経費管理の重要性｜業務のやり方や流れ、効率化のポイント

経費管理とは

初めに、経費管理の基礎知識をお伝えします。経費管理の意味や、業務の重要性についておさらいしてみましょう。

経費管理の意味

経費管理とは、会社の支出の記録および管理を行うことです。経理部門では経費を正確に記録し、発生した月に計上するという業務が行われています。これにより、会社の資金を適切に利用するとともに、予算との差分を分析して最適化していくことが、経費管理の役割です。

経費管理の重要性

経費を正確に記録し管理する業務は、企業が事業活動で利益をあげる上で不可欠だといえます。その理由は、経費管理に取り組むことで、無駄な経費を割り出して削減したり、適切な予算配分を実現したりできるためです。また、経費の不適切な利用を見抜き、不正のリスクを防止する意味合いもあります。このように、企業が健全な経営を続けるためには、経費管理が欠かせません。

経費管理業務の大まかな流れ

ここでは、経費管理のなかでも「立て替え」による管理について解説します。

経費管理業務では、経費の内容はもちろんのこと、社員への支払いが完了するまでのステータスも含めて管理する必要があります。経費として認められるか適切な判断を行い、正確に支払いを行わなければなりません。

まずは、基本的な経費管理の流れを整理してみましょう。

1）社員による経費の立て替え

社員が経費を立て替えます。経理部門では経費の内容・金額・日時などを正確に把握する必要があります。そのため、領収書やレシートを必ず受け取るよう社内で周知しましょう。これらの書類は経費精算に必要な情報の証明となる「国税関係帳簿書類」に該当します。

2）立て替えた経費の精算申請と承認

社員が経費申請書や領収書などの書類を提出し、精算申請を行います。管理者や経理部門が申請内容を確認し、問題がなければ承認を行います。

3）経理が会計システムへ入力し精算

経理部門では、承認された経費の情報を会計システムなどに入力して、精算を行います。支払い方法には、小口現金で都度支払うパターンや、給与と併せて銀行振込するパターンなどがあり、企業によって異なります。

経費は具体的に何で管理する？

経費管理では、主に以下の内容を管理します。

• 申請過程のステータス
• 申請部署・担当者
• 経費の目的
• 金額

これらの情報を管理するにあたり、多くの企業はエクセルで管理表を作成したり、経費精算システムを導入したりしています。ここでは経費の管理方法をご紹介するため、それぞれのメリット・デメリットを踏まえて、自社に適した方法を選びましょう。

エクセル

表計算ソフトのエクセルを使って管理表を作成する方法です。エクセルはすでに業務で使用している企業が多いため、現場で使い慣れている点がメリットだといえます。オンラインで配布されているテンプレートをダウンロードして手軽に管理表を作れます。既存のソフトを使うので、導入時に追加の経費がかかりません。

その一方で、エクセルは同時編集に対応していないので、ファイル更新のオペレーションが煩雑になりやすいというデメリットがあります。加えて、データを手入力する際にミスが懸念されることや、データ量が多くなると動作が重くなることなどが注意点です。

経費精算システム

経費精算に特化した専用システムを導入する方法です。経費精算システムには、業務に必要な機能が充実している上に、部門を越えて社内の情報を一元管理できるというメリットがあります。同時編集に対応可能なため、リアルタイムでデータを共有できます。自動入力やチェック機能によって入力時の手間をなくし、ミスの軽減が期待できる点も魅力です。経費精算から支払いまでの管理をまとめて簡略化するのに役立ちます。

経費精算システムを導入する場合、初期費用や月額費用など一定のコストがかかります。また、システム導入にともない業務フローの整備が必要です。ただし、一般的にシステム導入後は業務効率化の効果によるコストメリットが期待できます。また、カスタマイズ性の高いシステムを選定すれば、既存の業務フローをシステム上で柔軟に再現できるので、変更にともなう混乱を避けやすくなります。自社の経費管理業務に適したカスタマイズ性の高いシステムを選ぶとよいでしょう。

経費管理を行うときのポイント

経理担当者の方は、経費の支払いが完了するまでの流れを管理しながら、以下の点に注意する必要があります。経理業務をスムーズにこなすには、これまでの経費管理の方法を見直し、電子化するのも一つの手です。最後に、経費管理のポイントをお伝えします。

経費の妥当性を確認する

経費管理は、会社の資金を適切に利用する目的で実施します。浪費を防止するには、まず経費の妥当性を確認するためのルール作りに取り組む必要があります。経費管理を徹底するためにも、経理部門では経費の適切な利用を促すルールを明確化し、他部門と連携し周知することに努めましょう。

ミスなく迅速な経費精算を行う

経費精算は月ごとの決算までに間に合わせる必要があるので、ミスなく迅速に業務をこなさなければなりません。社員への精算金の支払いで遅れを生じさせないためにも、業務効率化を意識しましょう。その際、手作業による経費精算では多くの時間がかかり、ヒューマンエラーが懸念されます。現状を改善するためにITシステムを活用し、ペーパーレス化を推進するのも一つの手です。

最近では、業務効率化やDX化の観点から、経理業務へのシステム導入が進んでいます。経費精算システムを活用すれば、申請から承認までのプロセスをシステムで一元管理し、業務のスピードアップを実現可能です。また、システムの機能で社内ルールに基づいたチェックを実施するので、不正防止や申請不備による差し戻し防止にもつながります。経費管理の効率化でお悩みの担当者の方は、ぜひ経費精算システムの活用を検討してみてください。

重要な経費管理は専用システムで効率化するのがおすすめ！

ここまで、経費管理の基礎知識や、業務効率化する方法までお伝えしました。経費管理は、経費を適切に利用し、予算配分を最適化するために欠かせない業務です。経理部門では申請内容のチェックから支払いまで業務が多岐にわたり、正確性を求められます。業務効率化や人的ミスの削減を叶えるためにも、専用システムを導入するとよいでしょう。その場合、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」がおすすめです。

「楽楽精算」はカスタマイズ性が高いので、企業ごとに異なる経費精算フローやルールに合わせた柔軟な調整ができます。また、ルールに反する申請をブロックするチェック機能や、振込データを自動作成する機能により、経理部門の処理の負担を軽減するとともに、人的ミスを防止します。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しているので、法対応の面でも安心です。システムの導入メリットについて、以下のページから無料の資料をお申し込みいただけるため、ぜひご覧ください。

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