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経費精算をクラウド化すると、領収書を写真で撮れば良いって本当でしょうか?

経費精算

2016/8/3

日々経費精算が発生していて、それによる領収書の管理がとても大変です。そもそも領収書を保管しておく場所を確保するのもかなりの負担なのですが、最近、領収書を写真で撮って保存しておく形でもよくなったと聞きました。これって本当でしょうか?

一定の要件を満たせば、領収書のデータ保存が可能です

実は従来から領収書を「スキャナ」で取り込み、その画像データを保存する方法でも認められています。
そのため、社員が提出してきた領収書をスキャナで取り込んで保存しておけば、原本を保管するコストを削減することが可能です。

但し、データで保存できる領収書は「消費税を含む受け取り総額が3万円未満」の場合のみとなります。 なお、この方法で領収書の保存を行なう場合には、予めその3ヶ月前までに、所轄税務署長に申請し承認を得る必要があります。

2017年からスマホによる画像撮影も解禁になります

また、2017年からはスキャナではなくスマホのデジカメで撮影した領収書についても認められることとなっています。

ただ、スマホの場合はデジカメで撮影してからも、一定期間は領収書の原本を保管する必要があるのと、認定事業者が発行する「タイムスタンプ」というものを使って時刻を記録する必要がある点に注意が必要です。

まとめ

領収書を画像データで保存できれば、領収書の管理コストは大幅に削減できるでしょう。但し、保存方法には一定の要件があるため、運用の際には十分注意しましょう。

なお、上記に関する経費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。是非検討してみましょう。

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