よくある経費精算の不正事例｜発生の原因や防止するための対策

そもそも経費精算の不正とは何か

万が一、自社の経費精算で不正が行われた場合、どのような悪影響が出るのでしょうか。初めに、経費精算の不正に関する基本的な内容を整理していきます。

経費精算の不正とは

経費精算における不正とは、従業員による経費の水増し請求や、架空請求のことを指します。実際に発生した経費よりも多くの費用や、存在しない経費を立て替えたと偽って申請し、差額分を着服するケースが一般的です。

経費精算の不正の影響

経費精算で不正行為が横行していると、企業側に金銭的な損失が生じます。さらには、企業がこうした不正に気づきながら問題を放置して、経費を不正に計上すると、脱税と見なされて社会的な信用を失うおそれもあるのです。

経費精算で不正をはたらいた従業員は、状況に応じて「業務上横領罪」「詐欺罪」「私文書偽造等罪」などの罪に問われる可能性があります。また、社内で不正が発生したという事実は、企業のブランディングにおけるマイナスイメージにもつながりかねません。

企業は経費精算で不正が発生しにくい環境を整備しなければなりません。

代表的な経費精算の不正事例【ケース別】

ここでは、よくある経費精算の不正事例をご紹介します。経費精算の不正事例の傾向を理解し、速やかに検知するとともに、対処法を検討しましょう。

ケース1）不正な領収書を作成する

架空の領収書を使用して経費精算を行う不正事例です。領収書の金額を改ざんして実際にかかった費用よりも高額な申請を行ったり、すでに精算済みの領収書を使って重複請求を行ったりして経費を着服するケースがあります。実際には行われていない出張費の経費申請をする「カラ出張」の手法が有名です。

ケース2）不正な通勤手当を申請する

事前の申請とは異なる移動手段で通勤する不正事例です。例えば、申請した公共交通機関よりも交通費が安い方法で通勤したり、自転車や徒歩のような交通費のかからない方法で通勤したりして、通勤手当の差額分を着服します。

ケース3）経費で私物を購入する

会社の備品を購入するという偽りの名目で、経費を使って個人の物を購入する不正事例です。文具やオフィス用品のような消耗品を業務用と偽って購入し、個人で使用するケースも珍しくありません。少額の場合は不正に気づきにくいのが難点です。

ケース4）接待交際費を悪用する

業務とは無関係な、私的な飲食費を接待交際費として経費申請する不正事例です。取引先ではなく、自分の友人との飲食を経費として申請し、接待交際費を悪用します。営業担当による多数の申請の中で不正を見抜くのは難しいといえるでしょう。

ケース5）会社支給の携帯電話を私的に利用する

会社支給の携帯電話をプライベートな用事で使用する不正事例です。業務とは無関係に電話やネットを利用し、会社側が通話料や通信費を負担する場合は、経費の不正利用に該当します。私的な利用によりセキュリティ上のリスクが生じるのも注意点です。

経費精算の不正が起きる要因

経費精算の不正は、複数の要因によって発生すると考えられています。現状の社内の問題を解決するためにも、経費精算の不正につながる要因を確認してみましょう。

不正のハードルが低い

そもそも社内で「経費精算の不正は犯罪である」という認識が薄れている可能性が考えられます。社員が不正をはたらくと、会社として脱税と見なされるリスクがあるだけでなく、従業員個人としても罪に問われるリスクがあります。組織のメンバーがこの点を十分に理解していない場合、不正のハードルが低くなり、不正が発生しやすい状況となってしまうでしょう。

申請・承認チェックフローの不備

現状の経費申請の業務フローで、申請から承認までのオペレーションに不備がある場合、チェックが疎かになり不正を防ぎ切れません。具体的には、経費の承認が担当者の個人的な判断に依存していたり、業務が多忙で申請内容のミスに気づけなかったりする場合、不正が発生しやすい環境となってしまいます。たとえ故意ではない過失であったとしても、不正として見なされるため注意しましょう。

経費精算の不正を防止する方法

経費精算の不正を防止するには、経費管理でどのような対策を講じる必要があるのでしょうか。最後に、バックオフィス業務に携わる担当者が不正防止のためにできることをご紹介します。

社員教育の徹底

定期的にコンプライアンス研修を実施して、正しい経費精算の方法を教育するとともに、不正によるリスクを周知することが大切です。その際は、よくある不正事例の手口や、不正を発見・防止する方法を学ぶ機会を提供するのが望ましいでしょう。

経費精算のオペレーションの整備

経費精算業務が煩雑になっている場合は、業務のオペレーションを整備して、不正を発見しやすい体制を整えましょう。具体的には、以下のような取り組みを実施します。

• 精算可能な経費の種類を明文化する
• 経費精算ルールを厳格化する
• ダブルチェックを実施する

現状の経費精算ルールが曖昧になっている場合は、「領収書の提出を必須とする」「事前申請を義務化する」といった形で、ルールを厳格化するのも一つの手です。

また、経費精算システムを導入し、申請から承認までの業務フローを電子化すると、不正を発見しやすくなります。その理由は、システムの機能によってオペレーションが効率化され、さらにはチェック体制が強化されて、不正防止につながるためです。

例えば、システムの機能を使って経費精算のルールチェックを自動化すると、一定の決まりに基づいた定量的な判断を実現できます。「上限金額は〇円まで」のように設定し、規定違反があると申請できない仕組みになれば、不正な申請を減らせるでしょう。

経費精算における不正は、ヒューマンエラーが原因で発生することも少なくありません。このようにシステムで自動化を進めれば、膨大な経費申請データを効率的かつ正確に承認できるため、ミスの軽減につながるはずです。

経費精算の不正事例を学んで対策を講じましょう！

ここまで、経費精算の不正事例を紹介しながら、不正防止へ向けた対策を解説しました。経費精算の不正を発見するには、承認者や経理担当者によるチェックが不可欠です。しかし、経費精算の業務フローが煩雑で、多くの手間がかかっている場合は、不正を見抜くのが難しいでしょう。業務のオペレーションを改善し、チェック体制を強化するなら、経費精算システムを導入するのが効果的です。その際は、不正申請を防ぐ便利な機能が充実しているクラウド型経費精算システム「楽楽精算」をおすすめします。

「楽楽精算」は、以下のような機能で経費精算の不正防止に役立てられます。

機能① 規定違反チェック機能

社内規定に反する経費申請を自動でブロックしたり、警告を表示したりします。コンプライアンス順守につながるだけでなく、差し戻しによる無駄な手間を削減できるのもメリットです。

機能② 二重申請チェック機能

領収書やレシートなどの証憑を使いまわしていないかチェックし、二重申請の可能性がある申請内容を検知します。ヒューマンエラーや故意による二重申請を防止します。

不正防止のほかにも、「楽楽精算」には便利な機能が豊富に搭載されています。詳しくは以下のページからお申し込みいただける無料の資料でご紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。

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