軽減税率と経費精算の関係とは？消費税別の仕訳例も解説

軽減税率制度とは

軽減税率制度とは、「低所得者への経済的な配慮」を目的として、対象となる商品の税率を通常の税率よりも軽減する制度のことです。2019年10月1日に消費税の税率が合計8％（消費税率6.3％、地方税率1.7％）から合計10％（消費税率7.8％、地方税率2.2％）に引き上げられたタイミングで、軽減税率制度も導入されました。

軽減税率の対象となるのは、「酒類・外食を除く飲食料品」と「定期購読契約が締結された週2回以上発行される新聞」です。対象商品には、合計8％の税率を適用します（消費税率6.24％、地方税率1.76％）。

なお、インボイスを発行するときも、軽減税率を意識しなければなりません。発行事業者には、商品ごとの適用税率や、標準税率・軽減税率別の消費税額などを記載することが求められています。

参考：
国税庁「軽減税率制度の概要」
国税庁「インボイス制度について」

軽減税率制度と経費精算の関係

軽減税率制度が導入されたことで、経費精算に以前よりも手間がかかるようになりました。軽減税率8％と標準税率10％が混在するケースで、別々に処理しなければならないためです。

たとえば、営業担当者がカフェで取引先A社と打ち合わせをしてレジで決済する際に、次に訪問する取引先B社に持参するケーキもあわせて購入したケースで考えてみましょう。

A社との打ち合わせにかかったコーヒー代は、「外食」にあたるため標準税率の10％を適用します。一方、B社に持参するためのケーキ代は、「テイクアウト」で外食には該当しないため、適用する税率は軽減税率の8％です。

つまり、経理の担当者は経費精算時に8％と10%を分けて処理しなければなりません。

参考：財務省「Q&A ～身近な税について調べる～Q「軽減税率制度」について教えてください。」

軽減税率の仕訳例

軽減税率の仕訳は、税抜経理方式を用いるか、税込経理方式を用いるかによって異なります。ここで、税抜経理方式と税込経理方式の仕訳例を押さえておきましょう。

今回は、取引先A社との打ち合わせのコーヒー代に税込1,100円、取引先B社に持参するケーキを購入するために税込1,620円かかったケース（社員立替で後日精算）を使って解説します。

税抜経理方式

税抜経理方式とは、支払った経費などを本体価格と消費税で分けて処理する方式です。税抜経理方式を用いる場合、以下のように仕訳処理します。

従業員が立て替えた額を全額「未払金」として計上しています。また、税抜経理方式のため、支払った額のうち消費税分（「仮払消費税」）と商品自体の値段（「会議費」「接待交際費」）で分けて処理している点がポイントです。

今回、コーヒー自体の値段は標準税率10％（1,100 ÷ 1.1）、ケーキ自体の値段は軽減税率8％（1,620 ÷ 1.08）を使って計算しています。

税込経理方式

税込経理方式とは、支払った経費などを消費税を含めて処理する方式です。税込経理方式を用いる場合、以下のように仕訳処理します。

「仮払消費税」を計上しない分、税込経理方式のほうがシンプルに処理できます。ただし、決算時に正しい消費税額を報告しなければならないため、標準税率・軽減税率の区分を明確にしておくことが必要です。

軽減税率の経費精算で押さえておくべきこと

軽減税率に関する経費精算で、押さえておくべきことは以下のとおりです。

• 同じ勘定科目でも消費税の適用税率を区別しなければならない
• 手作業だとヒューマンエラーが発生するリスクがある

それぞれ解説します。

同じ勘定科目でも消費税の適用税率を区別しなければならない

同じ勘定科目で処理する場合や同じ商品を購入する場合でも、消費税の適用税率を区別しなければなりません。提供方法によって、軽減税率が適用される場合と標準税率が適用される場合があるためです。

たとえば、宅配には軽減税率が適用されるのに対し、飲食設備のある場所で食事した場合は標準税率が適用されます。また、有料老人ホームでの飲食料品の提供のうち一定額以下のものは軽減税率の対象であるのに対し、ケータリングは標準税率の対象です。

