交通費精算で発生する横領とは？発覚した際の対応や不正を防ぐ方法
- 交通費精算
業務上必要な移動でかかった交通費は、いったん従業員が立て替えて、後から会社側が払い戻すのが一般的です。このときの交通費精算において、横領や不正受給が発生するリスクがあります。不正を防止するためにはどのような対策を行えばよいのでしょうか。
この記事では、交通費精算における横領の基礎知識や不正の主な手口、発覚した際の対処法についてご紹介します。また、不正を予防するためのポイントも解説するため、ぜひ参考にご覧ください。
この記事の目次
交通費精算における「横領」とは
横領とは刑法上の用語で、他人の財産を不当に取得することを意味します。特に、業務における立場を利用した横領は「業務上横領」と呼ばれます。交通費精算において、業務上横領に該当する主な事例は以下の通りです。
【業務上横領にあたる可能性のある事例】
事例1.
海外出張時に顧客をアテンドすると偽り会社に顧客分の交通費を負担させ、実際には業務とは関係のない相手を連れて行く
事例2.
従業員と経理担当者が結託して架空・水増しした領収書を作成し、提出して交通費精算を行い、経理担当者が従業員からキックバックを受ける
厳密に言うと、業務上横領は役職者や経理担当者本人など、会社の財産を管理する人によって引き起こされる行為です。一般社員が単独で横領を働くことは難しいと言えます。（経理担当者と一般社員が結託し、業務上横領を発生させる可能性は考えられる。）
「横領」とは異なる不正行為ではあるものの、経費精算で交通費を“不正に受給するケース”は一般社員でも比較的よく見られます。
横領ではないものの…交通費精算で発生しやすい不正の手口
一般社員が交通費を不正に受給するケースは実は珍しくありません。以下では、交通費精算で起こりやすい不正の主な種類や、具体的な例をご紹介します。
ケース1 申告と異なる交通手段・経路による精算
交通費精算では、経路や手段の申告が必要です。実際とは異なる内容で申請し、差分を着服するケースが該当します。
【具体例】
出張の際、事前に特急券＋指定席の移動を申請していた。実際は格安の夜行バスを利用して差額を不正に受け取った。
ケース2 申告と異なる住所からの通勤
給与と一緒に支給される通勤費は、原則として自宅住所のある最寄り駅から、会社の最寄りまでの往復料金が支給されます。申告していた場所よりも会社に近い家に引っ越したものの、それを申し出ずに放置し、従来通りの通勤費を得ることで差分を着服するケースです。
【具体例】
入社時には実家から通勤し、往復1,100円の通勤手当を受け取っていた。1年後に会社近くへ引っ越し、徒歩通勤していたものの、引っ越したことを会社側へ申告しなかった。結果、1日あたり1,100円を着服していた。
ケース3 重複した交通費の精算
交通費精算では、定期区間の運賃を控除して払い戻すのが基本です。申請の際に定期区間分を控除せず、通勤費と業務上の交通費を二重取りするケースです。
【具体例】
取引先へ訪問する際のルートが通勤経路と重なっており、定期券を使って移動した。定期区間を考慮せずに会社から取引先までの往復交通費を申請し、二重で費用を受け取った。
なお、不正使用の意図がなくルールを知らずに誤って申請した場合や、経理業務で確認ミスが発生した場合も、不正受給に該当するため注意が必要です。
交通費精算で横領が発覚した場合の対処法は？
横領や不正受給の疑いがある場合、いきなり本人を問い詰めるのは避けたほうがよいでしょう。はっきりとした証拠がないまま不正と決めつけてしまうと、トラブルの原因になるおそれがあるためです。社内を調査して証拠を集めた上で、本人に事情を確認するのが望ましいと言えます。
不正が確定した場合、不正受給した交通費を返還させることが可能です。また、場合によっては従業員の懲戒解雇など、重い処分を検討することもあるでしょう。
