交通費精算で領収書は提出必須？例外や領収書がない場合の精算方法

交通費精算の際は原則領収書が必要

交通費精算の手続きでは、原則として領収書が必要となります。
そもそも交通費は経費計上が可能で、損金算入できるため法人税の金額に影響を与えます。事業の利益から経費を差し引くことで法人税の金額を抑えられるのです。

法人税を正しく納めるためには、交通費をはじめとした経費を正確に計算することが重要となります。こうした背景から、税務調査で指摘を受けたときに備えて、企業側が従業員に対して領収書の提出を求めるのが一般的です。

また、交通費精算における領収書の提出には、社内不正の防止という意味合いもあります。交通費精算では「適切なルートを利用しているか」「定期区間を除外した運賃で申請しているか」など確認すべきポイントが多くあります。経理部門で領収書に記載された宛名や合計金額などの情報をチェックすることで、不正な交通費の申請を未然に防ぐことができるのです。

ただし、数百円の電車賃など、交通費精算において領収書が必要ないケースもあります。領収書が“不要”なケースや、領収書がない場合の対処法については以降の見出しで詳しく解説していきます。

関連記事：交通費精算でチェックすべき7つのポイント｜確認の負担を減らすには

交通費精算で領収書が不要なケース

交通費精算では原則として領収書が必要ですが、費用が“3万円未満”の“公共交通機関”の交通費であれば、消費税法に基づいて経費精算で領収書を不要とするケースもあります。具体例として、電車代やバス代など少額の交通費が挙げられます。

インボイス制度では、「適格請求書の交付義務が免除される3万円未満の公共交通機関による旅客の運送」に該当する場合に領収書の保存が不要となり、帳簿に記載された情報のみで仕入税額控除が認められます。

ただし、企業によっては3万円未満であっても社内規程で領収書が必須とされるケースもあるので、領収書の必要性に関しては自社のルールを確認することが大切です。

出典：国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

領収書を取得できない場合の対処法

タクシーを降りる際に領収書をもらい忘れてしまった、もらった領収書を紛失してしまった・・・など、事情があって領収書の発行が難しいケースも少なくありません。このようにやむを得ず領収書を取得できなかった場合は、以下の対処法によって適切に交通費精算を行うことが求められます。

方法➀ 領収書の代わりになる書類を利用する

領収書以外の書類を添付して交通費精算を行う方法です。具体的には、「ICカードの利用履歴」「法人クレジットカードの利用明細」のほか、メールで受領した「購入確認書」「予約確認書」などが領収書の代わりになります。その際は、これらの書類で代用して交通費精算が可能か社内規程を確認したり、担当部署へ問い合わせたりする必要があります。

方法➁ 出金伝票を作成する

出金伝票を作成して交通費精算を行う方法です。出金伝票とは取引内容を記録する伝票のことで、会社から現金を直接支出したときに作成します。レシートや明細書のほか、前述した代用の書類を用意するのが難しいなら、出金伝票を使って記録に残しましょう。

その際は取引内容を具体的に記録するために、以下の項目を記入する必要があります。
出金伝票で処理するときの書き方の参考にしてください。

領収書にまつわる交通費精算のお悩みは専用システムで解決！

ここまで、交通費精算で領収書が必要な理由や、領収書が“不要”とされるケース、領収書がない場合の対処法などを解説しました。経理部門では日々の交通費精算業務で以下のお悩みを抱えている担当者が少なくありません。

交通費精算業務に関しては、領収書の提出に関するお悩みや、確認作業に関するお悩みが多くあり、経理担当者のストレスとなっています。これらのお悩みを解消するなら、経費精算システムを導入して申請業務を電子化する対策がおすすめです。数あるシステムの中でもクラウド型経費精算システムの「楽楽精算」には、交通費精算をラクにする便利な機能が充実しています。主なメリットは以下の4つです。

効果➀ 交通系ICカード取込や、内蔵の乗換案内ソフトの利用で申請作業が簡単に

申請者は交通系ICカード取込の機能によって、必要なデータを自動で取込できます。また、システムに乗換案内を内蔵しているので、利用経路の運賃の手入力が不要です。従来よりも簡単に交通費の申請ができるようになります。

効果➁ 交通費申請における手入力の手間やミスを大幅に削減

交通費申請が自動化されると、申請者や経理担当者の負担を減らせます。例えば、事前に従業員の定期区間をシステムに登録しておくことで、申請者は控除金額のミスをなくせます。また、控除済みのデータには分かりやすくアイコン表示されるので、経理担当者はチェックの手間がかかりません。

効果➂ 申請の確認、承認を効率化

社内規程に違反した申請を自動でブロックする機能があるので、経理担当者の確認・承認作業を効率化できます。差し戻しをなくすことで、無駄なやり取りの手間を減らし、経理担当者のストレス低減が期待できます。

効果➃ 電子帳簿保存法へスムーズに対応

電子帳簿保存法に対応したシステムなので、導入するだけでスムーズに法対応を実現できます。領収書をはじめとした書類を電子化して、法に基づいた保存環境を構築できます。今後に法改正が生じた場合も、最新の制度へ準拠した対応が可能です。

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