経理担当者だけでなく、立替で経費を支払う機会がある従業員も、区別の仕方を理解しておかなければなりません。

手作業だとヒューマンエラーが発生するリスクがある

経費精算を手作業だけで処理すると、ヒューマンエラーが発生するリスクが高まる点も押さえておきましょう。

経費精算では、経費の内容に応じて適切な税率を使って計算しなければなりません。人間の判断だけに頼ると、適用する税率を誤ったり、計算ミスが発生したりすることがあります。また、紙やExcelで管理すると、処理に手間や時間がかかるでしょう。

そこで、経費精算システムなどを導入して労力の軽減や正確性の向上を図ることも大切です。

経費精算システムを使って軽減税率に対応するためのポイント

経費精算システムを導入する前に、そもそも軽減税率に対応しているシステムなのかを確認しておくことがポイントです。経費精算システムや会計ソフトなどを導入しても、軽減税率制度に対応していなければ精算業務の効率化は進みません。

また、クラウド対応のシステムやソフトでない場合は、随時バージョンをアップデートすることも重要です。アップデートを怠ると、最新の税率に対応できない可能性があります。

なお、システムを導入するにあたっては、使いやすさや費用、機能を比較して選ぶことも大切です。

経費精算システムで軽減税率に対応するための機能

軽減税率に対応している経費精算システムとして、おすすめなのが「楽楽精算」です。「楽楽精算」がどのように軽減税率に対応しているか、その機能面から確認します。

OCRによるレシート(領収書)の自動読み取り機能

「楽楽精算」は、領収書の記載内容を読み取れるOCR機能を搭載しています。
専用アプリから領収書を撮影すると、領収書内の金額、取引先や受領日を自動でデータ化。そのまま申請に利用できるので、手入力の手間・ミスが削減されます。
領収書をもらったらすぐにスマートフォンで撮影＆経費精算できるので、精算漏れの防止が可能です。

1つの領収書内で2つの消費税率（8％と10%）が混在する場合でも、「楽楽精算」アプリで領収書を撮影すると、それぞれの消費税率ごとの合計金額が自動で読み取られます。
これにより、申請者が自分で消費税率8%の金額と10%の金額を分けて入力する必要がなく、金額入力の手間をなくすことができます。

すぐに、簡単にフォーマット変換ができるカスタマイズ機能

軽減税率制度によって、Excelでの管理が不便になったという方も多いのではないでしょうか。一括で消費税を適用するフォーマットを使っているとなおさらです。Excelの場合は一部の関数を修正しようとすると、その影響がどこに及ぶかわからず、ファイルの関数を触ること自体が危険な状態になってしまっている企業が少なくありません。

そんな複雑な税率の計算も「楽楽精算」なら不具合なくご利用いただけます。
「楽楽精算」では、管理画面で2つの税率区分をあらかじめ設定し、申請段階で選択できるようにすることが可能です。また、証憑となる領収書内に8％と10％の対象商品が混在している場合でも、1枚の領収書に対し税率に応じた2種類の合計金額を登録できるようになっているため、1つの伝票でまとめて処理することができます。

さらに「楽楽精算」はその高度なカスタマイズ性にもご好評をいただいております。企業毎の現状の申請書フォーマットを画面上に再現できるので、導入後に従業員から「どこに何を書けばいいかわからない」といった問い合わせを受ける可能性も低いでしょう。

「楽楽精算」はサポートが充実していて、導入が簡単！

「楽楽精算」は、サポート体制も充実しています。いかにそのサービスが優れた機能を持っていても、それを企業ごとに最適な形で利用できなければ意味がありません。「楽楽精算」は、導入時から専任のサポート担当が支援するため、安心して導入することができます。

ただただ税率の変更に対応するだけではなく、これまでの経費精算システムよりも便利にお使いいただくためにも、「楽楽精算」のサポートを是非ご活用ください。

まとめ

軽減税率制度の導入に伴い、申請者／承認者／経理の全員に税率、経理処理の知識が必要とされています。しかし、社員全員に精算業務の知識を教育するのは大変ですし、そのルールがきちんと遵守されるとは限りません。

教育コストや、その後の精算業務におけるミスの削減、経理の無駄な確認・修正作業の削減のため、これらをカバーできる機能を持つ経費精算システム「楽楽精算」の導入を是非ご検討ください。