インボイス制度の対策・対応方法とは？システム導入のメリットも解説

そもそもインボイス制度とは

インボイス制度とは、事業者が消費税を正確に申告・納付するため、消費税の金額などが書かれた請求書や領収書など（インボイス）に基づいて計算する制度のことです。2023年10月1日からスタートしました。

インボイス発行事業者である売り手（発行側）から交付された適格請求書の内容に基づいて、課税事業者である買い手が仕入税額控除を適用するのが、インボイス制度の主な仕組みです。ここから、発行側と受領側が必要な手続きについて解説します。

発行側が必要な手続き

適格請求書を発行する側は、インボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）としての登録をあらかじめ受けておかなければなりません。登録後に、適格請求書に記載する「登録番号」が税務署から通知されます。

また、適格請求書を買い手（受領側）に交付したら、控えの保存が必要です。保存期間は、7年間（交付日もしくは提供日の属する課税期間末日の翌日から2か月を経過して）と定められています。

受領側が必要な手続き

適格請求書を受領する側は、「取引先がインボイス制度に対応しているのか」「受け取った適格請求書をどのように保存するのか」などをあらかじめ確認しておきます。

適格請求書を受領した際は、「記載事項に不備はないか」「適格請求書発行事業者登録番号に間違いはないか」などの確認が必要です。また、受領した適格請求書は7年間保存しておかなければなりません。

参考：国税庁「インボイス制度について」

経費精算でインボイス制度に必要な対応

経費精算の観点でインボイス制度に必要な対応は、主に以下のとおりです。

• 適格請求書発行事業者登録番号を確認する
• 電子データで保存する
• 正確に仕訳する

それぞれ解説します。

適格請求書発行事業者登録番号を確認する

インボイス制度の開始以降、経費精算をする際は相手先の適格請求書発行事業者登録番号を確認しなければなりません。

登録番号とは、税務署長から適格請求書発行事業者として登録を受けた際に通知される番号を指します。法人の場合は「T」＋「法人番号（13桁）」、個人事業主の場合は「T」＋「数字13桁」です。

インボイス登録状況については、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で調べられます。同サイトで「T」を除く13桁の半角数字を入力して「検索」をクリックしましょう。

参考：国税庁「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」

電子データで保存する

適格請求書の発行方法によっては、電子データで保存することも経費精算でインボイス制度に必要な対応のひとつです。電子データでやり取りした適格請求書は、電子帳簿保存法に則った方法で保存しなければなりません。

電子帳簿保存法において求められる要件は、真実性や可視性の確保です。具体的な要件としては、見読可能装置の備付けや検索機能の確保、タイムスタンプの付与などが挙げられます。

正確に仕訳する

取引先が適格請求書発行事業者に該当するかに応じて正しく仕訳することも、インボイス制度導入後に経費精算で必要な対応です。

たとえば、備品を適格請求書発行事業者から購入した場合は、以下のように仕訳します（消費税10％・パソコン税込22万円購入）。

一方、免税事業者から購入した場合は、仕入税額控除ができないため、「仮払消費税」は認識しないこととなります。

相手先が免税事業者でも、経過措置として2023年10月1日から2026年9月30日までは仕入税額相当額の8割、2026年10月1日から2029年9月30日までは仕入税額相当額の5割を控除可能です。そのため、仕入税額相当額の8割を控除できる場合は、2万円をそのまま「雑損失」として計上せずに、以下のように16,000円（2万円 × 80％）を仕訳します。

インボイス制度向けの対応が不要な取引とは

帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けられる取引については、基本的にインボイス制度の要件を満たすために必要な対応はありません。帳簿のみの保存で仕入税額控除が受けられる主なケースは、以下のとおりです。

• 適格請求書の交付義務が免除される3万円未満の公共交通機関で移動した
• 自動販売機で適格請求書の交付義務が免除される3万円未満の商品を購入した
• 利用時に適格請求書の記載事項が載っている入場券を回収された
• 適格請求書の交付義務が免除される郵便切手類のみを使って郵便サービスを利用した
• 従業員に通常必要とされる出張旅費・宿泊費・日当・通勤手当などを支払った

上記のケースについては請求書の受取が困難であるため、適格請求書の保存が不要とされています。

参考：国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

企業がインボイス制度対策を進めなければならない理由

各企業がインボイス制度の対策を進めなければならない理由は、主に以下のとおりです。

• 納税額を左右するため
• 経理の業務負担に影響するため

それぞれ解説します。

納税額を左右するため

企業がインボイス制度対策を適切に講じなければならない理由の1つとして、納税額を左右することが挙げられます。インボイス制度の導入以降、経費精算で仕入税額控除を適用するためには、適格請求書発行事業者が発行した適格請求書を正しく保存することが求められています。

仕入税額控除とは、消費税の納付額を計算するにあたって、課税仕入れにかかる消費税額を控除することです。対象の取引に対して仕入税額控除を満額適用できれば、その分自社の消費税納付に関する負担を抑えられます。

経理の業務負担に影響するため

経理の業務負担に影響を及ぼしていることも、企業がインボイス制度対策を進めなければならない理由です。

インボイス制度の導入に伴い、経理担当者は仕入税額控除を適用するために請求書を細かくチェックしなければならなくなりました。取引時に受け取った請求書などが適格請求書としての要件を満たしていない場合、仕入税額控除を受けられないためです。

