バス代は領収書なしで経費精算できる？領収書をもらえる場所や注意点

業務でバスを利用した場合は領収書なしで経費精算できる？

3万円未満の少額のバス代は、基本的には領収書がなくても経費精算が可能です。国税庁のWEBサイトには、以下のように記載されています。

出典：国税庁「No.6496　仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

3万円未満の公共交通機関による運賃は、乗車日・乗車区間・金額などの情報を出金伝票に残すことで、経費精算が可能ということです。

ただし、会社の規定によっては領収書の提出が必須となるケースがある点に注意してください。具体的には、従業員が業務で高速バスを利用したケースのように、3万円未満であっても高額なバス代は領収書の提出が必須となることがあります。必要に応じて領収書を取得するよう申請者へ周知しましょう。

なお、バス代をICカードで支払った場合は、領収書の代わりにICカードの利用履歴を提出することで経費精算が可能となります。申請者がいちいちバスで領収書を取得する手間をなくせるため、ICカードを活用した経費精算を検討するのもおすすめです。

バスを利用した際に領収書をもらう方法

前述した通り、会社の規定によっては経費精算にバス代の領収書が必要となることもあります。高速バスの例のほかにも、厳格な予算管理のために少額の経費にも客観的な証拠として領収書の提出を義務づける企業もあるでしょう。

もしも経費精算でバス代の領収書が必要な場合は、以下の方法で発行することが可能です。ここではバスでの領収書の発行方法を解説します。

路線バスの場合

路線バスの場合、領収書の発行方法はバス会社によって異なります。具体的には「乗車時に運転手に依頼して発行してもらう方法」「後日バス会社から郵送で発行してもらう方法」「バス会社の営業所で発行してもらう方法」などがあります。そのため、領収書が必要な場合はあらかじめバス会社のWEBサイトで情報を確認しておくとともに、必要に応じて問い合わせをすると確実です。

高速バスの場合

高速バスの場合、一般的に切符売り場の窓口で乗車券を購入するタイミングで領収書を発行してもらえます。また、窓口のないバス停から乗る場合でも、車内で運転手や乗務員に依頼して発行できる場合があります。このほかに、インターネットで乗車券を購入する場合は、WEBサイトの予約画面上で領収書を発行できるケースが一般的です。領収書の発行方法がわからないときは、利用するバス会社に問い合わせて確認するとよいでしょう。

貸切バスの場合

貸切バスの場合、利用する旅行会社またはバス会社に依頼すれば、領収書を発行できます。旅行会社やバス会社へ利用の申し込みを行うタイミングで、領収書発行を依頼しておきましょう。

領収書なしでバス代の経費精算をするときの注意点

少額のバス代は領収書なしで経費精算をするケースが多いものの、その際は正確に手続きを行うための注意点があります。経理担当者の方は、以下のポイントを押さえておきましょう。

日付、区間、金額などは詳細に記録する

たとえ領収書なしでバス代を経費精算する場合でも、「日付・区間・金額」などの必要な情報を記録しておく必要があります。そのため、経費申請の際は以下の情報を必ず記入させましょう。

【経費申請に必要な情報の例】

• 乗車日
• 乗車区間（経路）
• 金額
• 利用した交通機関名

経理担当者は、申請者が記入した上記の情報に基づいて、「業務でバスを利用する必要性があるか」「合理的な経路を利用しているか」を確認します。

ICカードによる精算の場合は業務とプライベートを明確にする

申請者がICカードでバス代の支払いをした場合は、ICカードの利用履歴を利用することで経費精算が可能です。ただし、利用履歴に業務での利用とプライベートでの利用が混在している場合は、申請時に業務利用とプライベート利用が判別しづらくなってしまう点に留意しましょう。

可能であれば、ICカードは業務用とプライベート用で分けることが望ましいといえます。従業員にICカードを貸与し、業務上発生した支払いには貸与したICカードを利用させる運用にすると、正確かつ効率的に経費精算がしやすくなります。

一方、どうしてもICカードを分けることが難しい場合は、業務とプライベートの利用を正確に区別するための工夫が必要です。例えば「ICカードを利用する申請者がこまめにメモを取る」「業務でバスを利用する都度、こまめに申請を行う」といった対策が考えられます。意図せずプライベートで利用した料金を精算するといった経費の不正申請が発生しないよう、申請者・承認者・経理担当者それぞれが注意しておきましょう。

交通系ICカードをはじめとした、電子マネーを利用した経費精算について、詳しくは以下の関連記事で解説しています。ICカードで決済したバス代を経費精算する際は、併せて以下の関連記事も参考にしてみてください。

関連記事：電子マネーで払ったものは経費精算できる？経理処理のポイントや注意点

バス代の経費精算にはICカードを使うのが便利

ここまで、バス代の交通費精算の方法について解説しました。バス代は領収書がない場合でも経費精算が可能です。ただし、会社の規定によっては領収書の提出が必須となるため、申請者にルールを徹底させる必要があるでしょう。

バス代の経費精算を効率化するなら、ICカードを活用するのがおすすめです。ICカードで費用を支払えば自動で利用履歴が残るため、申請者が乗車する度にバス車内で領収書を取得する手間をなくせます。さらに、ICカードと連携できる経費精算システムを導入すれば、データを自動でシステムに取り込むことで、手入力の手間とミスをなくすことが可能です。バス代の経費精算を自動化するなら、ICカードとの連携に対応したクラウド型経費精算システム「楽楽精算」をおすすめします。「楽楽精算」には申請者・承認者・経理担当者がラクになる便利な機能が搭載されています。

「楽楽精算」の便利機能1：交通系ICカード取込機能

申請者はスマートフォンの専用アプリにICカードをかざすだけで、申請に必要なデータを自動で取り込めるので、手入力の手間をなくせます。また、自動取込でミスや不正のリスクが低減されるため、承認者・経理担当者の確認作業がラクになります。

「楽楽精算」の便利機能2：乗換案内ソフト内蔵

「楽楽精算」は、ジョルダン社の「乗換案内」を内蔵しているので、申請者がシステム上で利用経路を選択するだけで、運賃が申請内容に自動反映されます。承認者・経理担当者は「乗換案内」を参照して適正ルートの経路・運賃を検索する手間をなくせます。

「楽楽精算」の便利機能3：規定違反チェック機能

事前に設定した社内規定に違反する申請内容を自動でブロックできます。内容に不備のある申請を未然に防ぐことで、承認者・経理担当者は差し戻しによる無駄なやり取りをなくすことが可能です。

「楽楽精算」には、このほかにも経費精算がラクになる便利な機能が豊富に搭載されています。少しでもご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。