柔軟な働き方に対応することができます。

クラウド型の経費精算システムのメリットとは

では、クラウド型の経費精算システムを導入するのにはどのようなメリットがあるのか確認します。

経費精算の業務工数を削減できる

当然ですが、経費精算の業務工数を削減することが可能です。領収書読取り機能(OCR機能)がついていれば、専用の読取アプリで領収書の写真を撮るだけで領収書がデータ化されます。交通費精算時にICカード読取機能がついていれば、ICカードを読み取るだけで経費精算に必要なデータが整うでしょう。どちらも経費精算の効率化には非常に有効な機能なのでぜひチェックしてみてください。

内部統制を充実させ、不正を防止する

また、経費をクラウドで処理するようになれば、内部統制が強化されます。紙やエクセルでの処理だとミスが多く、不正も防ぎづらいですが、手作業が少なくデータの改ざんもできないクラウドシステムを利用すれば不正が防止されます。

意図的な不正はもちろん、定期券区間を含む誤った二重の交通費精算にも対応できるので、不正な精算で困っている経理の方にはぜひおすすめしたい機能です。

どのようにクラウド型の経費精算システムを選ぶのか

なぜクラウド型の経費精算システムを選ぶのか、そのメリットをご説明しました。では、クラウドシステムは一体どのように選べばいいのかご紹介します。

導入する目的を明らかにする

まず、経費精算システムを導入する目的を見直しましょう。クラウド型の経費精算システムにはできることが多くあります。経費、交通費の精算を効率化するのか不正を撲滅して内部統制を強化するのか電子帳簿保存法に対応するのかなど、できることが多いからこそ、自社では何が必要かということをきちんと整理し見直しましょう。

自社で経費精算にかかるコストを計算する

次に、自社で経費精算にかかるコストを計算しましょう。一見、経費精算自体にコストはかかっていないように見えていますが、従業員が経費精算にかける時間、それを上長や経理が承認する時間、差し戻しで精算書を作成し直す時間、経理処理にかかる膨大な時間を時給換算した場合、想像しているよりも大きなコストが生じていることがわかります。

経費精算システムが効率化することでどこまで無駄な金額を圧縮できるのか、経費精算システムを導入するコストメリットがあるのかを考えた上で、導入するべきか、今の運用を継続するべきか考えましょう。

クラウドシステムで経費の精算を効率化しましょう!

経費精算システムの導入が流行っている背景には生産性の向上や、社会的な要請が大きく関わっていました。一方、どのようにクラウド型の経費精算システムを選択すればいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。

そんなときはこの記事を読んで、どのような経費精算システムが自社にあっているか確認してください。また、「楽楽精算」では無料で経費精算に関するご相談も承っております。

「楽楽精算」の詳細を聞きつつ、自社にあった運用を検討したい、料金のシミュレーションをしたいという方はぜひお問い合わせください。

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