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経費精算ソフト選び、
中小企業なら絶対に外せないポイント3選

交通費精算

2019/9/25

経費精算ソフトには多くの種類があります。その中でも特に中小企業に特化したサービスもあることはご存知でしょうか。中小企業で経費精算ソフトを導入する際に、どのようなメリットがあるのか、また、どのように選んでいけばいいのかを解説していきます。

経費精算ソフトとはいったいどういうものか

経費精算ソフトとは、従来紙やエクセルによる手作業で行っていた経費精算をウェブ上でできるようにするソフトのことです。

従来の紙や手作業による経費精算には非常に多くの無駄がありました。

まず、経費精算を紙で行っていると日々の経費精算でたくさんの無駄な紙を消費しますし、その紙に書かれた項目の一つひとつデータに起こすという作業が必要でした。そして、そのデータを会計ソフトに入力したり、振込データを作成したりと、同じ情報を何度も入力するという無駄な作業が発生していました。

また、専用の申請用紙を用意している企業であれば、経費精算をするためだけに従業員が一度会社に戻る必要があったり、申請をしているのに承認者がなかなか会社に戻らず、承認業務が滞ってしまったりすることもあるでしょう。そのせいで数字の取りまとめがなかなか締めに間に合わないことや、経理部門に申請書が回覧されて、ようやく申請内容のミスや不正申請に気づいて差し戻し、修正して再申請、再承認という流れの中で、さらに時間がかかるというケースも少なくありません。これらの問題を解決できるのが経費精算ソフトです。

中小企業が経費精算ソフトを導入するメリット

では、前述の問題を経費精算ソフトがどのように解決してくれるのかを見ていきましょう。

ウェブで完結するので紙は不要になる

まず、経費精算のために紙を大量に消費するという問題ですが、経費精算ソフトを導入すれば精算業務はウェブで完結することができます。そのため、今まで大量に消費していた紙は不要になります。

中小企業であれば、紙の購入にかかる費用もバカにできません。従業員が経費精算の度に大量の紙を消費し、さらにそれを管理する場所のことも考えなければならないので、経費精算に利用する紙を少しでも減らすというのは中小企業にとって非常に重要な課題と言えるでしょう。

経理部門で紙をデータ化する必要がない

さらに経費精算ソフトを利用していれば、経費を使用した社員がそれぞれデータとして入力しているので、そのデータを経理部門で改めてどこかに入力し直すという手間も発生しません。

この従業員のデータ入力時に、自動で会計仕訳が行われる設定も可能です。つまり、経費精算ソフトがあれば、経費のひとつひとつを確認して、仕訳を行う必要はありません。そして、そのデータ化された経費のデータはCSVファイルでエクスポートしてそのまま会計ソフトへ取り込んだり、振込用のデータ(FBデータ)を作成して利用したりすることができます。

このように従業員が自分の利用した経費をデータ化してくれるので、経理部門はその作業を行わずに済むことになります。

※「楽楽精算」なら、CSVファイルの形式を取り込み先の会計ソフトにあわせてカスタマイズできます。CSVファイルを利用できるほとんど全ての会計ソフトと連携が可能です。

交通系ICカードやクレジットカードとの連携で申請の手間削減

さらに、今までの経理部門の負担が劇的に軽減されるだけでなく、経費精算ソフトを利用すれば、申請を行う従業員も入力を楽に行うことができるようになります。

交通系ICカードや、会社から提供しているクレジットカードなどと経費精算ソフトを連携しておけば、そのカードのデータを申請時に利用することができるのです。

例えば交通費の申請について考えてみましょう。従来の紙を使った申請だとわざわざ駅まで行って券売機で領収書を印字してきて、その中から精算に必要な分のみをマークして、ときにはその乗り降りした駅と金額を別紙に書き写して申請するというフローが必要でした。

しかし、経費精算ソフトがあれば、専用のカードリーダーにそれぞれの従業員が持っている交通系ICカードをピッとタッチするだけで、カードに残っている電車の乗り降りと金額に関する正確な履歴が読み込まれ、そのデータを経費精算に利用することができます。つまり、従来の方法に比べて非常に簡単に精算ができるということです。

経費申請という従業員が本来集中すべき業務ではない業務に多くの時間を費やしてしまい、生産性が下がってしまうというのは中小企業にとっては死活問題ではないでしょうか。経費精算ソフトの導入で経費精算に費やす時間を少しでも短くして、本来の利益を生み出す業務に集中してもらえるというのは中小企業にとっては大きなメリットと言えるでしょう。

いつでもどこでも申請/承認業務ができる

もっとも多く経費や交通費の精算をする営業社員が申請や承認の業務をするためだけに会社に戻ってくるというのは非効率です。移動のスキマ時間や、アポとアポの間の待機時間に経費精算の業務ができれば、わざわざ経費精算のためだけに会社に戻る必要がありません。

また、スキマ時間に経費精算が完了していれば、会社にいるときは本来の業務に集中でき、生産性が向上するとも考えられます。スキマ時間も有効に活用し、日中は本来の業務に集中できていれば、無駄な残業が発生しないと考えることもできます。よって、中小企業にとって悩みの種である残業代も削減できますし、常に残業が多いことによる従業員の不満も解消できるかもしれません。

