旅費精算をした支払い済みの出張が急遽キャンセルになりました 返金処理はどのように行うのでしょうか？
旅費出張費精算
2022/1/7
出張の予定があると事前に飛行機や新幹線、またはホテルなどの宿泊代を支払うことが多くあります。ただ、都合で急遽キャンセルになることも稀にあります。その時に一部返金があった時には経費精算はどうしたらいいのでしょうか？
※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より
出張がキャンセルになった時はキャンセル料扱い
出張予定があれば、利用予定の交通機関やホテルなどの費用は旅費申請し事前に払い込んでおく場合があります。ただ、キャンセルした際は、支払い済みの費用はキャンセル料という形で全額または一部が戻ってこない場合があります。
一部返金があった時には旅費と反対仕訳をして、全額戻らないのであればそのままの経理処理にしてしまいがちです。ただ、支払い済みの出張費用は旅費として処理をしていますが、実際に出張に行かなくなった場合にはキャンセル料として処理をしないといけません。
キャンセル料の扱いには注意が必要
出張予定での支払い済みの料金は旅費交通費で経費処理をしますが、急遽出張がキャンセルになった時には経理処理を修正する必要があります。
返金があった分は反対仕訳をするだけですが、問題はキャンセル料として戻らない支払い済みの費用です。キャンセル料は解約に伴う事務手数料としてのものと逸失利益に対する損害賠償としてものに分かれます。事務手数料としてのものは課税取引となり雑費、損害賠償となるものは不課税取引となり雑損失で処理をすることになります。また区別がつかないキャンセル料では全額が不課税取引となり雑損失となります。
まとめ
出張がキャンセルとなった時には、キャンセル料の経理処理が必要となるため経理担当の負担が増えることになります。出来る限りキャンセルは発生しないように努めましょう。
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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より
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