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テレワークで経費精算は可能?テレワーク導入で気をつけるポイント

経費精算

2020/4/30

経費精算というあらゆる会社にとって必要不可欠な業務は、紙やエクセルで行われるのが従来の主流でした。しかし、テレワークの普及に伴い、経費精算システムを活用する企業が増えていることをご存知でしょうか。

テレワークとはどのような働き方か

働き方改革の推進や、新型コロナウイルスへの対応に伴い、テレワークという業務形態が急速に広まりつつあります。まずは、このテレワークとはどのような働き方を指すのか、大きく3つにわけて確認しましょう。

(1)在宅勤務

テレワークと聞いて最初に思いつくのがこの在宅勤務形態ではないでしょうか。この勤務形式は文字通り在宅のままオフィスに出勤せずに業務を行うというものです。オフィスでの勤務環境とある程度同等の環境を在宅に整えることで、家にいても会社にいるように業務ができるようになります。

(2)モバイルワーク

モバイルワークは勤務場所がオフィスでも在宅でもないという特徴があります。喫茶店や顧客のオフィス、コワーキングスペース、移動中の乗り物や出張先のホテルなど、勤務場所にとらわれることなく業務を行うことができる勤務形態です。

(3)サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は通常出社しているオフィスではないところに出勤し、通常の業務を行うことです。自社従業員しか利用できないように専用でサテライトオフィスを借りたり、テレワークセンターなどで他社と共通で利用したりすることもあります。

IT部門で導入率の高いツール

テレワークを企業が行う場合に、どの勤務形態でも必要になってくるのが、いかに会社にいる状態と変わらない環境で従業員が業務を行えるかということです。その環境を整えるために、企業は様々なITシステムやツールを導入しています。記事冒頭でお話した経費精算システムもその中のひとつです。

経費精算システム

紙やエクセルで申請、承認、精算まで行われるのが従来の一般的な経費精算でした。しかし、最近では経費精算システムを導入する企業も多く、経費精算をシステムで行うことが一般的になっています。クラウド型の経費精算システムを利用することで、インターネットに繋がればいつでもどこでも経費精算を行えるようになります。うまく活用すれば書類の提出や捺印作業のための出社する必要もなくなり、時間や場所を問わずに経費精算を行えるため、テレワークに最適な形で導入することができます。

勤怠管理システム

テレワークを行うときに、企業が課題として考えることの上位に勤怠管理をどのように行うかということがあります。これは勤怠管理システムを導入することで解決できます。Web上で勤怠打刻ができるようになるので、従来の打刻機のようなものがなくても従業員の勤怠管理を行うことができます。

ワークフローシステム

社内で経費や予算を利用して業務を遂行したいと考えた場合に、上長の承認を得る必要があります。多くの会社ではこの稟議の承認を紙での回覧によって行っているでしょう。ワークフローシステムを利用することで、紙の回覧を無くし、webで申請/承認という体制を整えることができます。

グループウェアに代表される機能ですが、経費精算システムにもワークフローを搭載しているものがあり、総務・労務・人事系の各種申請や稟議等に活用している会社も少なくありません。

チャット、ウェブ会議などのコミュニケーションツール

テレワークを実践するとそれぞれ従業員が常に一定の場所にいるとは限りません。また、今までのように話したいときにすぐに隣にいる状態でもないので、コミュニケーションが非常に難しくなることがあります。それを解決するのがチャットツール、web会議システムなどのコミュニケーションツールです。これらのツールを使うことで、従業員同士がまるでそばにいるようなコミュニケーションをとることができるので、業務も滞りなく進むでしょう。

テレワーク時の経費はどこまで会社が負担するのか?

