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クラウド交通費精算システムでペーパーレス化を進めたいのですが、電子データの「タイムスタンプ」について教えてください

クラウド交通費精算システムでペーパーレス化を進めたいのですが、電子データの「タイムスタンプ」について教えてください

電子帳簿保存法対応

2017/2/17

クラウド型交通費精算システムで経理処理は減少してきてはいますが、いまだに領収書の整理や保管などが大きな手間となっています。今後ペーパーレス化を進めていくために「タイムスタンプ」が必要だと聞きましたが、一体どんなものなのでしょうか。

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タイムスタンプは時刻証明

領収書などの書類をスキャナで取り込んだデータは改ざんや修正が非常に簡単であることから、電子データの信頼性が低いとされていました。タイムスタンプは、刻印されている時刻以前に電子文書が存在していたことの証明、またその時刻以降に改ざんがされていないことの証明となります。
そのためタイムスタンプは信頼できる第三者機関である時刻認証局が発行しています。

ペーパーレス化を進めるために

平成28年度に電子帳簿保存法という法律が大幅に改正されたことで、ペーパーレス化は一気に進むといわれています。この改正にて、以前は専用スキャナで取り込むことしか認められなかった電子データが、一定の要件を満たせばスマホやデジカメで撮影したものも認められるようなりました。これにより経費精算業務は大きく効率化することが予想され、クラウド型経費精算システムでのペーパーレス化が期待されています。ただし、現在の法律では領収書の原本保存が定められていますのでご注意ください。将来的に要件を満たせば、領収書のスマホ撮影と電子保存をすることができるようになります。

まとめ

電子帳簿保存法の改正によりクラウド型経費精算システムでの経費精算業務のペーパーレス化が期待されています。その重要な役割を担っているのが「タイムスタンプ」です。書類の電子データ保存のためしっかり理解して活用していきましょう。

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