定期区間の交通費精算に要注意！精算できるかの判断基準とは

支給している定期区間の交通費は精算できる？

社員から提出された経費精算申請の内容をチェックしたとき、通勤定期の区間と同一区間の交通費申請が行われていたとします。この場合、定期区間の交通費は精算できません。経理担当者はルール違反について社員に指摘するとともに、必要に応じて再申請を指示しましょう。

会社が社員に通勤費を支払っている場合、通勤定期区間内の交通費を経費として申請すると、経費の二重請求と見なされます。その理由は、定期区間と重なるルートを移動した際の運賃は支払い済みの通勤定期代に含まれているためです。たとえルートが定期区間と完全に一致していなかったとしても、定期区間の一部を経由して移動した場合、社員が実際に負担するのは定期区間以外の運賃です。

厳密にいうと、定期区間は定期券を使って乗車し、それ以外の区間は切符を使って乗車するといった形で、支払い方法を分けて経費申請するのが望ましいといえます。定期区間以外の運賃のみが経費に該当することを押さえておきましょう。

社員が自腹で購入している定期区間なら交通費精算できる？

場合によっては、自社の通勤手当とは別に社員が個人的な目的から自費で定期券を購入し、プライベートで利用していることもあるでしょう。

業務上必要な移動が発生したときに社員がプライベート用の定期券を利用したケースでは、原則交通費精算が可能です。ただし、交通費申請は合理的（最短かつ最安値）なルートで行うことが一般的です。経理担当者は、こちらのケースでも同様に定期区間と使用ルートを正確に確認しましょう。

なお、社員のプライベートの移動で発生した交通費は経費精算できません。あくまでも取引先の訪問や出張など、業務上の移動が経費精算の対象である点を押さえておきましょう。

通勤定期区間を含む交通費精算でよくある課題

通勤定期区間を含む交通費精算では、以下のような課題を抱えている企業が少なくありません。経理業務の業務効率化でお悩みの担当者の方は、旅費交通費をよりスムーズに処理するための対策を講じましょう。

定期区間の重複確認に手間がかかる

交通費精算では、申請者が提出した書類の内容を一つひとつ確認し、申請されたルートが定期区間と重複していないか調べる必要があります。全社員の交通費に対して確認作業が発生するため、チェックに多くの時間がかかるのが難点です。申請者のミスや不正による二重申請を見抜くには、申請内容を慎重にチェックしなければなりません。社員数が多いほど確認作業が煩雑になりやすく、毎月の経費精算がストレスになっているケースも少なくないでしょう。

重複の申請によって差し戻しが多数発生している

先ほどもお伝えしたように、交通費申請に定期区間が含まれている場合は、申請が差し戻しとなります。このような経費精算のルール違反によって多数の差し戻しが発生すると、承認者や経理担当者の確認作業が二度手間になり、無駄な時間が発生してしまいます。本来であれば一度で済むはずの承認の負担が増え、余計な人件費がかかるのが注意点です。それだけでなく、経費処理が長期化し、決算が遅延するといったデメリットも懸念されるでしょう。

交通費精算で差し戻しが多い場合、根本的な原因としてそもそも社員がルールを理解していないことが挙げられます。社内規定を整備して交通費精算のルールを明確に記載するとともに、社員へ徹底して周知を行い、全社的にルールを把握させることが重要です。

交通費精算で定期区間の重複チェックを効率的に行う方法

ここまで、交通費精算でよくある課題をご紹介しました。多くの企業の経理部門で、交通費精算の確認作業や差し戻しで発生する無駄な手間が課題となっています。そんな定期区間の重複確認を効率化し、ミスや不正による差し戻しを防止するなら、交通費精算システムを導入するのがおすすめです。

システムには交通費精算に特化した機能が搭載されています。具体的には、規定違反を自動でチェックする機能や、最適なルートが即座にわかる乗換案内機能、さらには、定期区間の重複を自動で判定する機能が搭載されたサービスがあります。定期区間の重複確認の手間を削減するのはもちろん、経費精算全体の効率化につながるのが魅力です。

交通費精算の定期区間の確認作業はシステムで自動化しましょう！

ここまで、交通費精算における定期区間の扱いについて、基本から確認しました。社員に定期券を支給している場合は、交通費精算の際に一人ひとりの定期区間を確認し、定期区間の分を除いて実際に負担した金額を計算するのがポイントです。交通費の不正受給を防ぐためにも、承認者や経理担当者は定期区間と最適なルートを確認し、正確な経費精算を行いましょう。このような確認作業や差し戻しの手間を省くなら、業務効率化に役立つ交通費精算システムを導入するのが効果的です。

数あるシステムのなかでも、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」は便利な機能が充実しています。「楽楽精算」には、交通費精算を効率化して申請者・承認者・経理担当者の業務負担を大幅に軽減する便利な機能が搭載されています。ここでは機能の一例として「定期区間の自動控除機能」「交通系ICカード取込機能」「規定違反チェック機能」をご紹介します。

1.定期区間の自動控除機能

事前に社員の定期区間を登録しておくことで、控除金額を自動計算する機能です。承認者や経理担当者が一人ひとりの定期区間と利用ルートを照合する作業が不要となります。不正やミスによる交通費の過払いを防止できます。

2.交通系ICカード取込機能

交通系ICカードを専用アプリにかざすだけで、利用日・経路・運賃といった交通費精算に必要なデータを自動で取込み、そのまま申請に使用できる機能です。さらに、AI入力補助によって過去の精算履歴より訪問先や負担部門などの情報を自動で追記！申請者の手入力作業を極限まで減らします。

3.規定違反チェック機能

事前に設定した社内規定に従って、交通費申請の内容を自動でチェックする機能です。規定に違反する申請は自動でブロックされて警告メッセージが表示されるので、承認者や経理担当者が差し戻しに対応する手間をなくせます。

また、「楽楽精算」は電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したシステムです。交通費申請書・領収書・レシートなどの書類を電子的に保管する場合も、法的なルールに則った環境を整備し、安心してご利用いただけます。

「楽楽精算」の機能一覧や導入メリットの詳細はについて、まずはお気軽にお問い合わせください。

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