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旅費出張精算は出張から戻ってきたらいつまでに行なうのが良いのでしょうか?

旅費出張費精算

2017/1/23

出張が発生した際の出張旅費については、およそいつ頃までに精算をするべきでしょうか。現在は同年度内に精算するという運用で行っていますが、何か支障はありますでしょうか。

旅費出張精算は同年度内に精算すれば問題はない

旅費出張費の精算については、税務上の観点からすると、現時点において領収書の日付が「同一年度」であれば精算すること自体に問題はありません。ですから、税務上は半年以上前の領収書を精算しても、それが同一年度であれば何も問題はありません。ただし、実務上は半年以上前の領収書を提出されると、経理としては当時の旅程表や出張伺いなどを確認しなければならないためとても大変です。また、年度末になって従業員が一斉に旅費出張精算をしてきたら、キャッシュフローにも影響が出る可能性すらあります。そのため、旅費出張精算については次のような運用をお勧めします。

「就業規則」や「社内規定」で精算期限を設定すべき

税務上は問題がなくても、旅費出張精算の実務をスムーズにするためには、別途、就業規則や社内規定などで「出張が終わった後、1ヶ月以内に」などの規定を設けることをお勧めします。そうすることで、経理担当としても処理がしやすくなり、領収書の溜め込みによる経理担当への負担も軽減できるでしょう。

まとめ

このように旅費出張精算については、税務上は同年度内であれば問題ありません。ただ、やはり経理担当の実務的な負担を考えると、遅くとも1ヶ月程度で精算させるのが適切でしょう。

また、これら旅費出張精算をスムーズに行なうためには、クラウドの旅費出張精算システムを導入するとより効率的です。

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