判断は慎重に行わなければなりません。なかには交通費の不正受給で解雇された従業員が訴訟を起こし、最終的に不当解雇であるとみなされ、企業側が敗訴した判例も見られます。状況に応じて適切な対処方法は異なるため、顧問弁護士へ相談しましょう。
交通費精算で不正や横領が起きる要因と対処法
交通費精算の不正や横領が起こってしまう前に、未然に防ぐための防止策を講じることも大切です。不正行為が起こる主な原因を知り、対処法を確かめておきましょう。
交通費精算のルールが周知されていない
従業員が交通費精算のルールを把握していないと、過失による不正受給が起こってしまうことがあります。申請関連の規則が曖昧な場合も、不正や横領につながることがあるため注意が必要です。
対処法
交通費や通勤費に関する社内規定を改めて確認し、規則を整備することが重要です。領収書の提出を必須にするなど、不正が起こりにくいルールを設けるとよいでしょう。
また、ルールを周知徹底するために従業員教育を実施し、意識改革に取り組むことも大切です。不正や横領になり得る事例やそのリスクを理解させましょう。不正が起こった際の罰則や、実際の裁判例などを伝えるのがおすすめです。
交通費精算の社内ルールの策定については、以下の関連記事で解説しています。今後、規定を決めるにあたり、ぜひ参考にしてみてください。
>> 交通費精算の社内ルールのポイントは？規定の重要性や必要項目を解説
経理や承認者の確認が不足している
交通費精算で正確な金額を支払うためには、交通費を使用した目的が妥当であるか、社内規定に違反していないかなど、さまざまな情報を確認する必要があります。チェック不足によって、不正受給が起こってしまう可能性があるため注意しましょう。
対処法
交通費精算の承認フローを改善することで、不正受給を未然に防ぎやすくなります。申請内容の一つひとつを精査し、不正を検知できるようなオペレーションを構築することが重要です。ダブルチェックを導入してチェック体制を強化するのも不正対策に有効となります。ただし、チェックする件数が多いほど手間もかかってしまう点を考慮しておきましょう。
規則を整備し、承認までのオペレーションを改善しても、完全にミスを予防するのは難しいと言えます。特に手作業で申請処理を行い、目視でチェックしている場合は、申請書の抜け漏れや規定違反などを見落としてしまいやすいです。
そこでおすすめなのが、交通費精算システムの導入です。システムで申請や確認作業を自動化できれば、人的ミスの防止につなげられます。
交通費精算システムを導入すれば、申請者は簡単かつ正確に交通費を申請できるようになり、手続きにかかる手間を減らせます。承認者や経理部門の担当者はチェックを効率化できる上、ミスを防ぎやすくなる点がメリットです。便利なシステムを活用して交通費精算のフローを改善しましょう。
交通費精算の不正や横領防止には「楽楽精算」がおすすめ！
交通費精算の横領や不正に関する具体的な事例や、発覚した場合の対応、起こってしまう要因や対処方法をお伝えしました。従業員による交通費の不正な受け取りは、ルールが十分に周知されていない場合にも起こり得ます。交通費精算に関連する規則を整備して周知しましょう。
さらに、交通費申請のチェック体制が整っていないとミスが起こりやすくなり、結果として不正を引き起こしてしまうことがあります。そんなときは交通費精算システムを導入し、承認フロー改善やチェック体制強化を図る対策が効果的です。
システム導入を検討中の場合は、ぜひ経費精算システムの「楽楽精算」をご利用ください。「楽楽精算」には、交通費精算における不正防止に役立つ機能が備わっています。例えば、従業員の交通系ICカードから経路の履歴を読み取れる機能や定期区間の自動控除機能などがあります。また、社内規定に合わせて柔軟に設定を変更でき、規定違反になる申請はチェック機能により自動で防げます。不備による差し戻しを減らせるため、経理担当者の負担軽減にもつながるでしょう。
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