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旅費精算において事前精算システムに則り精算していたが、その後出張が取り消しになった場合、どのように処理をすれば良いのでしょうか?

旅費精算において事前精算システムに則り精算していたが、その後出張が取り消しになった場合、どのように処理をすれば良いのでしょうか?

旅費出張費精算

2016/12/22

旅費については、その費用が多額になることもあるため、仮払金などで事前精算するシステムを導入しているケースもあるかと思います。ではもしも事前精算したのちにその出張が取り消された場合、経理的にはどのように処理をすれば良いのでしょうか。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

事前精算のシステムにおける「仮払金」の意味とは?

旅費精算における事前精算システムとは、「仮払金」を活用した仕組みのことを言います。仮払金とは、実際にはいくらかかるか分からないような場合に、予め概算額で社員に現金を渡し、後日領収書の提出を以て精算する方法のことを言います。仮払金は資産として処理することになるため、もしも出張が取り消しになった場合は、仮払金を社員から戻してもらう必要があります。

出張取り下げ書と共に仮払金の返金処理をする

仮払金によって旅費精算を事前に行っている場合の取り消し処理は、基本的に本人から仮払金の返還を受けて処理を行います。この際に注意する点は、返還の記録と出張の取り下げの記録です。仮払金の返還を受けた場合は、それが記録としてきちんと残るように、伝票に本人及び経理担当者の捺印を残すようにしましょう。また、現金が一時的にも動いた理由を証明するために、出張の取り下げ書などを一緒に提出してもらうと良いでしょう。

まとめ

旅費を仮払金で事前に渡し、万が一出張が取り消された場合はできる限り早く本人から仮払金の返還を受けるようにしましょう。

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