経費精算をペーパーレス化するメリットと具体的な導入方法とは？

従来の紙を使った経費精算が抱える問題

これまで経費精算は紙を使って行うことが一般的でした。しかし、紙を使った経費精算を続けていると多くの課題があることがわかってきました。従業員の数が多ければ多いほど、精算書を印刷するコストがかかりますし、それらを保管する場所も必要です。また、1円のミスも許されないというプレッシャーのなか、全従業員から提出された膨大な精算書を承認する経理部門の業務負担も大きくなりがちです。様々な問題を抱えた紙による経費精算をペーパーレス化でどのように解決できるのかご紹介します。

経費精算をペーパーレス化するメリット

経費精算をペーパーレス化するとコストメリット、業務効率化のメリットなどがあります。

紙の印刷や保管にかかるコストを削減

コストに直接かかわるのが、紙の印刷代や、精算書、領収書を保管する場所代が不要になるというメリットです。経費精算は全従業員が行うため、ひとりひとりの金額は小さくても、全体で考えると印刷する紙やインク代（トナー代）が非常に大きなものになります。特に営業の社員が多い場合には精算書の枚数が増えて、印刷代がかさむでしょう。また精算書や領収書を紙媒体で運用していると非常に大きな保管スペースが必要になります。そのスペースに支払っている場所代も経費精算をペーパーレス化することで削減できます。

業務効率化によるコア業務への集中

経費精算は費用もかかりますが、手間もかかる業務として認識されているのではないでしょうか。経営層からすると企業の売上に寄与するものではないにもかかわらず、従業員が多くの時間を割かなければならないので悩みの種です。

では、経費精算をペーパーレス化した場合のことを考えましょう。経費精算のペーパーレスには経費精算システムの利用が有効です。経費精算システムを導入した場合には無駄な作業時間を80％ほどカットできるという試算があります。

※ラクス試算
※従業員数100人の場合の年間作業時間・年間コスト

経費精算をシステム化して作業効率をあげ、削減した業務時間で本来集中するべき会社の売上に貢献する業務に集中することで企業の生産性を向上させることができます。これは紙での経費精算からシステムによるペーパーレス化に移行する大きなメリットといえるでしょう。

検索性の向上や社内での情報共有の簡易化

紙で経費精算を行っているときに申請者からよく出る不満として「申請の承認状況がわからない」ということがあります。この問題もシステム化によるペーパーレス化で解決できます。経費精算システムを利用すると、自分の申請状況をシステム上で追うことができるので、自分の申請がどこまで承認されて、どこで止まっているのかをすぐに確認できます。

さらに経費精算だけではなく、社内の承認フローもシステム化することで、稟議や出張伺いなどの承認も簡単に状況確認ができます。紙で申請を行っている場合、申請がどこまで通っているのかわからず、誰に承認の催促をしていいのかわからないという状態になります。そのため、承認の催促にも時間がかかり業務全体が滞るという問題が発生している企業も多いのではないでしょうか。しかし、承認フローをペーパーレス化し、申請・承認をシステム化することでこの問題は解決します。業務のスピードアップにもつながるので、生産性の向上を果たすためにペーパーレス化は有効です。

経費精算をペーパーレス化する方法

経費精算（社内承認フロー）をペーパーレス化するメリットを確認しましたが、実際にペーパーレス化するためには何をすればいいのか、具体的な方法をご紹介します。

経費精算システムの導入

経費精算のペーパーレス化に有効なのが経費精算システムの導入です。このシステムを使えば経費精算に必要な作業のほとんどをシステム上で行うことができます。申請データを作成するときに必要だった交通系ICカードの履歴はシステム上で読み込むことができたり、クレジットカードなどの利用明細から申請データを作成したりすることもできます。

さらに、クラウド型の経費精算システムを利用すれば申請書が不要になることはもちろん、社外にいてもインターネットさえつながればいつでもどこでも（スマートフォンでも！）経費精算が行えるので、経費精算のスピードアップが図れます。

電子帳簿保存法への対応

また、経費精算システムの中には電子帳簿保存法に対応しているものもあります。電子帳簿保存法に対応しているシステムを利用すれば領収書もペーパーレス化できるので、申請書も領収書もペーパーレスで経費精算を行うことができます。

経費精算システムを選ぶときは、予め電子帳簿保存法対応を見据えてシステム選定を行うようにしましょう。電子帳簿保存法対応をしているシステムとは、国税庁公認団体のJIIMA認証を受けているシステムを指します。

「楽楽精算」はJIIMAより認証を受けているシステムです。

経費精算のペーパーレス化、そして電子帳簿保存法対応システムを導入の際には是非「楽楽精算」をご検討ください。