経費精算をアウトソーシングするメリットは？経理の負担を軽減する方法

経費精算のアウトソーシングとは？

経費精算のアウトソーシングとは、社内の経理担当者が行っている経費精算業務を外部の業者へ委託することを指します。具体的には経理担当者の代わりに、以下のような業務を代行してもらいます。

【アウトソーシングできる主な経費精算業務の例】

経費精算をアウトソーシングするメリット・デメリット

外部業者への委託を考える際は、メリットだけではなくデメリットについてもしっかりと把握しておくことが重要です。以下では、経費精算のアウトソーシングを利用するメリット・デメリットを解説します。

メリット

経理担当者の負担を軽減できる

経費精算業務のアウトソーシングにより、申請の確認作業や承認業務、データ入力作業、支払処理など、経理担当者の業務を一部減らすことができます。忙しい担当者の負担軽減につながり、その他の業務に注力しやすくなるのはメリットです。繁忙期に業務量が増えやすい経理部門の残業時間を減らし、人件費削減にもつなげられます。

人手不足の解消につながる

人手不足によって経費精算業務の負荷が増えている場合、アウトソーシングによって労働力を補えます。従業員の新規獲得や人材育成には費用や時間がかかりますが、アウトソーシングなら新たな社員を雇用するよりも低コストで業務改善ができる場合があります。

経費精算業務の効率化や安定化につながる

経理代行業者に依頼すれば、経理の専門知識を持つ人材に業務を任せることができます。振込忘れや計上漏れなどを防ぎやすくなり、業務の正確性向上や安定化につなげられるでしょう。

不正の防止を期待できる

外部へのアウトソースによって、社内の人材による不正を抑止することも可能です。経費の不正使用や横領といった、さまざまなリスクを軽減できるでしょう。

法対応への手間がなくなる

法対応ができているアウトソーシング先なら、電子帳簿保存法やインボイス制度などにもスムーズに対応が可能です。自社内の人材のみですべて適切に対応するためには、制度を調べ、オペレーションを構築し、専門家への確認をするなど多くの手間がかかります。アウトソーシングであればそういった手間もかかりません。

デメリット

イレギュラーな対応が難しい

アウトソーシングの場合、イレギュラー対応が難しい点がデメリットの1つとして挙げられます。社外に業務を依頼するため、イレギュラーな申請の修正や変更を行う場合、対応に時間を要してしまうかもしれません。契約内容によっては、再度社内申請を通さなければならない可能性もあります。月末に一気に依頼が届く中で、契約にない依頼は対応してもらえないこともあるでしょう。委託先と連携を取りやすいか、イレギュラーな対応はどこまで可能か、なども事前に確認しておくことがポイントです。

社内に経費精算業務のノウハウが蓄積されない

外部への委託は経理部の負担を減らせる一方、社内の人材がスキルを身につける機会が失われる側面もあります。将来的に、専門的な知識を持つ経理担当者が不足する可能性が懸念されます。

情報漏洩のリスクがある

機密情報を扱うことも多い経理業務では、アウトソーシングによる情報漏洩についても考慮しておく必要があります。適切な情報管理を行っており、セキュリティ体制も万全な業者を選ぶことが重要です。

経費精算をアウトソーシングする方法

経費精算のアウトソーシングは、「常駐タイプ」と「委託センタータイプ」の2種類に大別されます。代行会社によって料金や業務範囲、サービス内容、サポート体制などは異なるため、依頼する際は慎重に比較して選定することが大切です。以下では、常駐タイプと委託センタータイプの特徴や、アウトソーシングの費用相場などをご紹介します。

常駐タイプ

常駐タイプ（訪問タイプ）の業者は、担当者が自社内に常駐して業務にあたるのが特徴です。オフィスにスタッフがいる状態となるので、情報共有や相談などをすぐに行えるのがメリットです。毎日ではなく、1日単位や時間単位で利用可能な業者もあります。