このように、経費精算ソフトの導入によって、印刷費用や残業代など、中小企業にとって決して小さいとはいえない間接的なコストを削減できたり、経理担当者をはじめとする従業員の満足度向上を目指したりすることができるといえるでしょう。また、経費精算のためのデータ入力も簡便になり、いつでもどこでも申請/承認が行えることで、精算のスピードアップが図れることも経費精算ソフトを導入するメリットです。

申請データの不備、不正の可能性を非常に小さくすることができる

申請/承認のスピードがどんなにあがっても、その申請内容が社内規定に違反しているもので、差し戻しが多く発生してしまっては意味がありません。経費精算ソフトは当然その部分にも対応しています。

事前に社内規定を経費精算ソフトに設定しておくことで、その規定に違反するものを自動でチェックし、アラートを出したり、申請できなくしたりするということが可能です。

従業員が違反申請を提出しようとしたときに、画面上にメッセージを出すことも可能で、そのメッセージを読んだ従業員が申請前に違反内容を修正してくれるので、差し戻し件数を減らせるでしょう。不正申請をしようとしても、申請できない状態にすることも可能なので、不正撲滅も目指すことができます。

中小企業が経費精算ソフトを選ぶときの選定ポイント3選

中小企業にとって経費精算ソフトを導入することは印刷費、残業代などの間接コスト削減、従業員の満足度向上、入力の手間削減、差し戻しの減少や、さらに経理部門の無駄な業務の削減などメリットが多いことを説明しました。では、どのように中小企業向けの経費精算ソフトを選べばよいのでしょうか。この項で解説していきます。

ポイントその1:会社が達成したい目的にそった機能が過不足なくあるか

ここで大事なのが「過不足なく機能が備わっている」ということです。

経費精算ソフトには大きく分けて3パターンあります。1つは大企業向けで、高額ではありますが、機能が充実しているものです。2つ目は創業間もないスタートアップ向けのものです。安価ではありますが、必要最低限の機能しかついていません。3つ目はその中間のものです。ある程度値段を抑えつつも、機能が充実しており、バランス良く使いやすいというものです。

中小企業向けということを考えると、バランスが良い中間のものを選定するのがおすすめです。中小企業だと大企業向けの機能は不要であることが多く、高額な費用を支払うことが無駄になってしまうことが多い傾向にあります。また、スタートアップ向けのものだと、安価ではありますが、やや機能に物足りなさを感じることがあるかもしれません。よって、バランスがいい中間型がおすすめです。

「楽楽精算」はこのバランス型で、50名~数百名規模の企業には非常に良い選択といえます。比較的安価を維持しつつ、機能としては数千名以上の従業員を抱える大企業の利用にも十分なほどに備わっています。「楽楽精算」の導入実績や導入企業をご覧いただければそれがよりわかるでしょう。

ポイントその2:カスタマイズ性に優れているか

経費精算ソフトを導入するメリットとして「自動で経費を仕訳してくれる」「会計ソフトに連携できるCSVファイルをエクスポートできる」「社内規定を事前に設定し、その規定に違反するものを自動でチェックしてくれる」などがありました。

これらの機能は非常に便利ですが、事前にある程度の設定が必要です。さらにその設定は自社に合うものでなければならないので、カスタマイズが柔軟にできなければなりません。そのため、自社に合うカスタマイズが本当にできるのか、今までの社内運用と変更なく、スムーズに経費精算ソフトを導入できるのかという点は事前に確認しておきましょう。

ポイントその3:導入時や導入後のサポートが充実しているか

中小企業が経費精算ソフトの導入を決めるときには、サポートがどのくらい手厚いかを必ず確認するようにしましょう。前項で説明しましたが、経費精算ソフトを導入するときにカスタマイズは必須と考えてよいでしょう。

サポートが手厚ければ、導入するときのカスタマイズや、導入支援などをしっかりと行ってもらえます。これにより導入のための時間も削減できますし、その後社内で使っていくうちにでてくる悩みにもきちんと対応してもらえるでしょう。

特に中小企業はもともと人手が少ない中で経費精算ソフト導入という新しい業務を行うことになります。そのため、サポートを手厚く行ってくれるかどうかというのは中小企業にとって非常に重要になります。メールやチャットだけの対応ではなく、電話サポートなどもあるかどうか、それは有償なのか、無償なのかをきちんと契約前に確認しましょう。

「楽楽精算」はサポート内容についてもご満足をいただくことが多い製品です。サポートの充実により導入時や運用についてご満足いただいた企業事例をご紹介します。

まとめ

経費精算ソフトを導入することは中小企業にとってメリットの多いものでした。間接コストの削減や、従業員満足度の向上で、より業績を伸ばすことを目指せます。

また、選定時の基準として、経費精算ソフトの金額感と機能が自社にマッチしているのかどうか、サポートはどのくらい充実しているのか、ということを考える必要がありました。

経費精算ソフトを導入する目的をきちんと把握して、その目的を達成するために過不足ない機能をもっている精算ソフトを選ぶようにしましょう。

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