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社員から受けとった領収書に印鑑がありませんでした経費精算上、無効になってしまいますか?

更新日:2022/1/7
  • 経費精算

取引先などに支払いをした際には領収書に印鑑をもらうようしています。ただ、先日社員が支払いをした際に受け取った領収書に印鑑がないことに気づきましたが、印鑑がないと無効になってしまうのでしょうか?

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領収書に印鑑がなくても税務上は有効

実は領収書に印鑑を押印することは商取引の慣習であって、法律で規定しているわけではありません。商法などの規定では、領収書には発行日、発行者の住所や社名、金額が記載されていれば有効とされています。手書きの領収書であっても要件が記載されていれば有効で、コンビニなどのレシートであっても領収書の代用として認められます。

税法においては、特に、消費税法で領収書の規定があります。その費用が消費税の課税仕入になるためには、次の事項を記載した領収書が必要です。

・領収書の作成者(会社名)
・取引年月日
・取引内容
・税率ごとの合計金額
・領収書の宛名

そのため、実務上は、上記の事項が記載された領収書を作成するのが一般的です。

ただし、押印がない領収書が有効であっても、経費精算となると会社の規定がどうなっているのか確認する必要があります。

押印がない領収書は経費精算できないことも

印鑑がない領収書が法律では問題ないとしても、会社の規定で認めないとしている場合もあります。押印のない手書きの領収書は誰でも作成できてしまうことから、簡単に偽造などが出来てしまいます。
領収書の発行者がしっかりと押印することで、受け取った側がその領収書の信ぴょう性を認めることに繋がります。手書きで押印のない領収書であっても法的には有効ではありますが、会社の規定で押印のない領収書は認めないことになっていれば経費精算は出来ません。
その場合は、領収書に必ず押印をもらうようにしましょう。

このような押印ルールを含めなかなか社内規定が守られない場合、何度注意喚起をしても社内全体にルールの遵守を徹底させるということは容易ではありません。そんなときには経費精算システム「楽楽精算」のご利用をご検討ください。

「楽楽精算」は規定違反チェック機能というものを装備しており、これを利用すると社内規定に反している申請には自動でアラートを出したり、申請をさせないということができます。申請の段階で誤りに気づけるので社内規定に反した申請が激減し、承認者は安心して承認作業をすることができます。申請者も手戻りが少なくなりスムーズに経費精算が行なえます。

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まとめ

押印がない領収書であっても要件が記載されていれば有効とされています。ただし、会社によって押印のない領収書を認めない場合もあるので、必ず領収書に押印をもらうようにしましょう。

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「楽楽精算」コラム編集部です。経理担当者様の日々の業務にプラスとなるお役立ち情報「楽楽精算」最新情報をお届けしていきます!

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