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私的利用、架空請求、横領、従業員の不正を撲滅!―経費精算の不正編―

経費精算

2015/7/7

プライベートにおける交際費精算や、架空の出張交通費・旅費申請、切手や印紙の横領など、日常の中には数えきれないほどの不正申請の芽が眠っているものです。

なぜ、不正申請は行われてしまうのか?
今回は、経費精算業務にスポットを当て、不正の原因とその不正申請を防ぐ対処方法をお話します。

不正を引き起こす3つの要素 ~経費の不正申請をまねいてしまう原因~

不正をまねいてしまう原因を理解するにあたり、3つの要素からなる「不正のトライアングル」について知っておきましょう、何故人は不正を犯してしまうのかという、謎に近づくことができます。

1.動機
「動機」とは、自分の望みや悩みを解決するため、不正を実行をするしかないと考えるに至った理由の事です。
・ギャンブルにお金をつぎこんでしまった、などの他人には話す事が出来ない金銭的な悩みがある
・処遇や給料に不満を感じている
などが挙げられます。

2.正当化
自分に都合のいい理由をつくって、不正行為を「仕方がなかった」と思い込む感情のことです。
・一時的に借りただけで、いずれは返そうと思っていた
・他の従業員も同じような事をしている
・会社や家族を経済的に守るためにはこれ以外の方法が思い当らなかった
などの自分勝手な理由がいくつか挙げられます。

3.機会
「機会」とは、不正を実行することをたやすくしてしまう客観的な環境のことをいいます。

・上司によるチェックが甘くなってしまっており、チェックの盲点をよく理解している(中身を確認しないなど)
・同じ担当者が請求・入金業務を行っており、第三者のチェックが入らない
・不正を実行しても見つからない
などの認識の甘さから人材不足といった理由が挙げられます。

不正をする事が出来ないような環境をつくらないことには、一向に不正はなくなることはないでしょう。

具体的な事例として、2014年6月にNHK釧路放送局の職員が出張旅費を不正に申請し、停職3カ月の懲戒処分を受けたニュースがありました。

このケースで見てみると、

・「動機」…現時点の給料に納得していない
・「正当化」…「他の従業員も同じような事をしている」という甘い認識 
・「機会」…出張精算のチェック体制が甘かった

と「不正のトライアングル」の3つの条件があてはまっています。

不正の防ぐための対処法 ~不正申請を無くす方法~

では、不正申請を防ぐためにはどの様な対処法があるのか、個別対処法の前提となる3つの活動についてお伝えします。

1.統制活動
職責及び業務権限をきちんと明確にし、各担当者が職責及び業務権限の範囲における業務を適切に遂行できるような体制を整備していくことです。

・具体的な対処方法
経費の承認を行う際にチェックする担当者を増やし、「経費申請の承認の責任者は誰なのか、経費の承認後の支払いは誰が行うのか」という各種業務の分担、役割、責任をそれぞれ明確化することがとても重要です。

2.監視活動
統制活動や啓蒙活動が継続的に実施されている事を自ら点検を行い、日常的に監視を行うことです。

・具体的な対処方法
日常的に監視活動を行い、「決められた申請手続きで、適切な運用がされているか」「承認担当者と別に第三者のチェックを行う体制を設ける」など、啓蒙活動や統制活動が継続的に実施されているかどうかや「不正申請を防ぐ対処方法」がきちんとその効果を発揮しているかどうか確認を行う事が重要になってきます。

3.啓蒙活動
健全な企業活動に不可欠な規律心、遵法精神、倫理観の向上を促していくような啓蒙活動を社内全体で行い、道徳性、普遍性を伝えていきます。

・具体的な対処方法
経営者自身がコンプライアンスの必要性を社内に示し続け、朝礼や会議等で「不正は発覚次第必ず処罰される」という認識を従業員に定期的に伝え続けていくことが重要です。

経費の不正申請を撲滅するためには

経費精算業務の体制がしっかり機能していないと、実際は存在しない申請書を作成し、会社に経費を不正申請、個人的な支払いを経費として不正申請、などの多くの経費の不正申請が発生してしまう事になります。最近、経費申請業務をIT化することにより、人件費の削減や、経費精算業務の効率化に加えて、上でお話しした「不正のトライアングル」の3要素を撲滅し、内部統制などに生かしていこうとする動きなどがみられるようになりました。

経費の不正申請を防ぐために、支払報告書を責任者に承認してもらう制度や、経費を事前に申請してもらう制度などを制定するとともに、IT化により経費精算業務の効率化できる利点などを役立てる事も重要になってきます。

「不正のトライアングル」の3要素を根絶させるための体制をつくり、それを継続的に経営者や責任者が随時確認を行うことが必要です。

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