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出張前に行なった旅費申請を超える金額がかかったら、どのような処理をすれば良いのでしょうか?

旅費出張費精算

2016/8/1

当社では、高額な旅費がかかる出張の際は、予め旅費申請を行います。その上で一定の金額を仮払いしたあとで精算をするのですが、万が一旅費申請書の金額を超えた場合はどう処理をすれば良いのでしょうか?

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旅費申請の仕方について

高額な旅費を一時的にせよ社員が実費で負担するのは大変なため、このような場合は予め旅費申請を行なってもらい、社員に対して仮払金を渡す必要があります。

この際には、出張旅費申請書と仮払申請書を記入させて提出してもらいましょう。経理としては、この出張旅費申請書に書かれた内容と、申請されている仮払金の金額に大きな誤差がないかを確認した上で、仮払金を渡すようにしましょう。

出張旅費申請書の額を超えてしまった場合

この場合については、仕方がないためいったんその社員に超えた分を立替えてもらいましょう。但し、万が一事前に申請した金額を超えるような事態が発生するようであれば、必ず事前に経理まで報告をさせるよう徹底しておきましょう。

旅費申請書以上の出費は会社としても予想外のため、その理由をよく確認した上で社員に指示を出しましょう。
そして社員が出張から戻ったら、仮払金の精算と一緒に超えた分の経費も精算して完了となります。

まとめ

出張先ではどんなトラブルが発生するか分からないため、万全を期すためには、多少余裕のある額の仮払金を渡す方が良いでしょう。

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