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ガソリン代を交通費精算する場合の計算方法|自家用車と社用車の違い

ガソリン代を交通費精算する場合の計算方法|自家用車と社用車の違い

交通費精算

2022/2/3

電車代やバス代であればシンプルな交通費精算ですが、車のガソリン代というとそう簡単にはいきません。ガソリンの価格が変動したり、車や走り方によって燃費が変わるため、同じ場所に向かってもかかるガソリン代が変化するためです。

この記事ではガソリン代を交通費精算する際の注意点、計算方法などについて解説しています。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

業務のためのガソリン代は交通費精算できる

原則として、社用車や自家用車に限らず、会社の出張や仕事の打ち合わせなどで取引先に向かうために車移動が必要であると許可、指示されていれば、移動にかかったガソリン代を交通費精算することができます。

このように、業務において使用した車のガソリン代については基本的に交通費精算をすることが可能です。

通勤のためのガソリン代は交通費精算できない場合も

業務として移動した場合と同様に、通勤のために使用したガソリン代についても会社が交通費として支給することは可能です。ただし、これはあくまで可能というだけであって義務ではありません。そのため、支給するかどうかは会社の交通費規定に準ずることとなります。

しかし、通勤に使用したガソリン代を精算してくれる会社は多いため、交通費規定をしっかりと確認しましょう。

非課税限度額がガソリン代の通勤手当の上限となることも

通勤手当としてガソリン代を支給する場合、多くの会社ではその上限金額が設定されています。

1ヶ月あたり、1万円や2万円などのキリの良い数字で設定している会社もありますが、国税庁が定めている通勤手当の非課税限度額を通勤手当の上限としている会社も多いです。

この非課税限度額は家から会社までの距離(km)に応じて変動し、以下のようなテーブルになっています。該当する箇所を確認しておきましょう。

通勤距離が片道55キロメートル以上である場合 31,600円
通勤距離が片道45キロメートル以上55キロメートル未満である場合 28,000円
通勤距離が片道35キロメートル以上45キロメートル未満である場合 24,400円
通勤距離が片道25キロメートル以上35キロメートル未満である場合 18,700円
通勤距離が片道15キロメートル以上25キロメートル未満である場合 12,900円
通勤距離が片道10キロメートル以上15キロメートル未満である場合 7,100円
通勤距離が片道2キロメートル以上10キロメートル未満である場合 4,200円
通勤距離が片道2キロメートル未満である場合 (全額課税)

ガソリン代を交通費精算する際の計算方法

それでは、ガソリン代を交通費精算する際の計算方法について解説します。

ここでは、業務内で使用したガソリン代を精算する場合の計算方法を解説します。
通勤のためのガソリン代についても社内規定が存在する場合にも、基本的には同じ計算方法で精算する場合が多いです。

また、移動に使用した車が社用車なのか、自家用車なのかによって計算方法が異なる場合が多いので注意しましょう。

社用車の場合は全額経費として交通費精算する

社用車の場合は、基本的に移動の全てが業務のためだと想定されます。そのため、基本的にはガソリン代全額を経費として精算することになります。

ガソリンを入れたときには、その領収書またはレシートを提出し、かかった費用の全額を交通費精算してもらいましょう。

自家用車の場合は走行距離で精算することが多い

通勤のため、もしくは業務のために自家用車を使用した場合について解説します。

この場合は全額を経費として精算することはできません。これは、プライベートで使用している分まで交通費精算してしまう恐れがあるからです。

そこで自家用車の場合は、仕事での走行距離に応じて支給することが多いです。
例えば出張でA地点まで〇〇km走った…などという場合には、走った距離に、あらかじめ設定しておいた1kmあたり□□円という金額をかけて精算する、ということです。

例として、あらかじめ1kmあたりのガソリン代を15円と設定しておけば、80kmを業務で走行した場合には、80*15 = 1200(円)と算出することが可能です。

車によって燃費が異なったり、ガソリン代が日々変動するので、あらかじめ1kmあたりの金額を設定しておかれていることが多いです。

1kmあたりのガソリン代については、基本的には、現在のガソリン代の平均単価と、一般的な乗用車の平均燃費などをもとに設定されているため、確認してみましょう。

まとめ

ガソリン代を交通費精算する場合、社用車なら問題ないことがほとんどですが、自家用車の場合はプライベートなものが混ざっていないかどうかのチェックが重要です。

自家用車のガソリン代を距離に応じて計算する場合などは複雑な計算になりやすく、ミスが起こりやすい部分でもありますので、しっかりと注意しましょう。

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