旅費出張精算をスムーズにするための「旅程表の書き方」を教えてください

「旅程表」で出張の全体像を把握

旅費出張精算をする際には、単に出された領収書をそのまま精算するのではなく、経理担当としても実際にどのような内容の出張だったのかを理解した上で精算することが大切です。「出張伺い」を提出させたとしても、そこには概要や目的などの必要最低限のことしか書かれていません。そこで、さらに内容を詳しく把握するために、出張の詳細を記載した「旅程表」の提出はとても大切なのです。

「旅程表」に書くべきこととは

旅程表は出張伺いよりもその記載する内容が具体的である必要があります。最低限記載すべき内容は以下の通りです。

・出張の目的地
・使用する交通機関
・宿泊先の住所
・宿泊先の連絡先
・１日ごとの詳細なスケジュール

旅程表は旅費出張精算のためだけではなく、出張中に従業員がどこで何をしているのかを会社側が把握するためのものでもあります。特に海外出張などの場合は、危機管理の意味も含め、万が一の時にも従業員とすぐに連絡が取れるよう、旅程表の管理を徹底させましょう。

まとめ

旅程表を事前に提出させることで、出張の内容がより具体的に分かるため、旅費出張精算をする際に経理担当もイメージしやすくなります。

また、これら旅費出張精算をスムーズに行うためには、経費精算システムを導入するとより効率的です。
「楽楽精算」では、事前の旅費出張申請と精算をIDで紐付けて管理することができるので、申請内容との差異を確認しやすく、また内部統制上も有効です。