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車通勤した場合の交通費の計算式は?
支給額の算出方法や気になる疑問

車通勤した場合の交通費の計算式は?支給額の算出方法や気になる疑問
更新日:2024/5/31
  • 交通費精算

従業員が車通勤している場合、交通費はどのように計算すればよいのでしょうか。多くの企業では、従業員が自宅から勤務先まで通勤する際にかかる費用を「通勤手当」として支給しています。ただし、通勤手当の支給は法律で義務づけられているわけではありません。通勤手当は会社の福利厚生の一種であり、どのような交通手段に対して支給するかは、会社側が決めることになっています。この記事では、車通勤の交通費の計算式をはじめとした経費精算の基礎知識をお伝えするので、ぜひ参考にしてみてください。

車通勤は交通費支給の対象?

会社が車通勤を認めている場合、車通勤は交通費支給の対象となります。その際、通勤にかかったガソリン代は、電車やバスなどの公共交通機関を利用する場合と同様に、通勤手当として支払うのが一般的です。ただし、会社の就業規則や賃金規定で定められた手当制度によって負担割合や上限額が異なり、「通勤費を全額支給する」「通勤費の一部を支払う」「毎月一定額を一律支給する」など支給方法に複数のパターンがあります。

車通勤の経費精算を基本からおさらいしたい方には、以下の関連記事がおすすめです。本記事と併せて、交通費精算の基礎知識を一から確認してみましょう。

>> 車通勤の場合、交通費精算はどうやってすればいいでしょうか?

車通勤する場合の交通費の計算式

ここでは、車通勤する従業員に支給する交通費の計算式をご紹介します。複数のケースを解説するため、自社の規定に該当する方法で計算しましょう。

例1 ガソリン単価と燃費で計算する方法

【計算式】

自宅から会社までの往復距離×出勤日数×ガソリン単価(円/1L)÷燃費

ガソリン単価と車の燃費で計算する方法です。往復距離・勤務日数・ガソリン単価を掛けて燃費で割り、使用したガソリンの量を明確にするので、ガソリンの値動きや社員が使用する車種によって金額が変わります。そのため、比較的厳密に計算できる方法だといえるでしょう。

【計算例】

  • 往復距離:30km
  • 出勤日数:20日
  • ガソリン単価:160円/1L
  • 燃費:20km/1L

30(km)×20(日)×160(円/1L)÷20(km/1L)=4800(円)

例2 距離単価によって計算する方法

【計算式】

自宅から会社までの往復距離×距離単価×出勤日数

あらかじめ会社が設定した距離単価を使って計算する方法です。往復距離・距離単価・勤務日数を掛けて算出します。所得税法では距離を基準として課税の限度額が定められているので、非課税金額を計算しやすく、経理部門の給与計算業務の負担を抑えやすいのがメリットです。

【計算例】

  • 往復距離:30km
  • 距離単価:10円/1km
  • 出勤日数:20日

30(km)×10(円/1km)×20(日)=6000(円)

車通勤の交通費に関する気になる疑問

車通勤の交通費に関するよくある疑問と、その回答をご紹介します。経費精算で気になるポイントを解消しましょう。

車通勤による交通費は所得税非課税?

マイカーを使用する社員の交通費は、1か月あたりの限度額の範囲内であれば所得税が非課税となります。その際、片道の通勤距離に応じて限度額が定められているのが注意点です。非課税対象となる条件について詳しくは国税庁のページでご確認ください。

【マイカー通勤で非課税となる1か月の限度額】

片道の通勤距離 1か月あたりの限度額
2キロメートル未満 (全額非課税)
2キロメートル以上10キロメートル未満 4,200円
10キロメートル以上15キロメートル未満 7,100円
15キロメートル以上25キロメートル未満 12,900円
25キロメートル以上35キロメートル未満 18,700円
35キロメートル以上45キロメートル未満 24,400円
45キロメートル以上55キロメートル未満 28,000円
55キロメートル以上 31,600円

【出典】

>> 「No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当」(国税庁)

社用車の場合の精算方法は?

