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社員から前もって旅費精算の申請があったのですが、前払いしても問題ないのでしょうか?

旅費出張費精算

2016/8/3

この度出張に行く予定の社員から、旅費が高額になるからとのことで、予め前払いしてもらえないかと申請がありました。
旅費の前払いは問題ないのでしょうか?

仮払いで対処するようにしましょう

旅費が高額になる場合は、社員が全て立替えて支払うことが難しい場合もあります。そのような場合は、先に会社から社員に一定の現金を渡して、出張から戻り次第精算するという方法があります。

これを仮払金と言います。

社員に出金伝票を書いてもらい、それに応じて一定の現金を渡すという流れになります。
但し、それなりの金額になるはずですので、仮払金を渡す際には、必ず本人の上長の承認があるのかどうか、書面で確認するよう徹底しましょう。

総務や経理で直接手配するという方法もあり

あまり高額な仮払金を渡すのは、会社にも渡された社員にもリスクを伴います。そのため、この処理を避けるためには、高額な旅費については、総務や経理が社員に代わって手配をして、直接会社がそれらの費用を支払うと非常にスムーズです。

まとめ

旅費の精算方法は会社によって異なるため、まずは社内の出張旅費規程を良く確認し、どのような場合にどのように対処すべきか把握しておくようにしましょう。

また、これら経費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。是非検討してみましょう。

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