旅費出張精算を適正に処理するために「出張伺い」を検討していますが、注意点はありますか？

「出張伺い」の目的とは

出張にかかる費用は、通常の営業交通費よりも高額になるとともに、場合によっては宿泊費用なども必要になるケースもあります。これらの費用を社員から事後報告ですべて精算していると、どんどん経費がかさんでしまいます。そこで、出張伺いを事前に提出させることで、その出張自体が本当に必要性の高いものなのかどうかも含めて、社内で予め検討することができます。
また、出張後に経費精算する際にも、出張伺いと照らし合わせることで、改めて適正な支出かどうか確認することができます。

出張伺いに記載すべき4つのポイント

出張伺いには、最低限次の4点について記載しましょう。

１：出張の概要（どのような要件で出張するのかを記載します）
２：出張の趣旨や目的
３：出張のスケジュール
４：出張費用の詳細

これらについては最低限記載するような書式を作成するといいでしょう。

まとめ

出張旅費については経費としての金額も大きいため、ここの精算基準を高くすることは、最終的に経費削減にもつながります。また出張伺いを提出させることで、経費の適正性が保たれるとともに、後日税務調査が入った時にも、重要な証拠資料となります。

なお、これら出張旅費精算をスムーズに行うためには、経費精算システムを導入するとより効率的です。