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旅費精算の事前手続きを行なうにあたり、提出を求めるべき必要書類を教えてください

旅費出張費精算

2017/1/20

私の会社では交通費や出張旅費の精算については、事後精算を原則としています。けれども、国内の遠方への出張や海外出張などでは、比較的費用がかさむため、従業員から事前に手続きをして実費をもらえないかとの要望が出ています。その場合、従業員からどのような書類を提出してもらえば良いのでしょうか。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

事前手続きは「仮払い」にて行ないます

出張旅費のように、比較的費用が多額になるようなケースでは、それを一時的にせよ従業員に立て替えさせることが負担になることがあります。そのような場合は、出張する前に「仮払金」として予め一定額の現金を従業員に渡して、後日領収書を提出させて精算する方法が有効です。

また、従業員がクレジットカードで支払うことが可能な場合は、後日領収書とクレジットカードの利用明細を提出させて精算する方法もあります。海外出張の場合は、このような方法の方が簡単でしょう。

出張旅費の仮払金を受け渡す際に提出させるべき必要書類

出張旅費を仮払金で支出する際には、最低限次の書類を予め提出させましょう。
・出張命令書
(出張伺いの場合もありますが、必ず正規に認められた出張であることが社内的に証明できる書面にする必要があります)
・見積書
仮払金の目安とするために、当該出張にかかる旅費の見積書が必要です。

まとめ

出張旅費精算において、事前手続きを規定することは従業員から喜ばれることでしょう。ただ、事前に行なう手続きはあくまで仮払いのため、出張から戻ったら速やかに領収書を提出させて、仮払金を精算するよう徹底しましょう。

また、これら出張旅費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの出張旅費精算システムを導入するとより効率的です。
出張旅費精算システムの「楽楽精算」では、法人用クレジットカードとの連携により、利用したクレジットカード明細が自動で連携され、出張旅費の事後精算を楽に行うことができます。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

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