よりよく、寄り添う 経費精算クラウド
メールで資料を受け取る 料金表をもらう

領収書の長期保存や管理をラクにする!?順不同でも画像でもOKな保管方法

更新日:2022/2/3
  • 電子帳簿保存法対応

日々の業務によって発生する経費などの領収書は、細かい明細チェックや管理に大きな手間がかかります。とはいえ、領収書は長期間の保管義務があるため、しっかりと管理しておかなければなりません。もっと手軽に簡単に管理する方法がないか、常日頃から頭を悩ませる経理担当者も多いのではないでしょうか。今回は、そんな領収書の管理を楽にする保存方法についてご紹介します。



>> 電子帳簿保存法とは?対応方法と必要なことを分かりやすく解説

〇領収書の保管・管理義務について

国税庁によると、「帳簿書類等の保存期間と保存方法」は、次のように定められています。「帳簿書類等」とは、総勘定元帳や現金出納帳などを含む帳簿類と、注文書や契約書、さらに領収書も含みます。

<保存期間>

  • 法人、青色申告の個人事業主は事業年度の確定申告提出期限から7年間保存する
  • 青色申告法人の場合は、繰越欠損金が認められるため、欠損が生じた年度は10年保存する
  • 白色申告の個人事業主は、事業年度の確定申告提出期限から5年間保存する

<保存方法>

  • 紙の保存が原則
  • 紙の保存6年目以降はマイクロフィルム保存が可能
  • 電磁的記録(サーバ・DVD・CD等記録データ)で保存
  • スキャナ読取り電磁的記録で保存(帳簿以外)
  • 電子計算機出力マイクロフィルム(COM)で保存

保存方法は、条件を満たせばデータやスキャナ読取りなどの電磁的保存も認められており、必ずしも紙での管理に限定されているわけではありません。パソコンやモバイルなど、デジタル機器がごく当たり前のように使われている現状に沿って、保管・管理方法も変わってきているようです。

〇領収書の保管・管理順序には決まりがある?

領収書を一定期間保管することの義務はありますが、実は管理方法には特別な決まりごとはありません。何となく「日付順にそろえておかなければ」というイメージをお持ちの方もいるかもしれませんが、それは後から確認しやすいように整理しているに過ぎず、1ヶ月分を袋にまとめて管理しておいても問題はないのです。領収書を厳密にファイルする必要はありませんので、そこまで大きな負担にはならないことがお分かりいただけるでしょう。

ただし、税務調査のときに困ることがないよう、事業年度と月別での区分け程度はして管理することをおすすめします。

〇スマートフォンやスキャナ画像保管の運用が増えている

領収書を日付順にすることが義務ではないとはいえ、5年、7年と長期間に渡り領収書を管理しておくのは管理スペースも必要になり煩雑になりがちです。そのため、最近では国税庁が認めているスキャナ読取りでの管理方法が注目されています。

スキャナ読取り・電子保存を行うのであれば、経費精算システムの導入がおすすめです。
たとえば、経費精算システム「楽楽精算」には、領収書の読み取りから保存・管理、経費申請をスムーズにする機能があります。スマートフォンの専用アプリで領収書を撮影し、読み取った内容を自動入力してくれるという機能です。データでの管理と申請データ作成が同時に行えることで、今までひとつひとつ手入力していた作業を大幅に削減できるという点は、大きなメリットといえるでしょう。

紙ベースでの管理とは違い、クラウド上にデータとして管理することができるため、省スペース且つ検索もしやすい管理方法ではないでしょうか。

〇まとめ

ただ単に領収書を画像化して管理するだけではなく、領収書の自動読み取り機能や、入力・仕訳を助ける補助機能など、「楽楽精算」ではクラウドシステムの特性を生かした効率的な領収書管理・経費精算が可能です。是非この機会に、経費精算から領収書管理までの一連の作業を、より効率的に進められる「楽楽精算」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

オススメの人気記事

記事執筆者紹介

「楽楽精算」コラム編集部です。経理担当者様の日々の業務にプラスとなるお役立ち情報「楽楽精算」最新情報をお届けしていきます!

「楽楽精算」コラム編集部です。
経理担当者様の日々の業務にプラスとなるお役立ち情報
「楽楽精算」最新情報をお届けしていきます!

メールで資料を受け取る

関連サービスのご紹介

「楽楽精算」の姉妹製品・関連サービスのご紹介です。
バックオフィス業務のあらゆるお悩みを解決できるシステム・サービスをご用意しています。

おかげ様でラクスグループのサービスは、のべ83,000社以上のご契約をいただいています(※2024年3月末現在)。
「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

本WEBサイト内において、アクセス状況などの統計情報を取得する目的、広告効果測定の目的で、当社もしくは第三者によるクッキーを使用することがあります。なお、お客様が個人情報を入力しない限り、お客様ご自身を識別することはできず、匿名性は維持されます。また、お客様がクッキーの活用を望まれない場合は、ご使用のWEBブラウザでクッキーの受け入れを拒否する設定をすることが可能です。

「楽楽精算 クラウドサービス」は「IT導入補助金2024」の対象ツール(インボイス枠(インボイス対応類型)および通常枠)です。
補助金を受けるためには、導入契約を締結する前にIT導入補助金事務局(事務局URL:https://it-shien.smrj.go.jp/)に対して交付申請を行う必要がありますので、その点に留意してください。
なお、補助金の交付を受けるには所定の要件を満たす必要があります。