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旅費出張精算において、急行料金や特急料金を精算する際には予めどのような規定が必要でしょうか?

旅費出張費精算

2017/1/24

従業員が遠方に出張などで出向く際の旅費出張費について気になることがあります。例えば、急行や特急電車、グリーン車などがある路線のケースでは、通常料金とは別にこれらの料金についても旅費出張精算をして問題ないのでしょうか。それとも何か別の基準が必要でしょうか。

別途、「旅費規定」で旅費出張精算の基準として定める

特急料金に限らず、新幹線の指定席やグリーン車などの料金については、社内でもその運用を予め次のように決めておく必要があります。

1:特急料金について
特急料金は距離を基準にして定めると良いでしょう。例えば、片道50kmを超える場合は特急料金を支給する、といった感じです。

2:指定席やグリーン車について
これらの料金については、一般社員がやたらに使用すると旅費出張費がとても高額になってしまいます。そこで旅費出張規定で役員クラスなどの一定以上の役職者についてのみ使用を認めるなどの規定を定めておくと良いでしょう。

旅費規定がないと、課税される場合もある

なお、旅費規定がない状態で高額な旅費出張精算をすると、課税される可能性があるため注意が必要です。通常出張費用などについては従業員に支給しても非課税ですが、通常の限度を超えるような高額な出張費用については、旅費規定に則って支給していない場合、給与所得として課税される場合があります。ですので、旅費出張精算をする場合は、予め旅費規定を定めておくことをお勧めします。

まとめ

旅費出張費については、通常の交通費よりも高額になると同時に、料金に応じて様々な選択肢が出てくるため、適切に支出するためにも、旅費規定を定めてくれぐれも給与所得として課税されないよう注意しましょう。

また、これら旅費出張精算をスムーズに行なうためには、クラウドの旅費出張精算システムを導入するとより効率的です。
旅費出張精算システム「楽楽精算」では、社員の旅費出張申請や精算の際に、旅費規定に沿わない内容が入力された際は、アラートを出し修正を促す「規定違反チェック機能」が搭載されています。経理担当者のチェックの負担をなくし、内部統制に貢献します。

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