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旅費精算でパスポート更新費用の申請があった場合、精算はできますか?

旅費精算でパスポート更新費用の申請があった場合、精算はできますか?

旅費出張費精算

2017/2/9

旅費精算でパスポートの更新費用の申請がありました。海外出張が多い社員に、パスポートの更新費用を会社で経費精算することが出来るのでしょうか?

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

パスポート申請の費用は会社の規定で確認

海外出張などの業務に必要なパスポート申請費用でも、個人負担としている会社もあります。その理由として、パスポートはプライベートで使うことが多いことから、個人費用とすることが前提となるためです。
ただし、業務上必要があるために、会社が経費負担することが増えてきていることもあります。社員からパスポート費用の経費申請があったときは会社の規定を確認しましょう。

パスポート申請を会社で経費負担するケース

業務で必要な社員個人のパスポートの申請費用を会社で負担することがあります。その勘定項目としては、旅費交通費として扱うこともありますが、海外出張の支度費、または雑費として一部を経費精算することもあるようです。
パスポート申請の費用は経費で精算することはほとんどありません。ただ、業務で必要な資格を会社で取得させるという考えから一部を経費精算することが一般的になっているようです。

まとめ

海外出張が多い社員のパスポート更新費用を旅費交通費や雑費などで経費精算することができます。どの勘定項目であっても会社で規定して使っていくことで税務上は問題ありません。社内で経理のルールを徹底することが大切です。

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