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日常の領収書管理を楽にする!?順不同でも画像でもOKな保存方法

2019/3/4

日々の業務によって発生する経費などの領収書は、細かい明細チェックや管理に大きな手間がかかります。とはいえ、領収書は長期間の保管義務があるため、しっかりと管理しておかなければなりません。もっと手軽に簡単に管理することができる方法がないか、常日頃から頭を悩ませている経理担当者も多いのではないでしょうか。今回は、そんな領収書の管理を楽にする保存方法についてご紹介します。

〇領収書の保管・管理義務について

国税庁によると、「帳簿書類等の保存期間と保存方法」は、次のように定められています。「帳簿書類等」とは、総勘定元帳や現金出納帳などを含む帳簿類と、注文書や契約書、さらに領収書も含みます。

<保存期間>

  • ・法人(青色申告)は事業年度の確定申告提出期限から7年間保存する
  • ・白色申告は事業年度の確定申告提出期限から5年間保存する

<保存方法>

  • ・紙の保存が原則
  • ・紙の保存6年目以降はマイクロフィルム保存が可能
  • ・電磁的記録(サーバ・DVD・CD等記録データ)で保存※
  • ・スキャナ読取り電磁的記録で保存(帳簿以外)※
  • ・電子計算機出力マイクロフィルム(COM)で保存※

※電子帳簿保存法対応の上、所轄税務署長に申請・承認が必要

保存方法は、条件を満たせばデータやスキャナ読取りなどの電磁的保存も認められており、必ずしも紙での管理に限定されているわけではありません。パソコンやモバイルなど、デジタル機器がごく当たり前のように使われている現状に沿って、保管・管理方法も変わってきているようです。

〇領収書の保管・管理順序には決まりがある?

領収書を一定期間保管することの義務はありますが、実は管理方法には特別な決まりごとはありません。何となく、「日付順に揃えておかなければ」というイメージをお持ちの方もいるかもしれませんが、それは後から確認しやすいように整理しているに過ぎず、1ヶ月分を袋にまとめて管理しておいても問題はないのです。領収書を厳密にファイルする必要はありませんので、そこまで大きな負担にはならないことがお分かりいただけるでしょう。

ただし、税務調査のときに困ることがないよう、事業年度と月別での区分け程度はして管理することをおすすめします。

〇スマホやスキャナー画像保管の運用が増えている

領収書を日付順にすることが義務ではないとはいえ、5年、7年と長期間に渡り領収書を管理しておくのは管理スペースも必要になり煩雑になりがちです。そのため、最近では国税庁が認めているスキャナ読取りでの管理方法が注目されています。

スキャナ読取り・電子保存を行うのであれば、経費精算システムの導入がおすすめです。
たとえば、経費精算システム「楽楽精算」には、領収書の読み取りから保存・管理、経費申請をスムーズにする機能があります。スマートフォンの専用アプリで領収書を撮影し、読み取った内容を自動入力してくれるという機能です。データでの管理と申請データ作成が同時に行えることで、今まで一つひとつ手入力していた作業を大幅に削減できるという点は、大きなメリットといえるでしょう。

紙ベースでの管理とは違い、クラウド上にデータとして管理することができるため、省スペース且つ検索もしやすい管理方法ではないでしょうか。

〇まとめ

ただ単に領収書を画像化して管理するだけではなく、領収書の自動読み取り機能や、入力・仕訳を助ける補助機能など、「楽楽精算」ではクラウドシステムの特性を生かした効率的な領収書管理・経費精算が可能です。ぜひこの機会に、経費精算から領収書管理までの一連の作業を、より効率的に進められる「楽楽精算」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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