地方に出張した際に支出した経費を精算したいのですが、出張費申請において現地で支払った費用のうち、どこまでの費用が経費として認められますか？

出張の際にかかる主な4つの経費

出張の際に支払う費用については、主に次の4つのいずれかに分類されます。

・交通費
・宿泊費
・食事代
・日当

これらのうち、何をどこまで支給するのかについては、会社の出張旅費規定に準ずることとなります。そのため出張が多い会社の場合は、必ず出張旅費規定を作成して周知しておく必要あがります。

一般的には、交通費や宿泊費用は実費を領収書で精算するケースが多く、食事代については日当に含めて支給するケースがあります。

食事代を支給した方が、出張費の精算が楽になるケースも

最近では出張の際の予約にインターネットを利用するケースが多いと思います。この際のプランには、ビジネスホテルでも一般の旅行者向けのプランも数多くあり、食事付きでも安くなっているプランもよくあります。

もしも食事代を支給しないという規定の場合、宿泊先に領収書を分けてもらったり、わざわざ食事無しのプランで予約する必要性が出てきてしまいます。特に朝食代については、支給する内容の社内規定にする方が、精算上は楽になるでしょう。

まとめ

出張先での支出に対する精算は、出張旅費規定に則って行ないます。反対にこの規定がないにも関わらず、適当なさじ加減で精算をしていると、税務調査で指摘を受ける可能性が高いため注意しましょう。

また、これら経費精算をスムーズに行うためには、経費精算システムを導入するとより効率的です。是非検討してみましょう。