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海外出張する際に申請するパスポートやビザ取得費は経費精算できるのでしょうか?

海外出張する際に申請するパスポートやビザ取得費は経費精算できるのでしょうか?

経費精算

2016/6/1

社員が海外出張に行くのですが、その社員がパスポートを所持していません。この場合、パスポートやビザの取得費用を経費精算しても大丈夫でしょうか。

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パスポートの取得にかかる費用について

社員が仕事で海外出張する場合については、パスポートがなければ仕事になりませんので、社員は強制的にパスポートを取らなければならなくなります。

ちなみに、パスポートの取得には「収入印紙」と「都道府県証紙代」が必要となります。その費用はパスポートの有効期間に応じて次のような違いがあります。

【有効期間5年の場合】
収入印紙代:9,000円
都道府県証紙代:2,000円

【有効期間10年の場合】
収入印紙代:14,000円
都道府県証紙代:2,000円

なお、ビザ申請にも一定の手数料がかかります。

パスポート取得費用は有効期間5年で会社負担が一般的

海外出張が多い会社においては、パスポート取得費に関する旅費規程が定められていることが多いため、原則はその規定に従うこととなります。一般的には5年パスポートの取得費用の実費を会社負担とすることが多いようです。

社員がどうしても10年パスポートを希望した場合は、その差額分は自己負担させるなどの処理をすれば問題ないでしょう。

まとめ

海外旅行をしない社員からしてみれば、パスポートの取得費用は大きな負担となります。そのため、海外出張がある会社においては、必ず旅費規程においてパスポートやビザの取得費用の負担について規定しておくようにしましょう。

また、これら経費精算をスムーズに行なうためには、クラウドの経費精算システムを導入するとより効率的です。是非検討してみましょう。

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