旅費出張精算では国内出張と海外出張で、航空運賃の精算基準を変更することはできますか？
当社では国内出張と海外出張の両方が頻繁に発生します。以前は国内出張だけだったため、現在の旅費規定の精算基準が海外出張にあっていません。別途、海外出張用に精算基準を変更することは可能でしょうか。
国内と海外では、旅費出張精算の基準は変えるべき
国内出張における旅費出張精算基準としては、一般的に勤務先から出張先となる目的地までの片道距離に応じて、使用する交通機関や料金プランを定めます。これに対し、海外出張の場合は、そもそも航空券であることが前提ですので、国内のような距離に応じた精算基準は不要ということになります。その反対に、海外の場合は様々な交通機関があり、必ずしも最安の価格で手配できるわけでもないため、原則として「実費」で精算する基準などに変えたほうがいいでしょう。なお、国内と海外で精算基準に違いが生じても問題はありません。
航空券については使用するクラスも定める
なお、航空券を出張で利用する際には、新幹線のグリーン車などと同様に、使用するクラスについても旅費規定で定めておきましょう。例えば役員などでビジネスクラス以上を使用する場合は、その旨を旅費規定で定めておきましょう。規定がないにも関わらず、上位クラスを度々利用していると税務署から課税を指摘される可能性がありますので注意しましょう。
まとめ
海外出張については、国内の場合と違い、ある程度臨機応変な旅費出張精算基準が必要となります。そのため、度々海外出張が発生する場合は、別途海外出張の精算基準を定めておきましょう。
また、これら旅費出張精算をスムーズに行うためには、経費精算システムを導入するとより効率的です。
「楽楽精算」では、旅費規定に合わせた申請や精算がされているかをシステムが自動でチェックする「規定違反チェック機能」が搭載されています。旅費出張精算の効率化に検討してみてはいかがでしょうか。
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