経費精算をクラウド化すると、領収書を写真で撮ればいいって本当でしょうか？

一定の要件を満たせば、領収書のデータ保存が可能です

電子帳簿保存法という法律に対応することで、領収書を「スキャナ」で取り込み、その画像データを保存する方法が認められています。
そのため、社員が提出してきた領収書をスキャナで取り込んで保存しておけば、原本を保管するコストを削減することが可能です。

2015年には法改正が行われ、3万円以上の契約書、領収書のスキャナ保存も可能になりました。ただし、この方法で契約書、領収書などの保存を行う際には、管轄税務署による承認を得る必要があるため、移行したい時期の前に申請を進めるようにしましょう。

※2022年1月（令和3年度）の改正で、税務署の承認も不要になる予定です。

2016年の改正でスマートフォン画像撮影も解禁になっています

また、2016年の改正からはスキャナではなくスマートフォンのデジカメで撮影した領収書についても認められることとなっています。
ただ、スマートフォンの場合はデジカメで撮影してからも、一定期間は領収書の原本を保管する必要があるのと、認定事業者が発行する「タイムスタンプ」というものを使って時刻を記録する必要がある点に注意が必要です。

2020年にはさらに電子帳簿保存法が改正され、このタイムスタンプの要件も緩和されています。具体的には今までは送り手と受け手の両方でタイムスタンプの付与が義務付けられていましたが、送り手のタイムスタンプが付与されていれば、受け手ではタイムスタンプの付与が不要になります。さらに、受け手側での勝手なデータの改変ができないシステムの利用も認められ、ますます電子帳簿保存法の運用がしやすい環境が整っています。

まとめ

領収書を画像データで保存できれば、領収書の管理コストは大幅に削減できるでしょう。但し、保存方法には一定の要件があるため、運用の際には十分注意しましょう。

なお、上記に関する経費精算をスムーズに行うためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。なかでも「楽楽精算」のような国税庁公認の第三者機関JIIMAの認証を受けているシステムであれば、安心して電子帳簿保存法対応を進めることができます。

電子帳簿保存法にシステムで対応するときには、必ずJIIMA認証を取得していることを確認しましょう。