旅費精算をシステム化するにあたり、海外出張の証拠としては何を提出させるべきですか？

レシートや領収書関係の提出は必須

海外出張における旅費精算を行う際にも、レシートや領収書の提出は必須となります。利用した航空会社の領収書はもちろんのこと、現地の滞在先で使用したホテル代、タクシー代などのレシートや領収書も必ず提出させましょう。また、海外出張の場合は、通常の交通費精算書や旅費精算書とは別に、海外出張用の業務精算書などの様式を作っておくと、より精算がしやすくなるでしょう。

精算レートは別途旅費規定で規定しましょう

海外出張の場合、いつのレートで換算して旅費精算すればいいのかが問題となります。これについては、予め海外出張の旅費規定で定めておくといいでしょう。もっとも簡単な方法としては、社員のクレジットカードで一時的に精算をさせ、日本での実際の引落金額に従って後日精算するというやり方があります。その他、為替をTTSに従って計算するという方法もあります。

まとめ

海外出張についても、旅費精算の際に必要となる書類は概ね日本と変わりません。ただ、英語圏以外の国の書類で内容がよく分からない場合は、翻訳文なども一緒に添付させるといいでしょう。そして、為替レートの基準についても、予め旅費規定で規定しておくようにしましょう。

また、これら旅費精算をスムーズに行うためには、システムを導入するとより効率的です。
経費精算システム「楽楽精算」には、レート管理機能が備わっており、期間ごとにレートを設定できるほか、精算ごとにレート設定をすることも可能です。