委託センタータイプ

委託センタータイプの業者は、担当者が自社へ訪問せず、委託先にて業務を行うのが特徴です。センター内で効率的に業務を進められるため、大量の事務作業を引き受け可能なサービスも見られます。ただし、メールやチャットツールなどで連携することになるため、緊急時の対応が遅延しやすい点に留意しましょう。常駐タイプと比較すると、コスト負担は軽い傾向にあります。

経費精算のアウトソーシングを利用する場合の料金は、選択する業者や依頼する業務内容によってさまざまです。費用が公開されておらず、要問い合わせとなっているサービスも珍しくありません。毎月5万円前後から利用できるところもありますが、従業員数が多いとより高額になるのが一般的です。

また、月額ではなく「1件あたり○○円」といった従量課金制を採用しているところもあります。例えば、記帳代行を1仕訳につき100円程度、給与計算を1人あたり1,000～2,000円程度で引き受けているケースが見られます。利用を検討する際は複数の候補を絞り込み、相見積もりを依頼してみましょう。

経費精算をアウトソーシングするならシステムを導入するのも一つの手

経費精算にシステムを導入していない場合は、アウトソーシングを依頼する前に専用システムを活用した業務効率化を目指す方法もおすすめです。システムの活用により、申請時の入力や社内規定のチェック、仕訳などのさまざまな作業を自動化できます。既存の業務フローを見直して、システム導入によって改善できる部分がないかを確かめてみましょう。

アウトソーシングのように経費精算業務のすべてを丸投げできるわけではありませんが、業務プロセス全体の効率化につなげられます。入力ミスや規定違反による差し戻しなどを減らせるほか、経理担当者の負荷軽減や人手不足の問題解消にも役立ちます。

社内で経費精算業務を完結できるため、スピーディーな承認や柔軟な対応も実現可能です。オンライン上で操作可能なシステムなら外出先でも利用できるため、リモートワーク中や出張中にも経費処理を進められ、完了までの時間を短縮できます。各種法要件を満たしたシステムなら、法律に基づく適切な経費精算業務を行えるのも魅力です。

また、今後アウトソーシングを依頼する場合も、システムを利用していたほうが業務の切り出しが容易になり、委託時の手間を省きやすくなります。クラウド型経費精算システムとの連携に対応可能な業者では、スムーズにデータを共有できるでしょう。

経費精算のアウトソーシングを依頼する前にシステム導入を検討しよう

経費精算業務をアウトソーシングには、経理担当者の負担軽減や人手不足解消、不正防止など、複数のメリットがあります。ただし、イレギュラー対応や社内のノウハウ蓄積が難しい点など、デメリットも理解した上で導入を検討しましょう。

経費精算業務に課題を抱えている場合は、専用システムを導入することもおすすめの選択肢です。現状の経理体制を改善し、業務効率化やコスト削減を実現できるでしょう。

これから経費精算システムを導入する場合は、ぜひ「楽楽精算」をご検討ください。「楽楽精算」の魅力を以下にまとめました。

魅力1：低コスト・短期間で導入できる

「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムです。比較的低コストかつ短期間での導入が実現します。初期費用や月額費用など、詳しい料金体系について気になる際は専用フォームからお問い合わせください。

魅力2：規定違反チェック機能がある

「楽楽精算」には規定に沿わない申請を自動的にブロックする機能が搭載されています。社内ルールに合わせて柔軟に設定可能です。担当者のチェックの負担が軽減し、申請ミスや差し戻しによる余計なやり取りも減らせます。

魅力3：自動で仕訳＆会計ソフトへ連携できる

「楽楽精算」なら、申請内容に応じて勘定科目や税区分などを自動で振り分けることも可能です。会計ソフトと連携させて自動で仕訳作業を行えるため、入力の手間や転記ミスを削減できます。

このほかに「楽楽精算」は導入サポートも充実しているため安心です。専任の担当者が一社ごとに適した設定をご提案し、運用開始後も丁寧にアドバイスを行います。詳しいサービス内容については、ぜひお気軽にご相談ください。