インボイス制度向けに適切な対策を講じておくことで、自社の従業員の負担を軽減できる可能性があります。

インボイス制度における経費精算業務の流れ

インボイス制度における経費精算業務の一般的な流れは、以下のとおりです。

• 領収書などが適格請求書に該当するか確認する
• 適切な消費税区分で仕訳する

それぞれ解説します。

1. 領収書などが適格請求書に該当するか確認する

経理担当者は、請求書や領収書などを受け取ったら、以下の項目が記載されているかをチェックして適格請求書に該当するか確認しなければなりません。

• 氏名または名称・登録番号
• 取引年月日
• 取引の内容
• 税率ごとに分け、合計した対価の額と適用税率
• 税率ごとの消費税額
• 書類を受け取る事業者の氏名または名称

登録番号に誤りがあると経費精算で仕入税額控除を受けられないため、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で検索して、取引先名と合致するかを確認しましょう。

2. 適切な消費税区分で仕訳する

受け取った請求書や領収書などが適格請求書に該当するかチェックしたら、適切な消費税区分に基づき仕訳していきます。「課税売上のみに対応する課税仕入れ・10％」「課税売上のみに対応する課税仕入れ・8％」「非課税売上のみに対応する課税仕入れ・10％」「非課税売上のみに対応する課税仕入れ・8％」などの消費税区分で対応しましょう。

なお、軽減措置期間中は、免税事業者からの仕入でも「課税売上のみに対応する経過措置8割控除対象の課税仕入れ」もしくは「課税売上のみに対応する経過措置5割控除対象の課税仕入れ」などとして計算することがあります。

経費精算でのインボイス制度対策のポイント

経費精算において、インボイス制度対策を進めるためのポイントは主に以下のとおりです。

• 領収書が適格請求書かチェックする体制を整える
• 確認漏れ・入力漏れを防ぐためにシステムを活用する

それぞれ解説します。

領収書が適格請求書かチェックする体制を整える

領収書などが適格請求書に該当するかチェックする体制を整えることが、インボイス制度対策を進めるためのポイントです。

インボイス制度の開始に伴い、仕入税額控除を適用するためには原則として適格請求書を受け取らなければなりません。そのため、経理担当者以外の従業員も適格請求書の必要性を理解し、何が適格請求書に該当するのか判断できるようになることが大切です。

そこで、社内ルールを整備したり、システムを導入したりしてインボイス制度向けの体制を社内で整えておけば、従業員が適格請求書の判断で悩むことも減るでしょう。

確認漏れ・入力漏れを防ぐためにシステムを活用する

経費精算時の確認漏れや入力漏れを防ぐために、システムを活用することもポイントです。

インボイス制度対策のマニュアルを整備して従業員教育を徹底していても、ヒューマンエラーが発生することはあります。とくに、紙やExcelで対応していると、「適格請求書としての要件チェックが不十分」「仕訳時に入力漏れが生じる」「領収書を紛失する」などのトラブルにつながるでしょう。

システムを活用して自動チェックを実施したり、電子データとして保存したりしておけば、確認漏れ・入力漏れや紛失などを防げます。

インボイス制度対策として経費精算システムを導入するメリット

インボイス制度対策として経費精算システムを導入するメリットは、ミスの軽減につながる点や業務の効率化につながる点です。

たとえば、経費精算のために読み取った領収書に対して自動チェックすることで、適格請求書としての要件を満たしているのかをスムーズに確認できます。消費税額計算や仕訳も自動で処理できるため、手間を省き、計算や仕訳のミスも防げるでしょう。

さらに、電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶことにより、「法律の要件を満たすためにどのように保存すればよいか」などで頭を抱えることもなくなります。

インボイス制度において業務負担を軽減できる「楽楽精算」の機能

インボイス制度の業務負担を軽減できる経費精算システムのひとつが、株式会社ラクスの「楽楽精算」です。楽楽精算には、以下のような機能が搭載されています。

• 自動仕訳・会計ソフト連携機能
• 電子帳簿保存法対応
• 領収書読み取り機能

ここから、各機能を紹介します。

自動仕訳・会計ソフト連携機能

自動仕訳機能とは、経費申請時に自動で仕訳が完了する機能です。インボイス制度に対応した仕訳のやり方で悩まずに済むうえに、請求書や領収書などの発行元が適格請求書発行事業者かどうかの管理についても仕訳上で行うことができます。

また、自動仕訳されたデータは自社で使用している会計ソフトに手軽に取り込めるため、会計作業にかかる担当者の負担も軽減できるでしょう。

電子帳簿保存法対応

楽楽精算は電子帳簿保存法に対応しており、スムーズにインボイス制度・電子帳簿保存法の両方に対応した運用を進められます。紙の原本を破棄してペーパーレス化を実現できるため、紙書類の管理・保管コストの削減やガバナンスの強化にもつながるでしょう。

なお、デロイトトーマツ ミック経済研究所の「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」によると、楽楽精算は電子帳簿保存法対応社数でNo.1となっています。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2025年1月号：https://mic-r.co.jp/micit/2025/）より

領収書読み取り機能

楽楽精算の領収書読み取り機能を活用すれば、スマートフォンの専用アプリで領収書を読み取ることで記載されている内容を自動で入力できます。そのため、データ入力にかかる時間や手間を省き、漏れが発生するリスクも軽減できるでしょう。

適格請求書に該当する場合は、事業者登録番号の自動読取も可能です。国税庁のデータベースと自動で照合することで、毎回国税庁のサイトにアクセスして番号を検索する手間を省けます。

まとめ

2023年10月1日よりインボイス制度が導入されたことにより、経費精算で適格請求書発行事業者登録番号を確認することや、インボイス制度に対応した仕訳が求められるようになりました。納税額や自社の従業員の業務負担に影響を与えるため、適切なインボイス制度対策を講じることが大切です。

楽楽精算などの経費精算システムを導入して自動読み取りや自動チェック機能を活用すれば、業務の負担やミスを軽減できます。インボイス制度対応と業務効率化を同時に実現したい場合は、ぜひ楽楽精算の導入をご検討ください。