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交通費精算の社内ルールのポイントは?
規定の重要性や必要項目を解説

交通費精算の社内ルールのポイントは?規定の重要性や必要項目を解説
更新日:2024/5/14
  • 交通費精算

交通費精算のルールは、会社が独自に定めるものです。

社内では適切なルールが設けられ、また従業員にルールが共有されているか、確認してみましょう。ルールがあいまいな場合、手続きや管理の負担が増え、経理部門の担当者や申請者の業務に支障をきたすおそれがあります。

この記事では、交通費精算のルールに関する基礎知識を解説します。交通費精算のルールとして記載すべき項目や、ルール設定の注意点などの役立つ情報をお伝えするため、ぜひ参考にお読みください。

交通費精算にルールが必要な理由

初めに、交通費精算のルールが必須とされる理由を解説します。社内規定があいまいな場合、精算処理での人的ミスが懸念されるほか、交通費の不正受給にもつながりかねません。スムーズな手続きで申請側・承認側ともに負担を軽減するためにも、体制を整備しましょう。

経費の無駄や不正を予防できる

交通費精算のルールには、自社の交通費を正確に把握する目的があります。経費管理を徹底することで、経費の無駄や不正請求を発見しやすくなるでしょう。

申請者・承認者の手間を減らせる

交通費精算のルールを明確化すれば、申請・承認のミスが低減されます。また、承認者側に判断のストレスがなくなり、経理業務の効率化が期待できます。

トラブルを避けられる

ルールに基づいた交通費精算によって、全社員の申請を公平に扱えます。申請者ごとに承認される範囲に差異があると、トラブルにも発展しかねません。また、正確な交通費精算ができていない場合、追徴課税を受けるリスクがある点にも注意が必要です。

節税につながる

企業が支払う税金は、収益から経費を差し引いて計算した「事業所得」に対して課されます。そのため、交通費を含む経費を適切に計上することが、節税対策につながるのです。ルールに従って、税法上正確な交通費精算を行いましょう。

交通費精算のルールの記載項目

自社の交通費精算のルール作成時は、具体的にどのような項目を設定すれば良いのでしょうか。続いて、交通費精算のルールに記載すべき項目を解説します。

交通費精算のルールは会社ごとに異なるものの、一般的には精算業務に不可欠な以下の項目を記載するケースが多いです。

【記載項目の例】

  • 申請方法と流れ
  • 交通費として認められる基準や金額
  • 申請期限
  • 領収書がない場合の対応
  • 禁止事項

それぞれの項目の概要を確認してみましょう。

申請方法と流れ

交通費申請の手続き方法や、承認フローなどを設定します。提出する書類の書き方や、差し戻しがあった場合の対応、支払い方法などを詳しく明記しておきましょう。

交通費として認められる基準や金額

交通費を支給する際の条件を設定します。対象となる交通手段のほか、交通ルートを定めておくことで確認時に判断がしやすくなり、不正対策につながります。場合によっては、日月単位で上限金額を決めても良いでしょう。

申請期限

申請者が交通費の申請を行う期日を設定します。申請遅れは経理部門の業務に支障をきたすため、期限内の申請を徹底させる必要があります。その際、1か月以内を期限とするケースが一般的です。

領収書がない場合の対応

税法上、交通費精算は領収書がない場合でも対応可能です。ただし、不正防止の観点から申請手続きで領収書の添付を必須とする企業が多い傾向にあります。一定以上の高額なケースでは領収書なしでの精算を不可とするなど、あらかじめ社内ルールを設定しておくと良いでしょう。

禁止事項

交通費精算の手続きにおいて禁止すべき事項を設定します。具体的には、不正の温床を作らないために「自己決裁を禁止する」といったルールを設けると良いでしょう。申請者と決裁者を必ず分ける仕組みによって、不正受給を防止することが大切です。

交通費精算のルールを作るときのポイント

最後に、交通費精算のルール作りで押さえておきたいポイントをお伝えします。効率的に経費申請ができるよう意識しながら、申請内容や精算方法の条件を定めると良いでしょう。

移動手段別にルールを作る

業務では公共交通機関や自家用車・社用車など、目的地までさまざまな移動手段を利用する可能性があります。その際、電車代・バス代・新幹線代・飛行機代・タクシー代といった移動手段ごとの運賃の特徴に合わせて、詳細なルールを設けておくと良いでしょう。

【電車・バスのルールの例】

  • 最短・最安経路で申請する
  • 定期区間は除外する

【新幹線・飛行機のルールの例】

  • 申請時に領収書を添付する
  • マイルを使用していない金額で申請する

【タクシーのルールの例】

  • 申請時に領収書を添付する
  • 業務上で必要な場合のみ利用可

【自家用・社用車のルールの例】

  • ガソリン代や駐車場代の申請時は領収書を添付する
  • 高速道路はETCを使用し、会社の法人カードを利用する

承認のフローを明確に決める

交通費精算の承認フローは、「社員が申請する→上長が承認する→経理担当者がチェックする」という流れが一般的です。申請・承認の過程におけるミスや不正を防止するためにも、交通費精算のルールでは申請フローを明確にしておきましょう。

例外を禁止する

交通費精算で例外が発生すると、間違いやトラブルの元になります。また、頻繁に例外に対処すると業務効率が低下しがちです。そのため、交通費精算のルールでは例外を認めない方針とし、ルールに従った申請を義務付けると良いでしょう。

交通費精算のルールを正しく運用するならシステム活用がおすすめ!

ここまで、交通費精算のルールに関する基礎知識をお伝えしました。交通費精算のルールには、正確な申請により経費の無駄や不正を防止する意味合いがあります。特に、申請件数が多い場合は、業務効率にも影響を与える部分です。ご紹介した情報を元に、社内のルールを設定しましょう。

なお、交通費精算のルールを定めた後は、決まりに従って正しく運用しなければなりません。正確な運用には手間がかかるので、面倒なチェック作業でお悩みの担当者の方も多いのではないでしょうか。たとえば、「電車賃の申請では定期区間を外しているか?」など細かくチェックする手間が多く、承認者の負担が課題となっているケースも少なくありません。そのようなお悩みは、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」を活用すると解決できる可能性があります。

「楽楽精算」には、自社の交通費精算のルールに合わせて申請内容をシステム上で自動チェックできる便利な機能が搭載されています。

交通費精算に役立つ機能

便利機能1:交通系ICカード取込

交通系ICカード取込機能とは、交通系ICカードから自動で利用日や経路、運賃といったデータを取り込み、申請をラクにする機能です。AI入力補助によって過去の精算履歴から訪問先や負担部門などの情報を自動で追記するため、申請者はほとんど手入力作業なく申請ができます。承認者側は利用履歴をもとに申請されたことがわかるため、チェックもラクになります。

便利機能2:乗換案内ソフト内蔵

利用経路を検索&選択するだけで、経路と運賃を自動で交通費申請に反映できる機能です。申請内容に応じて「早」「安」「楽」のアイコンが表示されるため、適正ルートで申請されているかの確認作業も簡単に行えます。

便利機能3:定期区間の自動控除

申請者1人ひとりの定期区間を登録しておくことで、定期区間分の交通費が常に自動で控除される機能です。申請者は定期区間の経路と金額を省く手間が削減できます。また、チェックする経理担当者としても自動控除されるためチェック工数が削減されるだけでなく、不正申請を防止し、内部統制の強化にもつながります。

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