社員がプライベートな買い物と一緒に会計してしまったため、領収書の一部のみ経費精算したいのですが可能でしょうか？
社員が経費精算で領収書を提出してきたのですが、よく見るとプライベートな買い物と領収書を分けておらず、混じってしまっている状態です。この場合、領収書の一部のみ経費精算しても問題ないのでしょうか。
正しい金額が記載されていれば、経費精算しても良い
もしも領収書やレシートにプライベートな買い物の品目が記載されてしまっていたような場合でも、実際に購入している物品と金額が照合できれば、経費精算上はとくに問題ありません。
ただ、通常このような場合は、プライベートな買い物と会社の経費は領収書を分けるのが原則です。お店の人に言えば分けてもらえますので、その社員には今後領収書を分けるよう指導するようにしましょう。
飲食代の一部を経費精算したい場合
社内会議やミーティングとしてファミレスなどを使用することがあるかと思いますが、そのような場合に万が一社内規定で決められている予算をオーバーして食事をしてしまった場合、経費精算はどうなるのでしょうか。
このような場合は、店側に社内規定の範囲内の額で領収書を発行してもらうといいでしょう。実際の領収額よりも少ない金額であれば領収書を発行してもらえることもあります。このような領収書で経費精算をした場合でも法的には問題ないので、社内規定内の金額にて精算することも可能ではあります。ただ、企業としては社内規定内の上限金額を遵守するよう、周知を徹底した方が望ましいでしょう。
まとめ
領収書をもらう際にうっかりしていると上記のようなミスが発生することがあります。ただ、店側からきちんと領収書の発行を受けていれば処理出来る場合が多いため、経理でどのように処理すべきか対応方法を検討しておくことをおすすめします。当たり前ですが、領収書を改ざんさせないようにしましょう。
また、これら領収書やレシートを伴う経費精算をスムーズに行うためには、経費精算システムを導入するとより効率的です。
是非検討してみてください。
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