通勤手段が社用車の場合は、経費計上する際に「通勤手当」ではなく「経費」の扱いになるのが一般的です。社用車は仕事に関わる車移動を前提としているため、マイカーとは精算方法が異なる点を押さえておきましょう。社用車の精算はガソリン代の領収書に基づいて判断するので、従業員に領収書を発行させることが重要です。

ガソリン代の経費精算についてさらに詳しく確認したい方は、以下の関連記事をご覧ください。自家用車と社用車の違いにも触れながら解説しています。

>> ガソリン代を交通費精算する場合の計算方法|自家用車と社用車の違い

車通勤の交通費精算でよくある悩み

ここまで、車通勤の交通費精算について解説しました。経費精算を担当する経理部門には、社内の経理処理にまつわるお悩みが多くあるでしょう。以下のお悩みを抱えているなら、業務効率化を検討してはいかがでしょうか。

悩み1 申請のチェックが手間

マイカー通勤では片道の通勤距離に応じた非課税限度額が規定されているので、経理部門での確認作業に多くの手間がかかります。支給対象の従業員ごとに限度額を管理しなければならないため、人数が多い場合は毎月の経理処理が煩雑になるのがデメリットです。

悩み2 実費精算の証憑管理

社用車のガソリン代のように実費支給する場合の経費精算では、領収書などの証憑書類が必要です。証憑書類は法律で保存が義務づけられており、法人の場合は原則として7年間にわたり保管しなければなりません。証憑を適切に管理する手間がかかります。

悩み3 手入力のため申請ミスが多い

手入力で交通費精算を行っているケースでは申請ミスが多くなりがちです。差し戻しが大量に発生すると、無駄な手間がかかってしまいます。手続きを何度もやり直すことで、申請者・承認者ともに負担がかかるのが難点です。

お悩みの解決には経費精算システムの活用がおすすめ!

車通勤の経費精算では多くの手間がかかるからこそ、専用のシステムを導入して経理部門の業務を効率化すると良いでしょう。そこでおすすめなのが、経理業務をラクにする機能が搭載されたクラウド型経費精算システム「楽楽精算」です。具体的には以下のような機能があります。

規定違反チェック機能

事前に設定した経費精算ルールに従って、従業員の申請内容を自動でチェックします。ルールは柔軟に設定できるため、自社独自のルールを設けている企業や、厳密な規定運用を行いたい企業にも適しています。差し戻しの手間を削減し、人的ミスを防止できるのが大きなメリットです。

領収書読取り機能

タクシー利用やマイカー通勤のガソリン代に対応した、領収書読み取り機能が搭載されています。専用アプリから領収書を撮影するだけで、金額・取引先・受領日などのデータを自動で登録することが可能です。記入ミスの削減を実現できます。

電子帳簿保存法対応機能

電子帳簿保存法対応に対応したシステムなので、経費精算のペーパーレス化を実現できます。システムに領収書のデータを取り込めば、原本を紙で保管する必要がありません。面倒なファイリングの作業をなくし、さらにはデータの検索がスムーズになります。

車通勤の交通費精算はパターンに応じた計算式で対応しましょう!

ここまで、車通勤の交通費精算について解説しました。マイカー通勤の場合、「ガソリン単価と燃費を用いた計算式」または「距離単価を用いた計算式」で交通費を精算するのが一般的です。支給方法や計算方法は会社によって異なるので、改めて自社のルールを見直してみましょう。このように従業員一人ひとりの交通費を精算するには多くの手間がかかります。経理部門の業務を効率化し、人的ミスや不正を防止するなら、専用のシステムを活用すると安心です。クラウド型経費精算システム「楽楽精算」の機能を使うと、規定違反を自動でチェックしたり、経費精算をペーパーレス化したりできます。

「楽楽精算」の詳しい資料やお問い合わせは、以下のページから承ります。交通費精算をラクにするシステムを導入するなら、まずはお気軽にお申し込みください。

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