旅費交通費の仕訳の方法は？
該当する勘定科目と仕訳の具体例

旅費交通費として仕訳を行う主な経費

初めに、旅費交通費として仕訳を行う主な経費をご紹介します。旅費交通費に該当するのは、従業員の出張にともなう「交通費」「宿泊費」「日当」「海外渡航費」「転勤費用」などです。

出張交通費

旅費交通費の中でも出張交通費は、従業員が出張先へ向かうときに発生する交通費や、出張先での移動で発生する交通費などが該当します。例えば、出張先の地域まで移動する新幹線代や、現地で取引先まで移動するバス代などが挙げられるでしょう。

宿泊費

旅費交通費の中でも宿泊費は、出張などの業務にともない利用する宿泊施設の費用が該当します。具体的には、ビジネスホテルの部屋代が挙げられます。その際、ルームサービスなどの業務上不要な料金は、基本的に経費として認められない点に注意が必要です。また、部屋代の金額は一般的なビジネスホテルの費用相場の範囲に限られ、不当に高額な場合も経費として認められないおそれがあります。

日当

出張する従業員に支給される日当（出張手当）も、旅費交通費として仕訳されます。出張手当とは、出張中に発生する雑費を補填するとともに、従業員の慰労を目的とした手当です。会社の旅費規定で定められている場合に、定額が支払われる仕組みとなっています。

海外渡航費

従業員の海外出張に関わる費用を旅費交通費として仕訳することがあります。具体的には、従業員が海外出張で使う飛行機代や、宿代などが該当します。あくまでも事業の遂行に直接必要な場合のみ経費として認められ、観光渡航の許可を得た旅行などは該当しません。

転勤費用

従業員の転勤にともなう引っ越しや移動にかかる費用を旅費交通費として仕訳することがあります。例えば、引っ越し業者への支払い、新居の入居にかかる費用、転勤先へ移動する際にかかる新幹線代や電車代などが該当します。対象となる範囲は会社の規程よって異なります。

旅費交通費の仕訳方法の具体例

実際の経理業務では、旅費交通費をどのように仕訳するのでしょうか。ここでは、従業員の出張でよくある3つのパターンを例に挙げながら、具体的な仕訳方法をご紹介します。

出張にかかる費用を社員が立て替えたケース

1つ目は、従業員が出張の費用を立て替え、出張後に経費精算を行ったケースです。出張時に新幹線代21,000円、ホテル代12,000円、レンタカー代7,000円を立て替え、後日精算した場合は以下のように仕訳を行います。

出張にかかる費用を会社のクレジットカードで支払ったケース

2つ目は、従業員に会社のクレジットカードを貸与したケースです。出張にともなう移動費と宿泊代の合計30,000円を会社のクレジットカードで支払った場合、以下のように仕訳を行います。

出張にかかる費用を社員に前払いしたケース

3つ目は、事前に従業員に出張費用を現金で前払いして、出張後に経費精算を行ったケースです。現金30,000円を前払いし、実際にかかったのは交通費と宿泊費の合計20,000円で、残金10,000円が返却されました。この場合、以下のように仕訳を行います。

▼前払い時

▼精算時

旅費交通費の仕訳を行うときのポイント

最後に、旅費交通費の仕訳を行うときのポイントを解説します。旅費交通費を正確に仕訳するために、以下の3つの点を意識すると良いでしょう。

移動の目的によって仕訳する勘定科目が変わる

冒頭でお伝えした通り、旅費交通費に該当するのは従業員が業務で所属する勤務地を離れたときの移動にかかる費用です。ただし、同じ移動にかかる費用でも、目的によって勘定科目が変わる場合があります。例えば、以下の例をチェックしてみましょう。いずれも移動にかかる費用ですが、勘定科目は旅費交通費とは異なります。

【目的別の勘定科目の例】

経費精算の規定を会社があらかじめ定める必要がある

経理部門の経理・会計担当者は、会社の旅費交通費の規定に従って仕訳を行います。そのため、経費精算では事前に会社側が適切な旅費規定を定めておくことが重要です。社内規定の内容は、経理部門や申請者の手続きのほか、会社が負担する税金に大きく関わります。経理担当者の仕事の負荷に影響を与える部分であるため、しっかりと内容を検討し、ルールを定めましょう。

>> 旅費出張費の社内規定がないとこんな問題に？規定の重要性とポイントとは？

税法上の取扱いに注意する

旅費交通費は、原則として消費税の課税仕入れの対象となります。出張旅費・宿泊費・日当として支給した金額のうち、通常必要である金額は課税仕入れの扱いとなることを押さえておきましょう。ただし、旅費交通費の中でも海外渡航は上記の例外となります。海外への出張や転勤にともなう旅費交通費には日本の消費税がかかりません。よって、課税仕入れとはならない点にご注意ください。

>> 【参考】国税庁「No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い」

旅費交通費の精算はシステムで効率化できる！

ここまで、旅費交通費の仕訳方法について解説しました。従業員が出張した場合、社内ではさまざまなパターンで仕訳が行われます。従業員が費用を立て替えるケースもあれば、会社のクレジットカードを利用するケース、現金で前払いして後日精算するケースもあります。状況に応じて処理するため、仕訳方法が複雑になりがちです。

こうした旅費交通費の手続きでは、経理・会計担当者に限らず、申請する従業員も不便を感じている可能性が高いでしょう。申請や処理では書類の不備による差し戻しも少なくないため、申請側と承認側の双方に負担が生じてしまいます。煩雑な作業が、会計処理上のミスや不正な申請の見落としにもつながりかねません。そこでおすすめなのが、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」で経費精算を効率化する方法です。

「楽楽精算」には、以下のような機能が搭載されています。

• 申請内容を自動仕訳する機能
• 社内規定に違反チェック機能
• 会計ソフト連携機能
• 法人クレジットカードとの連携機能

作業の自動化によって手入力の工数を大幅に削減できるのはもちろん、申請手続きでの無駄な工数や不正のリスクを減らせます。

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