さて、これまではテレワーク時に業務が便利になるシステムを紹介してきました。しかし、会社の業務形態がテレワークになった場合、特に在宅勤務になった場合、これまではかからなかった「経費」が業務中にかかることになります。その経費はどのように考えるのか、誰が負担するべきなのかを、テレワーク時に必要になるものから考えます。

テレワークで必要になるもの

テレワークのときにはおおまかに考えても以下のようなものを準備する必要があります。

・作業用PC
・インターネット接続環境、郵送などの通信費
・スマートフォンなどの携帯端末
・(web会議を行うなら)マイク、イヤホン、ウェブカメラ
・メールやチャットなどのコミュニケーションツール
・電気代などの光熱費

では、これらのものをどのような経費負担で企業側、従業員側が負担する必要があるのか確認しましょう。

企業が負担するもの

基本的に上記で紹介したもので、業務利用になるものは企業が負担するべきです。

作業用PCやスマートフォンなどの携帯端末を会社業務以外に使わない専用端末にするのであれば、それを従業員側が経費負担する必要はありません。また、web会議を行うときにマイクやイヤホン、ウェブカメラを必要とし、それも会社業務以外で利用しないということであれば、会社が経費として費用を負担するべきでしょう。

コミュニケーションツールについても、そのツールを会社の業務用のやり取りでしか使わないのであれば、企業側から提供する必要があります。

個人が負担するもの

逆に個人が負担するものにはどのようなものがあるのでしょうか。例えば、インターネットにかかる通信費、光熱費などは個人も負担する可能性があります。在宅でテレワークをするときにこれらの経費は、個人利用分と業務用での利用分の区別が非常に難しいものとなっています。

そのため、これらの費用については個人負担分が発生します。しかし、全てを個人負担するというわけではなく、在宅勤務手当ということで一部が支給されることがあります。
また、通信回線に関しては会社からモバイル通信端末を支給され、その分の費用は会社が経費として支払うという形もあるでしょう。ただし、この場合にはその通信端末を私的に利用することはできないので注意しましょう。

テレワークを行うときの注意点

テレワークを行うときには注意点がいくつかありますのでそれについてもご紹介します。

経費のルールを決めておく

通常の出勤形態とテレワークの形態で判断が非常に難しくなるのが経費申請です。経費を会社負担にするのか、個人負担にするのか、また、それを手当として支給するのかしないのか、在宅勤務中に会社業務用として購入したペンやノートなどはどこまでが経費として認められるのかということを事前に決めておかなければなりません。

在宅勤務でも経費を自由に使える状態にしていると、管理者側もそれが業務に本当に必要だったのか、私的に利用しているものなのかが判断できません。通常の会社に出社する勤務形態であれば、その経費を利用したもので何をしているのかが見てわかります。しかし在宅だとそれができないので、予めルールを決めて、そのルールに則って経費利用をしてもらうようにしましょう。

経費以外のルールも決めておく

会社のお金にかかわるところなので、経費にかかわるルールを厳密に決めることは非常に重要です。しかし、それ以外のルールを決めることももちろん非常に大事です。例えば、勤怠の連絡をどのようにするのか、業務状況をどのように把握するのかということも管理者としては気になるところでしょう。

そのようなことも予めルールとして決めておくことで、実際にテレワークを開始したときに現場の混乱を防げるでしょう。

まとめ

この記事ではテレワークと経費精算、その他のルールなどについてご紹介しました。テレワークを行うことで、優秀な人材の確保、雇用継続、感染病対策、震災や台風などの大規模災害時の事業継続性の確保(BCP)など、さまざまなメリットがあります。

テレワークに向いている業種、業態がありますが、それを見極めてテレワークを有効に活用していきましょう。テレワーク時におすすめの経費精算システムとして「楽楽精算」があります。今後テレワークを検討している、自宅でも経費精算をしたい、まずは紙やエクセルでの経費精算を効率化したいという声にお応えできる製品なので、ぜひ下記の製品概要ページにてご確認ください。

なお、他の職種に比べてテレワーク化が難しいとされる経理についても、テレワークを楽に行うためのポイントを下記のページで紹介しておりますので、あわせてご一読をお願いします。

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