交通費精算でチェックすべき7つのポイント｜確認の負担を減らすには
- 交通費精算
交通費精算とは、社員が立て替えた交通費を会社が払い戻す経理業務です。例えば、営業担当者が取引先へ訪問した際、電車代やバス代などを自費で支払い、後日交通費精算をして実費を払い戻すケースなどが代表的です。
交通費として申請された内容は、経理部門が正確にチェックしなければなりません。チェック体制に不備があると正確な金額を社員に支払えないだけでなく、不正を見逃す恐れもあります。
この記事では、交通費精算において経理担当者がチェックするべき7つのポイントや、確認業務を効率的に行う方法をご紹介します。
交通費精算の基礎知識については、以下の記事で解説しています。ぜひ併せてご覧ください。
この記事の目次
交通費精算における7つのチェックポイント
ここでは、経理担当者が交通費の申請をチェックする際に注視するべきポイントを紹介します。ポイントは以下の7つです。
①必要事項がすべて記入されているか
②領収書が提出されているか
③行先や目的が妥当か
④定期区間が含まれていないか
⑤合理性のあるルートで申請しているか
⑥計算に間違いはないか
⑦正しい承認フローを通っているか
①必要事項がすべて記入されているか
交通費の申請書を受け取ったら、まずは申請内容に抜け漏れがないかを確認します。日付や金額、利用区間など、項目ごとに一つずつチェックしていきましょう。不備があった場合は申請者へ確認の上、必要に応じて差し戻し、正確な内容を記載してもらいます。
②領収書が提出されているか
タクシーや新幹線の利用後に経費精算を行う際、領収書の提出が義務となっている企業は少なくありません。領収書は金銭の授受があったことを証明する書類で、金額や利用目的の妥当性を確認する際の根拠になるためです。領収書が必要な場合は、交通費精算書に添付されているもまずはチェックしましょう。
ただし、電車やバスなどの公共交通機関を利用する場合は、領収書の提出は不要とされているケースが一般的です。少額の交通費のために電車やバスの乗降時にいちいち領収書をもらうと手間がかかりすぎてしまいます。
③行先や目的が妥当か
精算を行えるのは、業務で使った交通費のみです。そのため、何の目的で使用した交通費なのかが重要になります。申請書の項目に「行先」や「目的」の記入欄を設けると、内容が妥当であるかを確認しやすくなるでしょう。
④定期区間が含まれていないか
通勤定期券を支給している社員から上がってきた交通費精算では、定期区間と重なる区間がないかチェックしましょう。そもそも定期区間はすでに通勤定期券で支払っているので、経費精算で支給すると二重に交通費を支払うことになります。二重支払いは不正行為にあたり、定期区間分を控除した金額を払い戻すのが正しい方法です。
⑤合理性のあるルートで申請しているか
目的地までの最安・最短ルートを利用しているかもチェックしましょう。合理的ではないルートでの申請や、実際とは異なるルートでの申請は、不正と見なされる恐れがあります。ただし、「訪問先との約束に間に合わせるため、早く到着するルートを選んで少々高くなった」場合など、正当性があるケースは問題ありません。
⑥計算に間違いはないか
交通費の計算に誤りがないかもしっかりとチェックする必要があります。片道か往復かによっても金額が大きく変わってしまうため、間違えないように計算しましょう。また、基本的に各種交通手段の料金は、消費税込みの金額となっています。誤って消費税を上乗せして計算していないかなどもしっかりと確認しましょう。
⑦正しい承認フローを通っているか
交通費精算の承認フローが、正しい流れで行われているかを確認することも大事です。例えば、何らかの理由で上長のチェックが漏れてしまったケースなどです。規定に反したルートで申請されていないかチェックしましょう。
交通費精算のチェックを目視で行う際の課題
紙の書類やエクセル（Excel）の交通費精算書を使用している場合、一つひとつの精算書を目視でチェックすることになります。ここでは、目視チェックでよくある課題を解説します。
ミスが発生しやすい
目視チェックによる大きな課題の一つが、ヒューマンエラーが生じやすいことです。交通費精算は月末月初に集中しやすく、業務過多になりやすいといえます。多忙な時期は丁寧なチェックができなくなり、結果としてミスを招いてしまうことがあるでしょう。故意ではないミスも不正申請に該当します。ミスを防ぐためにダブルチェックを行うと安心ですが、その分多くの手間がかかってしまうのが難点です。
申請や確認に手間がかかる
交通費精算を行う際、経理担当者は経路検索をして料金やルートを確かめたり、社内規定に違反がないかをチェックしたりします。社員数の多い企業は必然的に交通費申請の件数も多くなりやすく、毎月の確認・承認作業が膨大になることも珍しくありません。さらに、何らかの不備による差し戻しがあった場合は、その分余計な工数が生じてしまいます。
交通費精算のチェックを効率化するには？
交通費精算のチェック業務に関する悩みを解決するには、システムを導入して申請を自動化する対策がおすすめです。
システムには、交通費精算を楽にするさまざま機能が内蔵されています。
例えば、ICカードの履歴や乗換案内のデータから申請書を自動作成したり、社内規定に違反している申請を弾いたりする機能などです。
こういった機能を活用することでミスを未然に防ぎつつ、これまで目視確認していた内容も自動で検知することができます。申請時の不備を未然に防げる機能が備わったシステムによって、確認作業の負担を大幅に軽減できるでしょう。
このように、交通費精算システムを活用すれば、従来よりもスムーズに手続きを行えます。業務効率化につながる上、人的ミスを防止できるのもポイントです。ミスが減ることで上長や経理担当者が効率的に承認でき、差し戻しの手間をなくせます。
交通費精算システムに搭載された機能はサービスによって異なります。そのため、自社に必要な機能が備わっているかを確かめて選びましょう。初期費用や月額費用といったコスト面はもちろん、「サポート体制は充実しているか」「会計ソフトなどの外部サービスと連携できるか」といった部分も比較して検討することが大切です。
交通費精算のチェック業務はシステムを活用して効率化しましょう！
交通費精算のチェック時に見ておきたい7つのポイントや、目視によるチェックの問題点、改善のためにおすすめの方法を解説しました。交通費精算はミスなく処理することが重要です。各ポイントをしっかりとチェックして、正確な金額を払い戻しましょう。交通費精算の問題を解決するために有効なのは、便利なツールを活用することです。なかでもクラウド型経費精算システムの「楽楽精算」をおすすめします。
チェックがラクになる楽楽精算の機能①「交通系ICカード取込機能」
交通系ICカードの利用履歴を読み取ることで自動的に申請を作成します。交通費申請の手間を大きく軽減できます。
チェックがラクになる楽楽精算の機能②「定期区間の自動控除機能」
すでに支払っている定期区間を登録しておけば自動で控除されるため、計算の手間がかかりません。利用ルートと定期区間の照合も不要となります。
チェックがラクになる楽楽精算の機能③「乗換案内ソフト」
ジョルダン社の「乗換案内」を内蔵しています。利用経路を検索して選択するだけで、運賃などの必要な情報が自動的に交通費申請画面に反映されます。
「楽楽精算」を活用することで交通費精算の効率化を実現した企業があります。詳しい事例は以下からチェックしてみてください。
>> テレワークにも大活躍！経費精算にかかわる経理の作業工数が約半分になった事例
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